DATEV Meine Steuern - 23. September 2021

Belegt: Papier lässt sich scannen

DATEV forciert den digitalen Arbeitsprozess. Dabei sind auch Partnerlösungen mit von der Partie. Mit der neuen Schnittstelle Belegbilderservice Steuern können Belegbilder bereits sortiert an DATEV Meine Steuern übergeben werden. Ein Beispiel ist die Marktplatz-Lösung „scannerbox.“ der page one GmbH für DATEV Meine Steuern. Sie macht die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatungskanzlei und Einkommensteuermandant flexibler und effizienter.

Der digitale Belegaustausch in DATEV Meine Steuern ist eine Kernfunktion. Damit tauschen Kanzleien orts- und zeitunabhängig Belege für die Steuererklärung mit ihren Mandantinnen und Mandanten über einen sicheren digitalen Weg aus. Der Kanzlei stehen alle steuerrelevanten Belege der Mandanten zur Verfügung. Mandanten können digital mit der Kanzlei zusammenarbeiten. Das funktioniert entweder über die schon genannte Online-Anwendung DATEV Meine Steuern oder per Smartphone über die App DATEV Upload mobil. Dadurch kann die Kanzlei im Programm DATEV Einkommensteuer auf die Belege zugreifen und sie den entsprechenden Formularzeilen zuordnen. Super Sache, wären da nur nicht die vielen Papierbelege, die doch noch den Weg in die Kanzlei finden.

Die BERATA-GmbH Steuerberatungsgesellschaft beschäftigt sich seit Ende 2019 mit DATEV Meine Steuern. Zum einen ging es ihr um erste Praxiserfahrungen mit dem sich dadurch ändernden Ablauf des Steuererklärungsprozesses. Zum anderen wollte sie sich vorbereiten auf die Umsetzung des RABE-Digitalisierungsprozesses der Finanzverwaltung. Das Konzernunternehmen mit Sitz in Bayern ist seit mehr als 45 Jahren in der Steuerberatung aktiv. Mit mehr als 40 Kanzleien in verschiedenen Bundesländern betreut sie private und gewerbliche Mandate in jeglicher Größenordnung und Branche. Bei der Arbeit mit DATEV Meine Steuern stellte sie fest, dass es für sie den einen Weg nicht mehr geben wird, sondern, dass sie es mit ganz unterschiedlichen Prozessen zu tun haben werden. „Wir haben Mandanten, die bereits sehr modern und sehr digital mit uns zusammenarbeiten. Die stellen uns ihre Steuerbelege per „Upload Mobil“ oder „Direkt-Upload“ zur Verfügung“, sagt Steuerberater und Geschäftsführer Josef Meyer. Doch noch nutzen nicht alle Mandanten diese Möglichkeit.

Aus Papier mach‘ Digital – effizient mit der DATEV-Partnerlösung

Die Kanzlei geht dennoch davon aus, dass aufgrund des Digitalisierungstrends und der digitalen Affinität der jungen Unternehmer und Privatmandanten solche Mandate künftig stark zunehmen werden. Bis dahin bringen die Mandanten die Steuerbelege klassisch per Papier in die Kanzlei; oder die Kanzlei-Angestellten, die im Außendienst betreuen, bringen sie gleich selbst mit. Und das macht bis auf Weiteres Arbeit. Denn unabhängig davon, ob es Belege sind, „die der Mandant direkt in die Kanzlei mitbringt, oder unser Sachbearbeiter aus dem Außendienst, sie alle müssen über das Sekretariat organisiert und digitalisiert werden“, weiß Josef Meyer.

Aufgrund des gleichen Workflows wie bei der Finanzbuchführung, die die Kanzlei per Belegdigitalisierung in Unternehmen Online erledigt, nutzt die Steuerberatungsgesellschaft bereits in vielen Kanzleistandorten die Software-Lösung „scannerbox.“, eine Software des DATEV-Software-Kooperationspartners page one GmbH. „Die Digitalisierung der Belege mit einer professionellen und schnellen Scan-Lösung über das Sekretariat ist aus unserer Sicht weit effizienter, als wenn jeder Sachbearbeiter die Belege der Mandanten selbst einscannt und nach ‚Meine Steuern‘ hochlädt“, so Meyer weiter. Wenn die Belege über das Sekretariat digitalisiert werden, beginnt die Bearbeitung des Steuerfalls bereits auf Basis der digitalen Belege in DATEV Meine Steuern. Damit spart sich die Kanzlei in größerem Umfang allgemeine Büro- bzw. Scan-Arbeiten. Das erledigt den gesamten Einkommensteuerfall schneller und effizienter. Für Kanzleien, die massenweise Belege für ihre Mandanten hochladen müssen, und das schon aus DATEV Unternehmen online kennen, gibt es dafür jetzt die API Belegbilderservice Steuern.

In Fällen, in denen Mandanten nicht oder noch nicht in einen digitalen Prozess involviert sind, können Mandanten in „DATEV Meine Steuern“ vorab registriert werden. Dabei haben Mandanten selbst zwar keinen Zugriff auf die Online-Anwendung, der Prozess ist aber schon vorbereitet. Eine Möglichkeit, prompt zu liefern, falls ein Mandant doch plötzlich gefallen findet am Digitalen. Während der Registrierung für DATEV Meine Steuern können Kanzleien zudem DATEV SmartLogin bestellen und damit auch Freizeichnung online nutzen. Das bietet zusätzlich den Vorteil, dass Mandanten die Steuererklärung gleich digital freizeichnen können, ohne die Kanzlei aufzusuchen. Nutzt der Mandant Unternehmen online oder Freizeichnung online, lässt sich auch ein bereits vorhandenes Authentifizierungsmedium verwenden. Das Ganze hat also Vorteile. Doch was ist mit den vielen Mandanten, die weiterhin Papier lieben?

Mandanten stärker einbinden

Wie schnell sich die Zahl digital affiner Mandanten in der BERATA-GmbH Steuerberatungsgesellschaft steigern wird, bleibt offen. Doch ist sie zuversichtlich, dass sie über DATEV Meine Steuern mehr und mehr der Mandanten in den digitalen Kollaborations-Prozess einbeziehen und über die Cloud an DATEV anbinden kann. Schon aus eigenem Interesse, wäre es ein Erfolg sagt Meyer: „Da vorab sortierte Belege ab einem gewissen Umfang aus organisatorischen Gründen notwendig sind, wollen wir auch die konzipierte Scan-Registerlösung der ’scannerbox.‘ einsetzen. Denn eine unsortierte Belegbox in ‚Meine Steuern‘ erhöht unnötig den Zeitaufwand.“

In dem Fall, dass Mandanten nicht digital mit der Kanzlei zusammenarbeiten möchten, wie sie sich das wünscht, greift diese zu Plan B, so Meyer weiter: „Entweder sortiert der Mandant seine Steuerbelege weiterhin im klassischen Pendelordner. Dann nutzt er die von page one gelieferten Registerblätter mit QR-Code und unser Außendienst-Mitarbeiter bringt die über das Jahr einsortierten Belege mit in die Kanzlei. Oder der Sachbearbeiter sortiert die Belege in der Kanzlei. Dann muss der Mandant diese allerdings selbst vorbeibringen.“ Das Sekretariat digitalisiert diese Belege dann für den Sachbearbeiter zentral, effizient und schnell mit der Lösung „scannerbox.“ und legt den gesamten Belegstapel – also Belege und Register – in den Scanner und erledigt den Upload zu „Meine Steuern“. Egal für welchen Weg sich der Mandant entscheidet, für die BERATA-GmbH Steuerberatungsgesellschaft ist es auf jeden Fall ein Gewinn.