Eine Dienstleistung in Transformation

Im Jahr 2002 wird der Euro eingeführt, Herbert Grönemeyer bringt den Song Mensch heraus – und 22 DATEV-Mitglieder entscheiden sich für DATEVasp, das erstmals auf der CeBIT präsentiert wurde. Application Service Providing: eine Dienst­leistung, mit der Userinnen und User ihre Software über eine rechenzentrumsbasierte Cloud-Plattform nutzen können. Die IT und das IT-Management werden also an Experten ausgela­gert. Die Art und Weise, wie asp bereitgestellt wird und wie der Service stattfindet, hat sich seit 2002 teilweise grundle­gend geändert. Weil die Software-Welt heute eine andere ist, weil neue Kundenwünsche entstehen und auch die Architektur des Rechenzentrums sich grundlegend wandelt. Doch die Grundidee, Software auf Servern im Rechenzentrum für unse­re Kunden bereitzustellen, ist gleich geblieben. Bei asp wer­den im Wesentlichen drei Prinzipien verfolgt.

Bei uns war asp immer schon vorhanden, seit ich dabei bin. Das Gute daran: Es ist überall alles verfügbar und ich brauche nicht einmal einen eigenen VPN-Tunnel.

Sven Krapoth, NRT Beratungsverbund

Das Prinzip Kundenentlastung

Dass mit DATEVasp die Programme auf speziellen Servern im Rechenzentrum zur Verfügung gestellt werden, bedeutet eine große Entlastung für die Mitglieder und Kunden.

Für die laufenden Aufgaben ist asp wirklich eine gute Sache, wenn man bedenkt, wie oft es notwendig wäre, die eigene Hardware auszutauschen. DATEV erledigt das für uns im Hintergrund und wir können weiter unsere
Arbeit machen

Hellmut Dietrich von ETL

Denn so ist es möglich, den kostenintensiven Einsatz und die hohe technische Komplexität, die mit eigenen Netzwerk-Ser­vern in der Kanzlei verbunden sind, an DATEV zu delegieren. Es ist dieselbe genossenschaftliche Grundidee wie 1966 beim Kauf der ersten IBM-Großrechner für die DATEV-Mitglieder.

Nun sind es Server-Betrieb, Programminstallation, Updates, Datensicherung, Virenschutz und Wartungsaufgaben, die von Experten-Teams für die Mitglieder erledigt werden. Ne­ben den DATEV-Programmen und Drittanbieter-Software wird auch das Microsoft-Office-Paket über DATEVasp zur Verfügung gestellt.

Das Prinzip Anpassung

Natürlich ist es gleichzeitig nötig, auf neue Rahmenbedingun­gen zu reagieren, seien es technische Neuerungen, Marktent­wicklungen oder andere Anwenderbedürfnisse in einer neuen Arbeitswelt. War anfangs noch sehr viel individueller Service gefragt, ist es heute der regelmäßige Kundeneinbezug zum Beispiel in Benutzerlaboren oder Videokonferenzen, die der Kundenperspektive den nötigen Raum geben.

Vieles hat sich in den letzten zwanzig Jahren verändert: unse­re Gewohnheiten beim Einkaufen, unser Medien- und Frei­zeitverhalten, die Informationsbeschaffung – und nicht zu­letzt die Art und Weise, wie wir arbeiten und welche techni­schen Hilfsmittel wir dafür nutzen. Um mobiles Arbeiten zu unterstützen, bietet asp seit 2018 die gehosteten Anwendun­gen auch per Online-Zugriff an, sodass sie von jedem Endge­rät und unabhängig von Ort und Zeit flexibel genutzt werden können. DATEVasp online ist unabhängig vom Betriebssys­tem und wird über den Browser aufgerufen. Die User authen­tifizieren sich über ihr Smartphone per DATEV SmartLogin oder SmartCard.

Ständige Anpassungen sind die eine Seite, sinnvolle Ord­nungsprinzipien die andere. Sie lassen Standardvorgänge im Hintergrund stabiler ablaufen. Das vereinfacht vieles sowohl auf Kundenseite als auch für die IT-Experten von DATEV.

Das Prinzip Ordnung

Die Zahl der Mitglieder und Kunden, die mit ihren Program­men auf Servern in der DATEV-Cloud arbeiten wollten, wuchs kontinuierlich. Damit mussten sich auch der Service und die Arbeitsweise des IT-Managements weiterentwickeln. Der Ser­vice wurde umstrukturiert und die manuelle Dokumentation zugunsten von mehr Automatismen abgelöst. Technische De­tails wurden geändert, damit Mitglieder und Kunden besser mit ihrem IT-System zurechtkommen. Auch für die Konfigura­tion seitens der Experten-Teams wurden Standards etabliert, damit die Systeme übersichtlich bleiben und unerwünschte Auswirkungen auf die Kunden-IT ausgeschlossen werden. Heute gibt es ein DATEVasp-Serviceportal, wo Anwender ihre Daten eingeben, etwa um selbst neue User anzulegen. Ein Vorgang, der erst durch das strikte Einhalten von Standards reibungslos ablaufen kann. Test- und Requirements Engineers achten darauf, dass Kundenanforderungen bei der Entwick­lung korrekt umgesetzt werden und dass Fehler gefunden wer­den, bevor sie Anwendern Probleme bereiten.

Sollte es Probleme geben, können DATEV-Mitarbeiter sofort prüfen, ob die Ursache in der DATEV-Software liegt, und gegensteuern

Volker Schlegel, KBHT in Neuss

Und immer, wenn spezielle Konstellationen neue Regeln er­fordern, gibt es wieder einen Vorschlag zur Ordnung der Kunden-Server im Rechenzentrum.

Nachhaltig

Die Dienstleistungen des DATEV-Rechenzentrums insgesamt und auch der DATEVasp-Angebote machten 2010 die Anmie­tung eines Rechenzentrumsneubaus erforderlich. In der Fol­ge steigt auch der Energiebedarf.

Um den Energieeinsatz möglichst effizient zu halten, verfolgt DATEV den Ge­danken der Green IT auch im Rechenzentrum. Zum Beispiel durch den Einsatz moderner Server und Speicher, durch Virtualisierung der Server, getrennte Warmluft- und Kaltluftbereiche, eine höhere Warm­lufttoleranz und vieles mehr. Ein deutlicher Beitrag dazu, dass Kanzleien ihren CO₂-Fußabdruck reduzie­ren können, wenn sie ihre IT auslagern.

Die Rolle von asp heute und morgen

asp und IT-Outsourcing helfen unseren Mitgliedern und Kunden dabei, mit der Digitalisierung Schritt zu halten und sich auf die nächsten Schritte vorzuberei­ten. Heute finden wir oft eine hybride Arbeitswelt vor: Immer mehr Anwendungen werden künftig online in der Cloud verfügbar sein. Parallel dazu werden auf ab­sehbare Zeit weiterhin lokale DATEV-Anwendungen in den Kanzleien und Unternehmen genutzt werden. Man spricht hier von einer hybriden Welt. Die Cloud- Sourcing-Lösungen – DATEVasp, DATEV-SmartIT und PARTNERasp – bauen für die Anwender die Brücke in die Online-Welt und entlasten sie gleichzeitig. So kön­nen sich unsere Mitglieder und Kunden leichter in der hybriden Software-Welt bewegen.

asp ist heute und morgen eine gute Wahl. Wir halten unseren Kunden den Rücken frei.

Ulrike Zeiher, Leiterin IT-Management

Zur Autorin

Martina Mendel

Redaktion DATEV magazin

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