Daten aus der Mandanten-Software in die Kanzlei zu übernehmen kann mühsam sein. Dass es auch mühelos und unkompliziert geht, beweist die Kanzlei Wendl & Köhler aus Köln.
Digitalisierung ist für die Kanzlei Wendl & Köhler aus Köln, die sich schwerpunktmäßig mit E-Commerce, Immobilien und internationalem Steuerrecht beschäftigt, gleichermaßen Chance und Passion – und das bereits seit mehr als 17 Jahren. Das zeigt sich auch bei der Zusammenarbeit mit ihren Mandanten. Hier setzt die Kanzlei unter anderem auf den Buchungsdatenservice und auf die DATEV-Kooperationspartner-Software lexoffice.
Mandanten werden einbezogen
„Die digitale Zusammenarbeit mit den Mandanten klappt bei uns nahezu reibungslos, die Datenqualität muss allerdings stimmen“, sagt Steuerberater Dirk Wendl. Das klappt deshalb so gut, weil die Kanzlei ihre Mandanten intensiv einbezieht. „Jedes Mandat wird durchleuchtet“, so Mario Köhler. Buchführungs- und Digitalisierungsexperte Moritz Camphausen merkt an: „Wir machen bei jedem neuen Mandanten eine Softwareberatung, prüfen die digitalen Prozesse im Unternehmen und definieren diese Prozesse gegebenenfalls neu.“
Daten automatisiert übernehmen
Für die Übernahme der Daten aus lexoffice nutzt die Kanzlei den Buchungsdatenservice von DATEV. Mit diesem Datenservice können Buchungsdaten, Stammdaten und die zugehörigen Belegbilder komfortabel von lexoffice über die DATEV-Cloud an Kanzlei-Rechnungswesen übertragen werden. Der größte Vorteil des Buchungsdatenservice liegt für Moritz Camphausen darin, dass die Buchungssätze bereits vollständig in Kanzlei-Rechnungswesen ankommen. Das spart viel Zeit beim Erstellen der Buchführung.
„Einrichtung geht schnell und einfach“
Beim Einrichten des Buchungsdatenservice unterstützt die Kanzlei ihre Mandanten ebenfalls. Die Inbetriebnahme läuft über die MyDATEV Mandantenregistrierung direkt aus dem DATEV-Arbeitsplatz heraus. Hier werden in einem Prozess der Datenservice bestellt, Rechte vergeben und entsprechende Bestände angelegt. Moritz Camphausen berichtet: „Die Einrichtung geht schnell und einfach. Man hat anschließend alles, was man braucht, um in lexoffice mit der Datenübertragung zu starten.“
„Ein running system“
Ebenso unkompliziert lässt sich die laufende Arbeit mit dem Buchungsdatenservice erledigen. „Die Daten werden mit wenigen Klicks aus dem Steuerberater-Portal von lexoffice bereitgestellt und an die DATEV-Cloud gesendet“, so Moritz Camphausen. Diese Bereitstellung erledigt die Kanzlei in den meisten Fällen gleich selbst für die Mandanten. „Aus der DATEV-Cloud können die Daten anschließend sofort in Kanzlei-Rechnungswesen eingespielt werden. Bei uns in der Kanzlei haben wir spezielle Ansprechpartner dafür, die die Daten senden und einspielen“, sagt Dirk Wendl. Mario Köhler ergänzt: „Wenn beim Mandanten und in der Kanzlei alles eingerichtet ist, dann ist der Prozess mit lexoffice und dem Buchungsdatenservice ein running system. Ich kann allen empfehlen, die ein lexoffice-Mandat haben, den Buchungsdatenservice zu nutzen.“
Den passenden Datenservice finden
Der Buchungsdatenservice ist einer der Datenservices von DATEV. Diese Datenservices helfen dabei, Ihre Arbeitsprozesse zu automatisieren. Statt die Daten des Mandanten aufwendig manuell zu erfassen, übernehmen Sie die Daten damit automatisiert über die DATEV-Cloud in die Kanzlei und verarbeiten sie mit einem hohen Automatisierungsgrad in der Buchführung.
Welcher Datenservice zu welchen Mandanten passt, hängt von der Software ab, die er verwendet. Suchen Sie im DATEV-Marktplatz nach dem Namen der Softwarelösung. Unter Schnittstellen finden Sie den passenden Datenservice.
