Die Fachtagung Kassenführung gibt einen detaillierten Blick in den Gesamtprozess von der Kassenauswahl bis zur Kassenbetriebsprüfung. Neben Informationen zur aktuellen Rechtslage sowie Problematiken rund um das Thema Kasse, liefern unsere Referenten praxisbezogene Lösungsansätze. Einer von Ihnen ist Michael Birnbacher und der steht Rede und Antwort.
Hallo Michel, vielen Dank für Deine Zeit. Sag mal, ist das Thema Kasse nicht längst erledigt?
Jetzt wo die meisten Corona-Maßnahmen gelockert werden, die warmen Tage dazu verleiten, sich wieder in Biergärten zu treffen, wird das Thema Kasse ebenfalls wieder Fahrt aufnehmen.
Was hat der Biergarten mit der Kasse zu tun?
Normalerweise gar nichts – wenn es da nicht verschiedene Regularien für eine ordnungsmäßige Kassenführung gäbe. Stellen Sie sich vor einer der Gäste wäre ein Betriebsprüfer, der die Zeit nutzt um den Mitarbeitern ein wenig über die Schulter zu schauen: Ein Gast bestellt ein Bier, er bestellt dazu ein Wiener Schnitzel und etwas später noch ein Bier. Die Bedienung tippt dies alles in ein elektronisches Gerät und eine andere Bedienung stellt zu.
Das ist sicher vorstellbar
Und nun geht es ans zahlen: Die Bedienung kommt und rechnet kurz im Kopf und sagt dann einen Betrag, der zu zahlen wäre – und übrigens geht das Kartenlesegerät gerade nicht, daher Bitte im Biergarten „Nur Barzahlung.“. Unser Finanzbeamter sieht diesen Geschäftsvorgang und beginnt sich innerlich zu freuen. Die Freude steigt umso mehr, als der Gast zahlt und geht. Beleg gibt es keinen und die Bedienung tippt etwas in Ihr Handgerät und geht zum nächsten Kunden.
Wieso freuen sich Finanzbeamte denn wenn Gäste zahlen?
Na ja, der Finanzbeamte kann nun eine sogenannte Kassen-Nachschau durchführen. Er geht zum Wirt und möchte einen Kassensturz – also wissen, wieviel Geld sich derzeit in der Lade befindet. Dieser Betrag wird mit den in der Kasse erfassten Daten abgeglichen. Es könnte ja sein, dass der Ganze Bestellvorgang gar nicht im System der Kasse auftaucht und auch die Einnahmen nicht mehr vorhanden sind.
Kommt jetzt die Belegpflicht ins Spiel?
Ja, genau. An dieser Stelle müsste die Bedienung einen Beleg übergeben. Diese Belege müssen einige Formalien erfüllen und die Kasse muss mit einer sogenannte TSE – einer technischen Sicherheitseinrichtung – verbunden sein. Jede Transaktion wird unveränderbar aufgezeichnet und meist in Form eines QR-Codes am Beleg ausgegeben.
Das heißt, erst der Beleg zeigt an, dass der Vorgang auch wirklich – in DATEV-Deutsch – festgeschrieben wurde. Wenn natürlich nicht so bekannte Dinge wie „TESTBON“ oder „ZWISCHENRECHNUNG“ abgedruckt sind.
DATEV-Deutsch, sehr schön. Wir sollten beizeiten mal eine Übersetzung herausbringen. Woher sollen Unternehmer:innen wissen welche Punkte beim Anschaffen einer Kasse wichtig sind?
Genau hier versuchen wir unsere Berater aber auch Mandanten/Unternehmer weiterzubilden.
Dieses Jahr haben wir eine zweitägige Fachtagung die sich mit allen Themen rund um die Kassenauswahl und -führung beschäftigt. Die Teilnehmer erfahren was sie bereits bei der Auswahl der Kasse berücksichtigen sollten. Für uns auch ganz wichtig: die Kommunikation vor der Auswahl zwischen steuerlichem Berater und Unternehmen. Leider bewahrheitet sich das Sprichwort: Wer billig kauft, kauft zwei Mal…
Der steuerliche Berater ist in der Lage gemeinsam mit den Unternehmern Geschäftsvorgänge zu erkennen, damit diese über die Kasse erfasst werden und am Ende auch in der Buchhaltung beim Mandanten richtig abgebildet werden.
Gibt es da so große Unterschiede?
Ja, leider. Lassen Sie mich das an der wohl besten Möglichkeit einmal erklären:
Es gibt zum Beispiel Kassensysteme, die sich automatisch beim Tagesabschluss mit dem Kassenarchiv der DATEV verbinden und alle notwendigen Informationen – ohne Zutun des Bedieners – im Archiv gesetzeskonform und revisionssicher ablegen.
Nun sind die Daten sicher gespeichert.
Nicht nur das, der Mehrwert ist die weiterführende Prozesskette: Die gespeicherten Daten werden nämlich wiederum automatisch in das Kassenbuch Online der DATEV eingetragen und können bei Bedarf durch den Bediener noch ergänzt werden.
Das Beste ist aber aus meiner Sicht: Diese Daten wiederum werden aus dem Kassenbuch Online automatisch in die Buchhaltung beim Berater übergeben. – Zeitnahe und durch die Lerndatei nahezu ohne manuelle Eingriffe.
Das klingt ja praktisch und effizient
Ja und ist damit auch ein Teil der Digitalisierung. Aber das wäre natürlich zu wenig für die beiden Tage, deswegen bleiben wir bei unserem Anfangsbeispiel:
Der Finanzbeamte macht nun eine Kassennachschau. In der erwähnten Fachtagung hält ein Steuerfahnder den Eröffnungsvortrag – genau zum Thema Kassennachschau 2.0 und welche Erkenntnisse und Möglichkeiten Prüfer haben.
Als Gegenpol haben wir einen Fachanwalt, der hier gegenhält und ganz besonders freue ich mich, dass wir auch dieses Jahr eine Finanzrichterin als Referentin gewinnen konnten, deren Aufgabe es ist die Streitparteien ein wenig „einzufangen“
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Das kann ja wirklich spannend werden.
Natürlich gehören zwischendurch auch ein paar praxisbezogene Vorträge dazu, zum Beispiel rund um das Thema Verbuchen von Gutscheinen. Zusätzliche gibt es Vorträge, die zeigen, dass eine Verfahrensdokumentation nicht für die Betriebsprüfung gemacht wird und wenn wir schon von Kassen reden, welche Kassen für wen sinnvoll sind – also was der Unternehmer sich bei der Auswahl im Vorfeld überlegen sollte.
Abgerundet wird die Tagung mit Fachvorträgen über virtuelle Zahlungsmöglichkeiten der Zukunft.
Kann man sich die Lösungen im Rahmen der Fachtagung auch ansehen?
Die Zukunft natürlich noch nicht – aber Ja, DATEV Kolleg:innen zeigen Ihnen die Umsetzung zum Beispiel der Verfahrensdokumentation und die Einrichtung des Kassenarchivs an sogenannte. Infoständen in der Pause und am Ende des ersten Tags. Wir freuen uns aber auch, dass wir Kassenhersteller beziehungsweise Aufsteller gewinnen konnten, die diesen Prozess vom Erfassen über den Tagesabschluss und das Kassenarchiv bis hin zur automatischen Verbuchung zeigen können.
Das klingt ja wirklich nach zwei sehr interessanten Tagen – wo finden die Leser:innen weitere Informationen?
Wir haben eine Landingpage mit entsprechenden Informationen sowie die Seite im DATEV Shop für die Anmeldung zu den vier möglichen Terminen in Hamburg, Berlin, München und Dortmund.
