Digital und nachhaltig - 21. März 2022

Kanzlei Mönius & Partner erhält Umweltpreis des Landratsamts Forchheim „Europäische Woche der Abfallvermeidung“

Die Kanzlei Mönius & Partner aus Forchheim hat den Umweltpreis des Landratsamts Forchheims im Rahmen der „Europäischen Woche der Abfallvermeidung“ gewonnen.

Rechtsanwalt und DATEV-Mitglied Thomas Mönius hat seine Kanzlei für Wirtschafts- und Steuerrecht, Wirtschafts- und Steuerstrafrecht sowie Familienrecht in eine umweltbewusste und produktive digitale Kanzlei umgewandelt.

Was hat Sie dazu bewogen, die Arbeitsprozesse in Ihrer Kanzlei nachhaltig und digital umzustrukturieren?

Das ist schon ein Anliegen, das wir seit 2007 verfolgen. Wir haben damals im Grunde alle für uns erkennbaren Optimierungsmöglichkeiten ausgeschöpft. Eine Veranstaltung des Landratsamts Forchheim machte auf das Thema umweltorientierte Betriebsführung aufmerksam. Da kamen wir auf die Idee, das Ganze einmal unter Umweltgesichtspunkten zu analysieren. Wir wollten ergebnisoffen sichten, was möglich ist. Das Erste, was dabei zustande kam, war 2008 die Zertifizierung des Qualitätsverbunds umweltbewusste Betriebe. Dabei will ich nicht ganz ohne Stolz erwähnen, dass wir bundesweit die erste Kanzlei waren, die überhaupt durch diesen Qualitätsverbund zertifiziert wurde.

Wie sind Sie mit Ihrem Vorhaben gestartet?

Wir haben damit angefangen, die Umweltauswirkungen unserer Kanzlei zu analysieren. Ein Punkt, der uns dabei sehr beschäftigt hat, war der Umstand, dass wir permanent einen gesteigerten Papierverbrauch hatten. Wir lagen damals bei etwa 120.000 Blatt Kopierpapier pro Jahr mit einem weiterhin fast schon exponentiell wachsenden Bedarf.
Das kommt insbesondere daher, dass ich durch meinen Schwerpunkt, der Wirtschafts- und Steuerstrafverteidigung, umfangreiche Ermittlungsakten bekommen habe. Damals hatte ich ein großes Wirtschaftsverfahren mit etwa 27.000 Blatt Ermittlungsakten; Da war für mich der Punkt erreicht, etwas ändern zu müssen. Inspiriert von der American Bar Association, die bereits frühzeitig mit PDF-Dokumenten arbeitete, habe ich mich theoretisch eingearbeitet und dann angefangen, unsere Akten zu digitalisieren.

Wodurch haben Sie gemerkt, dass Sie auf dem richtigen Weg sind?

Ein oder zwei Jahre zuvor hatte ich ein sehr großes Wirtschaftsverfahren, bei dem ich ungefähr 45 Minuten früher dort sein musste, um einen ordentlichen Parkplatz zu finden, um dann 25 Minuten lang die Akten in den Gerichtssaal zu tragen.
Zu dieser Zeit haben die Notebooks schon angefangen, diese Kapazitäten zu verarbeiten. Das Ergebnis war, dass wir durch diese konsequente Analyse unsere Sachkosten um elf Prozent senken konnten. Und das war natürlich ein gewaltiger Schritt nach vorne.
Der eine Faktor ist der Einkauf von Papier. Aber dieses muss dann auch verwaltet und am Ende ordnungsgemäß entsorgt werden. Nichts braucht man weniger als die Akte eines abgeschlossenen Strafverfahrens.

Welche Hürden mussten Sie überwinden, um den nachhaltigen Weg konsequent zu verfolgen?

Vor allem mich selbst. Sonst gar nichts. Die technischen Voraussetzungen waren eigentlich gegeben, aber das Loslassen des Papiers, das war eigentlich das Entscheidende – erkennen zu können, dass die digitale Form im Grunde der Papierform überlegen ist. Mit der Einführung von DATEV-SmartIT haben wir unser Ziel dann endgültig erreicht!

Inwieweit haben Sie Unterstützung als DATEV-Mitglied bei Ihrem Vorhaben bekommen?

Man musste mich nicht wirklich überzeugen, DATEV Phantasy (Anm. der Red.: heute DATEV Anwalt classic) zu beziehen, weil ich dessen Vorzüge aus dem Steuerbereich schon kannte. Dann ist es natürlich sinnvoll, als Steuerstrafverteidiger ebenfalls mit DATEV-Produkten zu arbeiten. Den Umstieg von der lokalen Kanzleisoftware hin zu DATEV Anwalt in der DATEV-SmartIT hat meine Kundenbetreuerin von DATEV Anwalt angestoßen. Zusätzlich hat mein DATEV-Berater jedes sich andeutende Problem sofort aus dem Weg geräumt.

Ich habe mich sehr sicher und wohl gefühlt. Mein Berater stand auch zu Randzeiten für mich zur Verfügung, um die Kanzleiabläufe bei dem Umstieg so wenig wie möglich zu beeinträchtigen und es gab tatsächlich keine einzige Störung bei der Umsetzung der Daten vom alten Bestand auf den Neuen. Er hat mich auch hervorragend bei der Auswahl der Hardware, die dann noch benötigt wird, unterstützt.

Welche DATEV-Produkte nutzen Sie?

Wir standen damals vor einer großen Investitionsentscheidung in neue Hardware- und Softwarelösungen, aber meine DATEV-Anwalt-Kundenbetreuerin hat mich von der Lösung DATEV-SmartIT überzeugt. Mit einem VPN-Tunnel konnte ich ortsunabhängig sein und überall arbeiten. Und ich nutze es: Ich kann mich in die freie Natur setzen, Notebook an, Hotspot und bin direkt mit meinem Stick wieder bei meinen Akten und kann mich auch von der Umgebung inspirieren lassen.

Zusätzlich haben wir zu DATEV Anwalt classic das DATEV Anwalt Kommunikationspaket gebucht. Ohne das Tool möchte ich nicht mehr arbeiten. Es ist unerlässlich und sollte im Grunde in jeder Kanzlei vorhanden sein.

Können Sie kurz schildern, warum Sie das so sehen?

Wenn ich eine E-Mail aus der Akte heraus an einen Empfänger erzeuge, zum Beispiel an das Finanzamt Nürnberg-Süd, habe ich diese direkt der Akte zugeordnet. Und wenn ich dann diese E-Mail in einem weiteren Schritt mit einem Kommentar noch an meine Mandanten und andere Beteiligte schicke, dann habe ich das auch schon automatisch zur Akte abgelegt. Das heißt, diesen Vorgang muss niemand mehr in die Hand nehmen. Genauso sollte EDV funktionieren.

Es ist eine unglaubliche Erleichterung. Wir kommunizieren fast nur noch elektronisch und haben jetzt auch unsere Frankiermaschine gekündigt. Das ist ein dringender Appell an jede:n, der/die sich mit elektronischer Kommunikation und Digitalisierung in der Anwaltskanzlei beschäftigt.

Können Sie einmal beispielhaft einen Arbeitsprozess schildern, der früher eine große Menge Papier beansprucht hat und der jetzt größtenteils elektronisch abläuft?

Nehmen wir als Beispiel ein Wirtschaftsstrafverfahren, das nicht so groß war – um die 10.000 Blatt Ermittlungsakte. Allerdings waren drei Verteidiger involviert.

Mit der Staatsanwaltschaft habe ich vereinbart, dass wir die Akte einscannen und diese mit Zustimmung der Ermittlungsbehörden elektronisch weitergeben. Das heißt, anstelle von 30.000 Blatt Papier haben wir nur zwei USB-Sticks gebraucht, diese verschlüsselt und dann verschickt. Das Verfahren ist nun voll digitalisiert und wir haben es direkt mit Sprach- und Texterkennung durchsuchbar gemacht.

Gab es neben der Abfallvermeidung weitere positive Effekte durch die Optimierung Ihrer Kanzleiprozesse?

Neben dem Aspekt der Papierreduzierung haben sich die Ersparnisse für die Hardware in den letzten zwei Jahren zusätzlich bezahlt gemacht; hinzu kommen die verringerten Energiekosten. Updates werden völlig ohne eigenes Zutun vom DATEV-Rechenzentrum eingespielt. Somit ist unsere Software immer auf dem neuesten Stand. Das geht nicht einfacher!

Außerdem erspare ich mir das bereits erwähnte Schleppen von Aktenbergen in das Gericht und auch unsere Mandanten können somit in Echtzeit über den Verlauf des Verfahrens auf dem Laufenden gehalten werden.
Erst gestern habe ich eine Stellungnahme an die Steuerfahndung abgegeben und alles nebenbei mit meiner Mandantin abgesprochen. Die entsprechende E-Mail ging direkt an die Mandantin und automatisch zur Akte. Das ist schon sehr profitabel.

Auch bei fristgebundenen Arbeiten bin ich nicht mehr darauf angewiesen, dass noch Mitarbeiter zur Unterstützung anwesend sind, was mir Zeitsouveränität verschafft.

Was sind Ihre Pläne für die Zukunft?

Ich möchte die Digitalisierung in unserer Kanzlei noch gewinnbringender vorantreiben. Mein nächster Schritt ist, digitale Notizen zu machen. Das „reMarkable“ ist von der Haptik her dem Papier sehr ähnlich; man kann beispielsweise einen Mandatsannahmebogen (bisher in Papierform) über PDF erstellen. Darin sind die wesentlichen Punkte gleich erfasst und mein Team kann ihn direkt in die Mandatsanbahnungsfunktion im Kommunikationspaket eingeben und so eine elektronische Akte anlegen.

Worauf müssen sich Kanzleien einstellen, die den Weg in Richtung Nachhaltigkeit und Digitalisierung gehen wollen? Was können Sie ihnen mit auf den Weg geben?

Erstens: Schaffen Sie sich mindestens zwei Bildschirme für Ihren Schreibtisch an – am besten drei. Wenn man dann erstmal sieht, dass es viel übersichtlicher ist, dann wird man feststellen, dass es sich gelohnt hat.

Zweitens: Digitalisierung ist keine Hürde. Das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach) zwingt im Grunde ohnehin dazu. Ich würde auch dazu raten, sofort auf digitale Spracherkennung umzustellen.

Das Allerwichtigste ist eigentlich: einfach in kleinen Schritten loszulegen und Testfälle zu bearbeiten.

Dann noch ein Tipp für diejenigen, die Sorge haben umzusteigen: Wenn in einer umfangreichen Papierakte ein Dokument falsch abgelegt wird, ist es nahezu unmöglich, es wiederzufinden. Wenn ich es elektronisch falsch abgelegt habe, dann kann ich über die Suchfunktion der DATEV das immer wieder finden.