Der durch die Digitalisierung ausgelöste Wandel ist allenthalben spürbar. Auch für die steuerlichen Beraterinnen und Berater zeichnet sich ab, dass sich ihre Tätigkeit verändert und sie ihre Geschäftsmodelle neu denken müssen. Besser ineinandergreifende Prozesse, umfangreiche Kollaborationsszenarien und zunehmende Automatisierung sind die Schlüssel, mit denen Software dabei unterstützen kann. Mit dieser Zielrichtung ändert DATEV in den kommenden Jahren sukzessive die Produktwelt.
„Was wir bisher in Sachen Digitalisierung tun, geht doch kaum über Print to PDF hinaus!“ Diese Aussage fiel auf dem jüngsten DATEV-DigiCamp im Rahmen einer Diskussion über digitale Geschäftsmodelle für Kanzleien. In letzter Konsequenz ist sie natürlich überspitzt. Beispielsweise gibt es auch heute schon eine Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Kanzlei, die von durchgängigem Datenaustausch lebt. Nicht zuletzt dafür hat DATEV in den vergangenen Jahren die Partnerschaften mit Drittanbietern enorm ausgebaut und in ihrem Ökosystem leistungsfähige Schnittstellen bereitgestellt. Und die Kanzleien schätzen die Vorteile, die sich daraus im Alltag ergeben. „Wir können unsere Mandanten auch über räumliche Distanz hinweg flexibel betreuen und riskieren keine steuerlichen Fristversäumnisse. Zudem arbeiten wir effizient und maximal flexibel. Unsere Unterlagen sind komplett digitalisiert, sodass wir stets einen Zugriff darauf haben. Arbeitsergebnisse können gegenseitig und zeitgleich eingesehen werden“, beschreibt Steuerberaterin Stephanie Kröning aus Magdeburg den Status des aktuell Machbaren. Doch zugegeben: Von einem komplett durchgängigen Workflow, in dem Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammenfließen, von den jeweils Zuständigen bearbeitet werden und dann automatisch für den nächsten Prozessschritt zur Verfügung stehen, sind wir noch weit entfernt. Um dort anzukommen, ist viel zu tun – auch das spiegeln die steuerlichen Beraterinnen und Berater ihrer Genossenschaft wider. „Von DATEV erwarte ich eine Generalüberholung ihrer derzeitigen Programme, die leider design- und bedientechnisch im letzten Jahrtausend unterwegs sind“, formuliert Nico Herr, Steuerberater und Fachberater für Unternehmensnachfolge (Deutscher Steuerberaterverband – DStV e.V.) aus Freiburg, seine Ansprüche. „Ich erwarte einfach zu bedienende Lösungen, die unsere Kanzleiprozesse optimal unterstützen und unsere Mitarbeiter befähigen, durch gut geführte Prozesse in angemessener Zeit unsere Leistungserstellung in optimaler Qualität durchzuführen.“
Funktionstiefe stößt an Grenzen
Diese Aussage trifft genau den wunden Punkt: DATEV bietet ausgereifte Software mit einer großen Funktionstiefe an. Deren Architektur ist aber in etlichen Fällen ein limitierender Faktor, wenn es um zukunftsgewandte Funktionen geht. Die aktuellen DATEV-Anwendungen basieren zum Großteil noch auf On-Premises-Technologie und sind nun am Ende des Produktlebenszyklus angekommen. Als diese Architektur entwickelt wurde, war der vorherrschende Anspruch, möglichst alles, was der Nutzer braucht, in einer Lösung abzubilden. Dieses Denken stößt in der Welt von heute aber an seine Grenzen. Web-Apps, die in Windeseile heruntergeladen werden können, sofort produktiv einsetzbar und intuitiv zu bedienen sind, prägen zunehmend die Erfahrungswelt der Nutzer. So hat auch Nico Herr sehr klare Vorstellungen: „Moderne Software muss aus meiner Sicht ansprechend aussehen und durch gut durchdachte Übersichten einen schnellen Einstieg und eine einfache Bedienung ermöglichen. Bestes Beispiel sind für mich die Apps und Webseiten von Amazon und Co. Außerdem erhoffe ich mir eine schlankere Programmierung der Programme, damit diese flüssiger arbeiten und mit intuitiver Bedienung zur Produktivität meiner Kanzlei beitragen.“
Flexibilität und Sicherheit
Steuerberaterin Stephanie Kröning ist zusätzlich wichtig, dass in der neuen Software-Welt viele bestehende Insellösungen und Parallelwelten in der DATEV-Umgebung zusammengelegt werden. „Weiterhin hoffe ich, irgendwann mit dem Handy oder iPad auf sämtliche Programme zugreifen zu können, denn eine moderne Software muss für mich einen flexiblen Zugriff auf die gespeicherten Daten ermöglichen – egal, von welchem Ort, egal, von welchem Gerät“, sagt sie. Zudem müsse Software gleichzeitig einen hohen Sicherheitsgrad aufweisen, da dieses Thema gerade unter den Vorzeichen zunehmender Digitalisierung an Bedeutung gewinne. Sicherheit hat DATEV selbstverständlich im Blick, ebenso wie die Tatsache, dass es künftig einfacher mit dem Faktor Flexibilität vereinbar sein muss: In der neuen Produktwelt angedacht ist ein abgestuftes Sicherheitssystem, bei dem je nach Art der Nutzung unterschiedliche Mechanismen greifen. Auch der Flexibilität trägt die neue Produktwelt Rechnung, denn Anwender möchten keine in Stein gemeißelte Lösungslandschaft. Sie möchten für benötigte Funktionen die Lösungen einsetzen, die ihren Anforderungen am besten entsprechen. Und die sollen dann ein hervorragendes Zusammenspiel mit den genutzten Komponenten für weitere Funktionen möglich machen – am besten vollkommen unabhängig davon, von welchem Anbieter die anderen Anwendungen stammen. Deshalb legt DATEV die Lösungen der neuen Generation auch von vorneherein darauf aus, den Ökosystemansatz zu unterstützen. Damit sind die Hürden niedriger, um Daten aus Vorsystemen zu übernehmen und auch aufbereitete Daten in diese Systeme zurückspielen zu können.
Modulare Cloud-Architektur
Software, die all diese Anforderungen abdeckt, kommt aus der Cloud. Deshalb setzt DATEV bei Neuentwicklungen ab sofort ausschließlich auf eine flexible, modulare Cloud-Architektur. Den Weg in die Cloud findet Steuerberater Nico Herr prinzipiell in Ordnung, merkt allerdings an, dass die mangelhafte digitale Infrastruktur in Deutschland dabei zu erheblichen Schwierigkeiten führen könne. „Daher sollte auch an den bestehenden Programmen zukunftsweisend gearbeitet werden. Eine parallele Entwicklung unterschiedlicher Produkte in Cloud und On-Premises darf es aus meiner Sicht auf jeden Fall nicht geben, da dann ein Umstieg wesentlich erschwert wird“, so sein Credo. Diese Erwartung muss DATEV natürlich mit Aspekten der Wirtschaftlichkeit in Einklang bringen. Um die Zukunftsfähigkeit bestmöglich zu gewährleisten, werden die neuen Produkte keine umgehobenen Versionen der bestehenden Programme sein, sondern von Grund auf nach den aktuellen Vorgaben entwickelt. Dabei werden auch ganz bewusst alte Zöpfe abgeschnitten. So werden neue Online-Produkte entstehen, die zunächst mit einem kleinen Funktionsumfang auf den Markt kommen. Sie entsprechen dann noch nicht den gewohnten Programmen, werden aber kontinuierlich erweitert. Das jeweilige On-Premises-Programm geht derweil in den Wartungsmodus und bleibt so lange im Portfolio, bis die neue Version die entsprechende Funktionstiefe erreicht hat. Im zeitlichen Verlauf wird sich auf diese Weise der Fokus von den On-Premises-Anwendungen immer mehr in Richtung Online-Lösungen in der Cloud verschieben. Die Umsetzung dieser Produktstrategie wird sukzessive erfolgen. Das wird kein Sprint, sondern eher ein Marathonlauf, bei dem kein Anwender die Befürchtung haben muss, von den Ereignissen überholt zu werden. Doch was bedeutet das nun konkret, wann geht es für die Nutzer denn sichtbar los mit der neuen Welt? Die ersten Schritte sind bereits in Kürze zu erwarten. In den Bereichen Kanzleimanagement und Lohn sowie im Rechnungswesen-Umfeld stehen die ersten Anwendungen und Services bereits in den Startlöchern. Am weitesten fortgeschritten ist die Entwicklung im Kanzleimanagement, bei dem die Pilotierung bereits bevorsteht. Hier legt das neue Produkt den Schwerpunkt zunächst auf die Anbahnung neuer Mandate und wird mit einem intuitiv bedienbaren Angebotsassistenten starten. Mit weiteren Funktionen angereichert soll das System schließlich zum Herzstück der Kanzlei wachsen, das vom ersten Angebot über die Auftragsabwicklung und Fakturierung bis zum Controlling den gesamten Prozess in einer Anwendung abdeckt und die leistungserstellenden Lösungen optimal einbindet. Im Rechnungswesen-Umfeld geht es vor allem darum, verstärkt strukturierte Daten aus Vorsystemen für eine Verarbeitung in der Finanzbuchführung nutzen zu können. Hier tritt die Datenerfassung zugunsten der Analyse der Ergebnisse in den Hintergrund. Durch ihre Zusammensetzung aus verschiedenen Services ermöglichen moderne Cloud-Anwendungen eine neue Form der Kollaboration zwischen Unternehmen, Kanzlei und eventuell weiteren Beteiligten und bilden eine hervorragende Basis für eine optimale Arbeitsteilung. Die Verlagerung in die Cloud startet bei den DATEV Rechnungswesen-Lösungen mit den auf künstlicher Intelligenz (KI) basierten Automatisierungsservices Rechnungswesen. Mit dem im April 2021 eingeführten Automatisierungsservice Rechnungen ist der erste dieser Services bereits verfügbar, weitere werden folgen, beispielsweise für Buchungsvorschläge auf der Basis von Kontoumsätzen. Ein weiterer Meilenstein wird die Online-Plattform Rechnungswesen für Unternehmen: In ihr werden die technisch auf eine neue Basis gesetzte Fortentwicklung von DATEV Unternehmen online, das ebenso erneuerte Auftragswesen online und die zu einer Rechnungseingangsplattform ausgebaute Belegfreigabe online zusammengeführt. Der Zugang ist dann über das MyDATEV Portal geregelt, das den Online-Arbeitsplatz in Unternehmen online ablöst. Die Entwicklung zu einem offenen, flexiblen System steht in der Personalwirtschaft im Fokus. Die aktuellen DATEV-Lösungen sind dort für die modernen Anforderungen an die Integration weiterer Lösungen nicht ausgelegt, die der Markt verlangt. Neben komfortablen und automatisierten Datenaustauschmöglichkeiten geht es um durchgängige Prozesse, die den Unternehmen und der Steuerberatungskanzlei einen Mehrwert liefern. Mit der neuen Cloud-Lösung wird eine Kollaboration zwischen beiden Parteien und weiteren Beteiligten in Echtzeit auf dem gleichen System möglich sowie eine gemeinsame Bearbeitung ohne Medienbrüche. Daher wird DATEV künftig ein Basisangebot für Personallösungen (HR) bieten, das sich an den Bedürfnissen kleiner Unternehmen ausrichtet und in die Lohnabrechnung integriert ist. Weiterreichende HR-Funktionalitäten werden mit strategischen Partnern realisiert. Die Nutzung von Big Data ermöglicht den Einstieg in das Themenfeld der Beratung und hilft damit den Steuerberatern neue Dienstleistungen und Geschäftsmodelle zu etablieren.
MEHR DAZU
Jeder erreichte Meilenstein auf dem Weg in die Cloud kann unter www.datev.de/ausblick nachgelesen werden. Dort finden sich darüber hinaus Videos, die aufzeigen, wo die Reise hingeht. Bisher sind drei Produktausblickvideos erschienen: Cloud-Lösung zur Lohnabrechnung, Cloud-Lösung zum Kanzleimanagement sowie Accounting Solutions (Rechnungswesen/Jahresabschluss).
Außerdem werden alle Themen rund um den Portfoliowandel als Dossier aufgegriffen und erläutert unter www.datev-magazin.de/tag/portfoliowandel
Dialogseminar online „Moderne Kommunikation in der digitalen Kanzlei mit E-Mail, Cloud-Lösungen und Videokonferenz“, www.datev.de/shop/78541
