Auch nach der Pandemie ein Thema - 29. März 2021

Anwaltskanzlei im Homeoffice

von Anne Rauh

Die COVID-19-Pandemie hat viele Anwaltskanzleien vor neue Herausforderungen gestellt. Das Thema Homeoffice ist im Laufe des vergangenen Jahres immer präsenter geworden und für viele Beschäftigte in Kanzleien mittlerweile Normalität.

Doch wie lässt sich die Arbeit aus dem heimischen Büro mit den Prozessen und Aufgaben in einer Anwaltskanzlei vereinen? Wir haben mit Rechtsanwalt Michael Renz gesprochen und erfahren, wie in seiner Kanzlei Renz-Schuhknecht-Baumann Rechtsanwälte & Steuerberater die virtuelle Zusammenarbeit mit Unterstützung der DATEV-Programme funktioniert.

Elektronische Prozesse und hybride Arbeitsabläufe

„Seit Mitte Oktober sind – wie schon im Frühjahr 2020 – fast ausschließlich die Partner in der Kanzlei präsent“, meint Michael Renz. Dort, wo sonst auch die zehn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzutreffen waren, sei es ruhig geworden, „denn sie erfüllen ihre Tätigkeiten komplett im Homeoffice.“ Der Tag beginnt für die Partner regelmäßig mit dem Einscannen der wenigen Papierpost. Diese landet mit dem Scanvorgang direkt im „DATEV Dokumentenkorb“ und wird darüber den Rechtsanwaltsfachangestellten elektronisch zur Verfügung gestellt. Sie ordnen die gescannte Post und die elektronisch im Zentral-Eingang der Kanzlei eingegangenen Nachrichten den elektronisch geführten Akten in DATEV Anwalt classic zu. Die gesamten ein- und ausgehenden Dokumente und Informationen zur Akte werden im Dokumentenmanagementsystem verwaltet. Früher war dazu die Dokumentenablage im Einsatz, heute nutzt die Kanzlei das Programm DATEV DMS. Auch beA Nachrichten können hier beispielsweise direkt aus dem im Programm integrierten DATEV-Anwaltspostfach der entsprechenden Akte zugeordnet und bearbeitet werden. Das Kanzlei-Team übernimmt von zuhause aus auch die Anlage von Fristen und Wiedervorlagen und ordnet diese ihren Chefs zur weiteren Bearbeitung zu. Lediglich an zwei Tagen in der Woche ist jeweils eine Arbeitskraft vor Ort im Büro, um sich um die Ablage und die Ausgangspapierpost zu kümmern.

Ihre Diktate erstellen die Rechtsanwälte via Highspeech von Datatronic und stellen diese ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über den in der EDV-Anlage integrierten Schreibpool zur Verfügung. Die Diktate werden bequem vom heimischen Schreibtisch aus bearbeitet und die daraus erstellten Dokumente werden im Dokumentensystem zur Freigabe elektronisch bereitgestellt. Zweimal am Tag – meist kurz vor der Mittagspause und kurz vor Dienstschluss – werden von den Partnern die bereitgestellten Schreiben und Schriftsätze elektronisch signiert und den jeweiligen Fachangestellten zum Versand bereitgestellt. Nahezu 100% der Tagespost verlässt die Kanzlei auf elektronisch signiertem und verschlüsseltem Weg. Die Papierpost muss bis zum nächsten Bürotag auf einen der Fachangestellten warten. Sämtliche beA Nachrichten werden in der Regel von dem Partner, der diese prüft und elektronisch signiert, auch direkt versandt. Das hat sich als schneller und effizienter Workflow etabliert.

Elektronische Zusammenarbeit mithilfe von DATEV Software möglich

Herr Renz nutzt für seine Kanzlei eine eigene virtualisierte Serverfarm mit einem Exchange Server und 2 Windows Terminal Servern. Dabei handelt es sich um speziell konfigurierte Server mit dem Betriebssystem Windows Server, die mehreren Arbeitsplätzen vollständige Arbeitsumgebungen zur Verfügung stellen können. Eine lokale Installation der benötigten Programme auf dem PC oder Laptop entfällt dadurch, sodass lästige Updates auf vielen Einzelgeräten erspart werden. „Diese Systemausstattung ist allerdings eher für technikverliebte Personen geeignet“, betont Renz.

Den gleichen Komfort bietet DATEV modernen Kanzleien mit SmartIT, DATEVasp und PARTNERasp als individuelle Lösung für das sogenannte Cloud-Sourcing. DATEV-Cloud-Sourcing ermöglicht es den Kanzleien die DATEV-Software direkt in der DATEV-Cloud zu nutzen. Die Server-Systeme stehen in diesem Fall im DATEV-Rechenzentrum und werden den Anforderungen entsprechend bereitgestellt. Der Vorteil: Die Betreuung der Systeme, wie beispielsweise Aktualisierung der Software und Wartung, übernehmen IT- Fachkräfte.

Das Produkt DATEVnet Telearbeitsplatz gestattet der Kanzlei, den PC oder den Laptop sicher von überall aus mit dem Kanzleinetzwerk zu verbinden. Zusätzlich unterstützt die DATEV Anwalt Software die kanzleiinterne, virtuelle Zusammenarbeit. Über die in DATEV Anwalt classic enthaltene Dokumentenablage können beispielweise alle Bearbeitenden die vielen Dokumente professionell verwalten und organisieren. Mit dem DATEV Anwaltspostfach ist der Abruf und der Versand von beA Nachrichten komplett in den digitalen Workflow integriert. Zusätzlich bietet das DATEV-Anwaltspostfach die Möglichkeit, dass alle E-Mails (auch von zuhause aus) den elektronischen Akten zugeordnet und somit zuständige Bearbeitende festgelegt werden. Über das DATEV Anwalt Kommunikationspaket mit seinen komfortablen und automatisierten Features wird die elektronische Kommunikation für den gesamten anwaltlichen Schriftverkehr erheblich vereinfacht.

Unterstützung bei der Homeoffice-Umsetzung durch DATEV Expertinnen und Experten

Die aktuellen Entwicklungen der Homeoffice-Arbeit zeigen, dass die verbesserte Work- Life-Balance auch die Motivation der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer stärkt. „Potenzielle Fachkräfte werden in Zukunft auch vermehrt darauf achten, ob die Arbeit aus dem heimischen Büro – zumindest einmal in der Woche – möglich ist“, vermutet Renz.

Möchten auch Sie sich über die Umsetzung der elektronischen Zusammenarbeit auch von außerhalb des Kanzleibüros mithilfe der DATEV-Produkte informieren, dann schreiben Sie uns gerne an datev-anwalt-vertrieb@datev.de.

Zum Autor

Anne Rauh

ist Business Analyst bei DATEV im Bereich Anwaltsmarkt.

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