Die Steuerkanzlei von Frank Erben aus Bischofswerda hat als einer der ersten von DATEV DMS classic auf das neue DATEV DMS umgestellt. Im Interview berichtet er, wie der Produktwechsel ablief und was er anderen Umstellern empfiehlt.
Herr Erben, Sie arbeiten seit Oktober 2019 in Ihrer Kanzlei mit dem neuen DATEV DMS. Was ist Ihr bisheriges Fazit?
Mir gefällt die vollständige Integration in die DATEV-Welt am besten. Die Administrationsoberflächen sind einheitlich, die Stammdaten werden übernommen und müssen nicht mehr abgeglichen werden und auch die Office-Dokumente werden schneller abgelegt als früher.
Meine Mitarbeiter konnten ziemlich schnell und ohne besondere Schulung mit dem neuen Programm arbeiten. Am ersten Arbeitstag hatten nur die Office-Symbole eine andere Farbe und die Ablagemasken sahen etwas anders aus.
Wie lange hat die Umstellung denn gedauert?
Wir haben an einem Wochenende in fünf bis sechs Stunden insgesamt 33.000 Dokumente umgestellt. Ein eigens entwickelter Umstellungs-Assistent führt durch den kompletten Umstellungsprozess. Eine Übernahme der Daten von DATEV DMS classic nach DATEV DMS kann allerdings erst beginnen, wenn alle Vorbereitungen abgeschlossen wurden.
Deshalb ist die Datenqualität der Dokumente auch so wichtig. Jeder sollte seinen Datenbestand mit dem DMS-Datenqualitätstool aufräumen und alle Fehler vorab beheben. Dann läuft auch die Umstellung wie bei uns relativ problemlos ab und man arbeitet im neuen DMS mit einem perfekten Bestand.
Sie sprechen von „relativ problemlos“ – was mussten Sie denn noch erledigen?
Im neuen DMS werden die Dokumente mit einer anderen Logik geschützt als in DMS classic. Deshalb habe ich in Ruhe die Zugriffsrechte der Dokumente angepasst und überprüft. Auch beim Ablage-Knigge haben wir noch nachgebessert. Ich würde allen empfehlen, dass von ihren EDV-affinen Mitarbeitern erledigen zu lassen. Ich habe meine Mitarbeiter einige Tage probieren lassen und dann haben wir den Knigge entsprechend angepasst.
Was würden Sie Ihren Kollegen empfehlen, die in den nächsten Monaten das neue DATEV DMS umstellen?
Auf jeden Fall die Bestände mit dem Datenqualitätstool bereinigen und die individuelle Vorbereitungscheckliste, die jeder frühzeitig von der DATEV erhalten wird, abarbeiten. Und dann einfach machen!
Herr Erben, ich danke Ihnen für das Gespräch.
Sie möchten wissen, wie DATEV DMS aussieht, wie die Umstellung organisiert wird und wie Sie Ihren Datenbestand vorbereiten können? Unter www.datev.de/dms-umstellung finden Sie alle notwendigen Informationen an einer Stelle.
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Engagierten Anwendern geben wir gerne die Möglichkeit, unsere weiterentwickelten Programmversionen frühzeitig in der Praxis einzusetzen. Wollen Sie gerne als Anwender der neuen Versionen dabei sein? Dann bewerben Sie sich jetzt!
