Projektleiter Dr. Thilo Edinger und Produktmanagerin Katharina Klumpp sprechen über den aktuellen Stand bei der FIBU-Automatisierung und darüber, was sich für die Kanzleien ändern wird.
Thilo, in unserem letzten Interview hast Du erklärt, wie die FIBU-Automatisierung trainiert wird und wie sie lernt. Was kann sie denn mittlerweile?
Dr. Thilo Edinger: Die FIBU-Automatisierung hat sehr, sehr große Fortschritte gemacht beim Erkennen der Rechnungen und beim Überführen der Daten in Buchungen. Wir haben allerdings auch gelernt, wie wichtig die Eingangsqualität der Rechnungen und standardisierte Prozesse bei der Arbeitsteilung zwischen Kanzlei und Mandant sind.
Was muss die FIBU-Automatisierung noch lernen?
Thilo: Wir gehen nach Belegkreisen vor und sind, wie gesagt, jetzt schon sehr gut unterwegs bei den Rechnungen. Aktuell arbeiten wir an der Verarbeitung der Bankkontoumsätze. Dabei ist die Kunst erstens, den Bankkontoumsatz zu verstehen und zu buchen, und zweitens, auch den offenen Posten aus der Rechnung heraus auszugleichen.
Katharina, ihr lernt ja auch dadurch, dass ihr die FIBU-Automatisierung in der Praxis erprobt. Momentan läuft beispielsweise die Beta-Phase. Was ist damit gemeint?
Katharina Klumpp: Es war uns von Anfang an wichtig, frühzeitig die Kunden einzubeziehen und die FIBU-Automatisierung aktiv im Betrieb zu erleben. In der Beta-Phase wollen wir weitere Kunden aufnehmen und mit ihnen die FIBU-Automatisierung weiter verbessern.
Für wen ist denn die Beta-Phase geeignet? Nehmt ihr überhaupt noch neue Teilnehmer auf?
Katharina: Ja, wir nehmen noch Teilnehmer auf. Und die Eignung hängt von ganz vielen Faktoren ab. Ein Mandat muss momentan noch gewisse Voraussetzungen erfüllen, damit die FIBU-Automatisierung damit zurechtkommt. Dazu gehört beispielsweise, dass ein Standardkontenrahmen SKR 03 oder SKR 04, das digitale Belegbuchen in Unternehmen online und die RZ-Bankinfo genutzt werden. Darüber hinaus ist uns wichtig, dass auch der Prozess zwischen Kanzlei und Mandant gut funktioniert, damit der Kunde die FIBU-Automatisierung insgesamt positiv erlebt.
Wie stellt ihr das denn sicher?
Katharina: Durch unseren Außendienst, der Interessenten berät. Dort werden diese ganzen Dinge beleuchtet.
Katharina, Du sprachst gerade von „positivem Erlebnis“ – klingt gut. Haben die Teilnehmer der Beta-Phase schon einen erkennbaren Nutzen von der Automatisierung?
Katharina: Es kommt auf den Bestand an.
Thilo: Ja, und es kommt zudem auf den Arbeitsprozess an. Die Kanzleien, die standardisiert mit ihren Mandanten zusammenarbeiten und regelmäßig die Rechnungen in einer super Belegqualität hochladen, haben auch wirklich gute Automatisierungsgrade bei den Rechnungen. Es gibt allerdings Arbeitsweisen, die ein technisches System nicht gut abbilden kann. Dann ist auch das Automatisierungserlebnis nicht so gut.
Das heißt, dass Anwender ihre Arbeitsweise umstellen müssen, damit die FIBU-Automatisierung funktioniert?
Katharina: Ja, es ist ein Change-Projekt. Und es ist ein Lernprojekt, für uns und für den Kunden.
Thilo: Das passt auch zur Genossenschaft. Wir lernen miteinander, wie automatisierte Prozesse aussehen und wie auch das Arbeitsverhalten so standardisiert werden muss, damit es gut funktioniert.
Wie geht es denn jetzt weiter? Wie lange dauert die Beta-Phase noch?
Katharina: Im Moment gehen wir schrittweise vor. Aktuell kümmern wir uns um die Kontoumsätze, anschließend um die Datenübermittlung Umsatzsteuervoranmeldung, damit der komplette Online-Rundlauf funktioniert. Derzeit planen wir die Beta-Phase mit 500 Beständen bis Mitte 2020.
Und dann? Freigabe?
Thilo: Das ist keine Freigabe, so wie sie früher bei DATEV passiert ist. Sondern auch das machen wir wieder Schritt für Schritt.
Was heißt das für die Kunden?
Thilo: Wir sind ehrgeizig und wir wollen raus, aber was wir herausbringen, das muss gut sein. Wir reichern das Produkt Schritt für Schritt an, dadurch wird es für immer mehr Bestände geeignet. Wir schnüren also kleine Päckchen und machen die Päckchen für die Kunden verstehbar, damit sie erkennen, wann sie welche Bestände in den automatisierten Prozess aufnehmen können.
Also entscheidet der Kunde?
Thilo: Richtig. Wir machen das Angebot an unsere Kunden und die Kunden entscheiden, wann sie mit welchem Bestand in die Automatisierung gehen. Neben den technischen Kriterien betrifft es ja auch die Arbeitsorganisation in der Kanzlei. Der Kanzleichef muss auch unternehmerisch entscheiden, wann er dieses Change-Projekt anfängt.
Du sprichst von einem Change-Projekt. Was ändert sich denn konkret für die Kanzleien?
Thilo: Die einfache Arbeit, die Fleißarbeit, wird viel weniger werden. Dafür wird der Anteil der anspruchsvollen Arbeit entsprechend höher. Da verändert sich auch viel für die FIBU-Kräfte. Viele Kanzleien fangen jetzt an, nicht nur Betriebswirte für Beratungen einzustellen, sondern auch Leute, die gut sind in der Einrichtung und Anwendung von technischen Systemen.
Administratoren?
Thilo: Das ist nicht mit Administratorentätigkeit getan, sondern sie beraten ihre Mandanten, wie sie Prozesse einsetzen, welche Systeme sie nutzen, wie sie die Systeme konfigurieren. Als Buchhalter, der 30 Jahre lang FIBU gemacht hat, kann man das nicht automatisch.
Ich muss nochmal fragen: Wann wird die Automatisierung für alle freigegeben?
Katharina: Mit Abschluss der Beta-Phase kann im Grunde jeder das Produkt nutzen – eben mit der Einschränkung, dass er einen für den Softwarestand geeigneten Bestand hat und auch bereit ist, seine Arbeitsprozesse anzupassen.
Wie schätzt ihr die Bereitschaft dazu in den Kanzleien ein?
Katharina: Es ist alles, alles dabei.
Thilo: Komplettes Spektrum, aber sehr ungleich verteilt. Momentan betreuen 20 Prozent der Kanzleien 80 bis 90 Prozent unserer Unternehmen online-Bestände. Das sind natürlich auch die Kandidaten, die für automatisierte Prozesse aufgeschlossen sind. Etwa die Hälfte der Kanzleien nutzt noch kein Unternehmen online, möchte aber FIBU-Automatisierung machen. Das kann nicht funktionieren.
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