DATEV hilft bei der Sozial­versicherungs­prüfung

Das änderte sich erst ab dem Jahr 2010, als die Deutsche Rentenversicherung das Projekt der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) startete. Hierbei werden prüfungsrelevante Daten an die Deutsche Rentenversicherung in Würzburg elektronisch übermittelt. Das Verfahren ist derzeit zwar optional, aber die Teilnahme lohnt sich. Vorbereitung von Prüfungsunterlagen sowie die Prüfzeiten vor Ort in den Unternehmen fallen durch die Nutzung von euBP deutlich kürzer aus. Der Vorteil liegt auf der Hand – Zeitersparnis. Stetig steigende Nutzungszahlen sprechen für sich.

Auch die DATEV-Programme unterstützen die euBP:

•  LODAS: Pilotierung ab Herbst 2013, Freigabe Herbst 2014

•  Lohn und Gehalt: Pilotierung ab Frühjahr 2015, Freigabe Frühjahr 2016

•  Finanzbuchführung: Pilotierung ab Frühjahr 2016, Freigabe Herbst 2018

Mit dem Programm DATEV Digitale Betriebsprüfung Personalwirtschaft können die Lohn- und Finanzbuchführungsdaten gleichzeitig und mit nur wenigen Klicks an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt werden.

Zeit, Papier und Nerven

Sabine Wingen aus der Kanzlei Passmann Partnerschaftsgesellschaft mbB ist eine überzeugte Nutzerin von euBP und nutzt die Digitale Betriebsprüfung Personalwirtschaft im Bereich LODAS bereits seit einigen Jahren. Wenn sich früher ein Rentenversicherungsprüfer ankündigte, kostete das die Kanzlei eine Menge Zeit, Papier und Nerven. „Kündigt sich heute der Betriebsprüfer an, können wir im Programm den gewünschten Zeitraum und den entsprechenden Mandanten aus einer Liste auswählen und die Daten schnell und unkompliziert an die DRV übermitteln“, bekräftigt Wingen. Dies sei natürlich nicht nur für die Kanzlei eine Erleichterung, auch die Prüfer seien dankbar, sich nicht mehr durch die Papierstapel wühlen zu müssen. „Der gesamte Prüfungsablauf verläuft somit auf beiden Seiten deutlich entspannter“, so Wingen weiter.

Einen Überblick zum Stand der Datenverarbeitung durch die DRV bietet der Status im Programm. Hier kann man sehen, ob die Daten von der DRV bereits angenommen wurden oder ob die Daten zum Beispiel aufgrund eines fehlenden Prüftermins abgelehnt wurden. Zum Zeitpunkt der Bestandskraft des Prüfungsbescheids meldet die DRV die Löschung der Daten zurück. Für die Kanzlei Passmann ist dies ein wichtiger Punkt zur Gewährleistung des Datenschutzes.

Der Datenübermittlung der Fibu-Daten im Rahmen der euBP steht man dort allerdings kritischer gegenüber. „Hier werden sowohl die Summen-und-Salden-Liste als auch bestimmte Konten standardmäßig bereitgestellt. Man kann weitere Kontenblätter zur Übermittlung auswählen, kann allerdings keine Konten abwählen. Hier wäre mehr Entscheidungsfreiheit für den Berater wünschenswert“, gibt Wingen zu bedenken.

Nur wenige Klicks

Es werden nur Sachverhalte übermittelt, die bereits auf der jeweiligen Archiv-DVD oder auf Papier Inhalt einer Sozialversicherungsprüfung waren. Die prüfungsrelevanten Sozialversicherungsdaten aus den Lohnabrechnungsprogrammen, die bei einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung an die DRV übermittelt werden, stammen aus den Auswertungen, die mit der Lohnabrechnung erstellt werden: Abrechnung Brutto-/Nettobezüge (Normal- und Baulohn), Lohnjournal (inklusive Jahreswerte und Einzelaufstellung), Beitragsnachweis (inklusive Erläuterungen), Sozialversicherungswerte der Krankenkassen und Umlagebeiträge, Lohnkonto und so weiter. Aus der Finanzbuchführung werden für den Prüfungszeitraum die Summen und Salden aller Sachkonten sowie die Einzelbuchungssätze der Konten übermittelt, die von der Deutschen Rentenversicherung als Mindestumfang definiert wurden. Konten, die vom Prüfer zusätzlich zu den Konten aus dem Mindestumfang angefordert werden, können – als optionale Konten – gesondert ausgewählt und als Einzelbuchungssätze mit übermittelt werden.