„Man muss kein Held sein“

Steuerberater Tobias Ritter, Gesellschafter-Geschäftsführer der acarius Steuerberatungsgesellschaft mbH aus Salzgitter und FIBU-Sachbearbeiterin Angela Frauenstein von der Kanzlei Tempel aus Neumünster haben zusammen mit weiteren Kanzleien als erste Anwender bei der Entwicklung der 
Fibu-Automatisierung mitgewirkt.

Ein gewisses Grundvertrauen muss man schon mitbringen, um auf die erste Generation einer völlig neuen Technik zu bauen. Tobias Ritter hatte damit allerdings kein Problem, denn die künstliche Intelligenz lernt maßgeblich aus den bestehenden Buchungen. Er sagt: „Weil wir auf die Qualität vertrauen, so wie wir historisch gebucht haben, hatten wir da wenig Bedenken.“ Und tatsächlich läuft es bei der acarius bereits jetzt erstaunlich gut. „Wenn von 100 Rechnungen bis zu 66 Prozent sofort gebucht werden und wir nur noch ein Drittel selbst erfassen müssen, ist das eine erhebliche Zeitersparnis.“ Kontrolliert wird bei der acarius im Rahmen der Kontendurchsicht bei der FIBU-Auswertung. „Wo das System sich nicht sicher ist, wird uns das zur Überprüfung angezeigt“, sagt der Steuerberater. Die Automatisierung funktioniert besonders gut bei Buchungen, die sich laufend wiederholen. „Bei einem Mandanten, der eine Gebäudereinigung betreibt, bucht die Automatisierung die kompletten Ausgangsrechnungen. Die wiederholen sich monatlich – und da läuft die Buchung im Grunde schon jetzt fehlerlos.“

Die Kanzlei Tempel hat ein kleines Mandat mit nur wenigen individuellen Geschäftsvorfällen für die ersten Schritte mit der neuen Technologie ausgewählt. Angela Frauenstein sagt: „Die automatische Buchungserkennung läuft wirklich schon recht ordentlich, muss ich sagen. Ausgangsrechnungen könnte ich tatsächlich fast ohne Kontrolle übernehmen. Allerdings bin ich selber noch nicht so weit, das ist mir noch zu früh. Aber ich freue mich jedes Mal, wenn eine Buchung richtig vorgeschlagen wird.“ Eines vermisst sie bisher schmerzlich: „Ich warte darauf, dass bei der Fibu-Automatisierung der Leistungszeitpunkt mit ins Spiel kommt. Mein Mandant schreibt Anfang Juni viele Rechnungen, aber alle mit einem Leistungsdatum für Mai. Die Fibu-Automatisierung ordnet die Rechnungen natürlich dem Juni zu, obwohl sie in den Mai gehören.“ Die Sachbearbeiterin sieht die Automatisierung als Ausbaustufe zu Unternehmen online. „Die Buchungserkennung aufgrund eines Belegbilds haben wir ja heute schon. Das ist eine vertraute Geschichte und funktioniert schon seit mehreren Jahren, und zwar sehr gut, wenn die Belege eindeutig sind.“

Befürchtungen, die FIBU-Automatisierung würde ihre Arbeit übernehmen, hat Angela Frauenstein nicht. „Also wer das glaubt, hat keine Ahnung“, sagt sie und lacht. „Eine komplette Bearbeitung einer Buchhaltung über die FIBU-Automatisierung wird es meines Erachtens sowieso nicht geben. Die individuellen Sachverhalte kann kein System dieser Welt wissen. Wir sind mit Sicherheit nicht überflüssig und werden es auch nicht.“

Nach Tobias Ritters Ansicht wird sich die Arbeit der Sachbearbeiter verändern, weg von der reinen Erfassung, hin zum Auswerten und Beraten. Auch er ist sich sicher, dass die Automatisierung niemals eine Quote von 100 Prozent erreichen wird. Die Mitarbeiter hat er frühzeitig informiert und mit an Bord genommen. „So sehen sie, dass sie weiterhin gebraucht werden und freuen sich, dass sie wirklich gestaltend an der Programmentwicklung mitwirken können. Das fasziniert natürlich auch unsere Mitarbeiter.“

Entscheidend ist, vorab die Prozesse in der Kanzlei zu überprüfen. Denn optimierte und standardisierte Arbeitsprozesse bilden die Grundlage für einen erfolgreichen Einstieg in die DATEV ­FIBU-Automatisierung. Und die können von Kanzlei zur Kanzlei sehr unterschiedlich sein.

Zur Vorbereitung auf die Automatisierung empfiehlt Tobias Ritter, so viele Datenbestände wie möglich nach Unternehmen online zu übernehmen und im Zweifel selbst zu scannen. „Digitale Daten sind das A und O. Für die Kollegen, die da noch nicht dran sind, sehe ich tatsächlich ein wenig schwarz.“ Die acarius selbst will mit der Umstellung ihrer Mandanten auf Unternehmen online bis Ende 2019 fertig sein. „Die 100 Prozent haben wir bis Ende dieses Jahres vorgesehen“, sagt er. Angela Frauenstein rät ihren Kollegen, flexibel zu sein. „Weil alles neu aufgebaut wurde, müssen wir uns von Automatikkonten und von unseren alten heiß geliebten Steuerschlüsseln 90 und 30 oder 80 verabschieden“, sagt sie. Den Aufbau der FIBU-Automatisierung empfindet sie als gut gelöst: „Das ist einleuchtend und ähnlich dem, was wir schon kennen. Man muss kein Held sein, um damit klarzukommen.“

Für die Mandanten ändert sich hingegen nicht viel. Die Auswertungen erhalten sie wie gewohnt. Regelmäßiges Scannen und Hochladen der Belege ist allerdings entscheidend. „Das sollte konstant bearbeitet werden, mindestens einmal die Woche“, sagt Angela Frauenstein. Billiger wird die Buchführung für die Mandanten dadurch in beiden Kanzleien vorerst nicht. „Wir argumentieren eher, wenn ihr es nicht macht, sind wir gezwungen, die Buchhaltungspauschalen zu erhöhen“, merkt Steuerberater Ritter schmunzelnd an. Immerhin liegen die Daten der Mandanten sicher in der DATEV-Cloud. „Das ist auch wichtig für den Mandanten. Und das kann man ihm auch so verkaufen.“

Neben der Zeitersparnis sieht Tobias Ritter den großen Vorteil der Automatisierung darin, dass die Buchführung damit künftig immer aktuell sein wird. „Dadurch können wir Beratungsanlässe viel schneller wahrnehmen, ob das in einer Krise ist oder auch einfach nur in der Investitionsberatung“, ist sich der Steuerberater sicher. Er sagt: „Für uns geht sowieso kein Weg daran vorbei, allein um auch künftig wettbewerbsfähig zu bleiben. Das ist einfach die Zukunft, und da wollten wir von Anfang an dabei sein.“

Auch Angela Frauenstein erwartet künftig ein erhebliches Maß an Zeitersparnis, wenn Standardfälle automatisch gebucht werden. Ihr Fazit: „Es lohnt auf alle Fälle.“