Lohnexpertin Sandra Würfel-Höfling spricht über die Fortschritte der Digitalisierung im Lohnbereich. Sie erläutert, wie moderne Tools und digitale Prozesse die Effizienz in Steuerberatungskanzleien steigern. Zudem gibt sie wertvolle Tipps zur optimalen Nutzung der digitalen Möglichkeiten für Mandanten und Kanzleien.
Sandra Würfel-Höfling war vor Ihrer Beschäftigung bei DATEV in Führungspositionen im Personalbereich in verschiedenen mittelständischen Dienstleistungs- und Freizeit-Unternehmen tätig. Des Weiteren ist sie geprüfte Personalreferentin bSb.
Hallo Sandra, vielen Dank für deine Zeit. Zuletzt habe ich im Jahr 2022 zwei Artikel zum Thema Digitalisierung im Lohn geschrieben. In der Zwischenzeit ist viel passiert. Wie verändert sich die Arbeit in der Steuerberatungskanzlei durch die Digitalisierung im Lohn?
SANDRA WÜRFEL-HÖFLING: Aus meiner Sicht als Löhnerin aus Leidenschaft hat sich viel getan und das ist auch notwendig. Da Freiräume für Fachthemen benötigt werden, ist die Digitalisierung unersetzlich und unaufschiebbar im Lohn.
Die Daten werden dort erfasst, wo sie anfallen, nämlich beim Mandanten oder durch den Arbeitnehmer. Dadurch vereinheitlichen wir den Prozess und gestalten ihn effektiver und effizienter.
In der Zwischenzeit hat sich einiges getan. Zum Beispiel die Umstellung der digitalen Personalakte vom Ordner „Belege online“ endlich auf eine Personalakte mit intuitiver Mandantensicht inklusive Archiv.
Und damit die Entstehung von DATEV Personal, welches ab November 2024 nun auch mit einer monatlicher Bewegungsdatenerfassung erweitert wurde. „DATEV Personal“ ist der Blick in die Zukunft.
Tipp zum aktuellen Jahreswechsel von Sandra Würfel-Höfling
Bei der verpflichtenden Versicherungsnummernabfrage ab 2025 werden Grunddaten wie Geburtsort, -land, -name, usw. Grundvoraussetzung, auch wenn die SV-Nummer vorliegt. Über DATEV Personaldaten und dem darin verankerten Online-Fragenbogen sind diese Angaben schon Pflicht und müssen vom neuen Arbeitnehmer ausgefüllt werden.
Digitale Bewegungsdaten: Es gibt etwas Neues
Für das Label Digitale DATEV Kanzlei 2025 sind 25% digitale Bewegungsdaten eine der Voraussetzungen. Bisher gab es den berechtigten Einwand, die Lohnvorerfassung in DATEV Unternehmen Online sei optisch veraltet und nicht benutzerfreundlich. Welche Alternativen gibt es heute?
SANDRA WÜRFEL-HÖFLING: Die Monatsdatenerfassung stellt eine Erweiterung von DATEV Personal dar. Sie ermöglicht den Mandanten eine komfortable Erfassung von Stunden und Beträgen. Die Nutzung der „alten“ Lohnvorerfassung in DATEV Unternehmen Online ist mit zeitlicher Befristung weiterhin möglich. Das ist dann relevant, wenn beispielsweise ein Kalendarium benötigt wird. Weitere Änderungen bei der Monatsdatenerfassung sind für 2025 geplant, darunter die Änderung von Stammdaten, beispielsweise der IBAN.
Um DATEV Personal (ab 2025: 0,40 Euro je Arbeitnehmer) zu nutzen ist eine Bestellung nötig. Als Voraussetzung benötigt der Mandant entweder DATEV Unternehmen Online oder das DATEV Personal-Add-on für 1 Euro pro Monat.
Über die MyDATEV Mandantenregistrierung im DATEV Arbeitsplatz geht der Bestellprozess am einfachsten.
Tipp von Daniel Niemann
Um einen Überblick über die genaue Anzahl der Bewegungsdaten, die in der Kanzlei manuell eingetippt werden zu erhalten, empfehle ich den Einsatz des Digitalisierungs-Cockpits oder der ISWL-Mandantenanalyse.
Zusammenarbeit mit dem Mandanten
Nun ein Perspektivwechsel. Wie kann ich als Mandant DATEV Unternehmen Online für den Lohn nutzen und welche Vorteile ergeben sich dadurch?
SANDRA WÜRFEL-HÖFLING: Alle Unternehmensauswertungen sowie die vertraulichen Dokumente der Arbeitnehmer werden im Archiv gespeichert und sind dort 24/7 online aufrufbar. Jedem Mitarbeiter kann über DATEV Arbeitnehmer online ein persönlicher Zugang auf seine lohnrelevanten Auswertungen zur Verfügung gestellt werden.
Mithilfe des Portals können Arbeitnehmer beispielsweise auch mal problemlos am Samstag ein Sofa kaufen oder haben bei Finanzierungen oder Mietverträgen schnell die letzten Lohn- und Gehaltsabrechnungen griffbereit.
Der Onboarding Prozess neuer Mitarbeiter kann gut abgebildet werden. Das ist gerade bei Unternehmen mit hoher Fluktuation oder Start-ups wichtig.
Ein Beispiel aus der Praxis. Stichwort: Sofortmeldung. Ein Gewerbe aus der Gastronomie muss am Wochenende einen neuen Mitarbeiter einstellen. Das geht rund um die Uhr mit DATEV Personaldaten, welches die Sofortmeldung direkt an die Zollbehörde weiterleitet.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, den Online-Fragebogen an die betreffenden Mitarbeiter zu übermitteln. Nach Kontrolle, Ergänzung und Freigabe stehen diese Daten für die Kanzlei bereit. Mittels des sogenannten eAU-Abruf hat der Mandant die Möglichkeit Krankmeldungen dort selbständig abzurufen.
Was möchtest Du aus deiner Erfahrung den Steuerberaterinnen und Steuerberatern mit auf den Weg geben?
SANDRA WÜRFEL-HÖFLING: Ganz aktuell wurde im Rahmen eines Workshops „Digitalisierung im Lohn“ von einer Teilnehmerin begeistert folgende Aussage getätigt: „Der Lohn war im letzten Zeitraum das gewinnbringendste Geschäftsfeld der Kanzlei.“ Und weiter: „Wenn man es richtig digital anfasst, lässt sich viel erreichen.“
Oft scheitert es an der Administration. Es gibt wenig Wissen um die Personalwirtschaftsmodule und somit werden auch keine Rechte bei den Kanzleimitarbeitenden und bei den Mandanten vergeben. Daher sind die Anwendungen, über die ich eben gesprochen habe, häufig nicht vorhanden.
In meinen Beratungen in den Kanzleien sehe ich, dass die Rechteverwaltung im Lohn vernachlässigt wird.
Ein paar abschließende Tipps von Sandra Würfel-Höfling
- Nutzen Sie den Bestellprozess über die MyDATEV Mandantenregistrierung, administriert dort direkt die Rechte oder gebt eine Rechteempfehlung an den Administrator per E-Mail ab.
- Lernen Sie selbst mit den Mandantenmodulen und werden Sie sicher in der Bedienung.
Viele Fragen in der Beratung drehen sich um den Perspektivwechsel: Kanzlei und Mandant – „Ich sehe die Anwendung doch. Warum siehst du es nicht?“ - Lassen Sie den Mandanten nicht allein und nutzen Sie die Mandantenfernbetreuung (Beratermodul/Kundenmodul) um gleiche Sicht auf gleiche Dinge zu haben.
- Legen Sie mit den Mandanten gemeinsam die Termine fest und klären die Fragen nach den Vorsystemen und welches das führende System ist.
- Ich empfehle, mehr in die Offensive zu gehen. Die Kanzlei gibt den Arbeitsprozess vor!
- Lohnmitarbeitende sind nicht für die Erfassung von Daten zuständig.
Lohn ist ein hochgradig komplexes und fachintensives Thema, welches die vertraulichsten Daten in Deutschland erhebt und händelt.
Für diese Aufgabe braucht es einen besonderen Fokus. Die Rolle des Lohnsachbearbeiters ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg einer Kanzlei und sollte auch dementsprechend wertgeschätzt werden.
Ihre nächsten Schritte
- Ist-Analyse. Wir arbeiten gemeinsam und individuell mit Ihren Fällen: Buchen Sie jetzt eine DATEV EQ-Beratung Personalwirtschaft plus
- So qualifizieren Sie Ihre Mitarbeitenden und starten digital ins neue Jahr: DATEV-Experte für das digitale Lohnbüro
- Lernvideo Chancen der Digitalisierung in der Personalwirtschaft nutzen
- Seit November 2024 freigegeben: Informationen zur neuen Monatsdatenerfassung: DATEV Personal – Erweiterung Monatsdaten
- Die neue DATEV Personalakte: Einführung in die DATEV Personalakte – LODAS
- So binden Sie die Vorsysteme Ihrer Mandanten an: Den richtigen DATEV-Datenservice Personalwirtschaft finden
- Alles Infos rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung: Komplett digital im Lohn
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