Erfolgreiche Steuerkanzleien werden als Unternehmen geführt. Eine klare und funktionsfähige Aufbaustruktur ist dabei entscheidend für den Erfolg.
Sie trägt insbesondere dazu bei, die Fach- und Arbeitskräfte optimal einzusetzen und an die Kanzlei zu binden. Sie bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sich positiv auf die Leistungsstärke, die Professionalität, die Bindung an die Kanzlei und die Zufriedenheit des gesamten Teams auswirken können.
Eine zum Geschäftsmodell der Kanzlei passende Struktur legt Jobrollen, kurz Rollen, mit Verantwortlichkeiten fest. Eine Rolle definiert, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche Entscheidungen die Person treffen soll und darf. Dies ermöglicht transparente Entscheidungswege, zeitnahe Aufgabenerledigung und vermeidet Doppelarbeit oder gar Nichterfüllung von notwendigen Aufgaben. Kanzleien können auf diesem Weg Effektivität und Produktivität steigern.
Fachkräftebindung an die Kanzlei stärken
Eine marktorientierte Aufbaustruktur bietet die Flexibilität, sich auf Veränderungen und neue Anforderungen einzustellen. Für heutige und zukünftige Mitarbeitende werden Aufgaben und Aufstiegsmöglichkeiten sichtbar, die Anreize zur persönlichen Weiterentwicklung bieten und die Bindung an die Kanzlei stärken. Durch die Übertragung von Verantwortung an Personen mit langjähriger Berufserfahrung und Organisationstalent können praxistaugliche Arbeitsabläufe implementiert werden, die die Qualität der Dienstleistungen sichern. Die Übertragung von Controllingaufgaben erleichtert die Steuerung von Arbeitsergebnissen und das Erzielen von Deckungsbeiträgen.
Fachkräfte übernehmen Managementaufgaben, die in Zusammenarbeit mit der Kanzleileitung durchgeführt werden. Dies trägt zur Identifikation mit der Aufgabe und dem Arbeitgeber bei. Bei diesen Fachkräften sinkt die Wechselwilligkeit zu anderen attraktiven Arbeitgebern. Zudem steigt das fachliche Niveau im Team. Paten und Trainer zu benennen, erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeitender und gewährleistet deren schnelle und professionelle Integration in das Team und die Abläufe. So bleiben neue Mitarbeitende langfristig in der Kanzlei und können zeitnah zur Leistungserbringung beitragen.
Auf Basis der geregelten Zuständigkeiten können die interne Kommunikation und der gezielte Fachaustausch gestaltet und gesteuert werden. So wird sichergestellt, dass Informationen zeitnah und präzise weitergegeben werden. Eine strukturierte Kanzlei kann spezialisierte Rollen und Teams für unterschiedliche Mandantenbedürfnisse bilden, was die Qualität der Betreuung und Beratung verbessert. Klare Zuständigkeiten sorgen dafür, dass Mandanten stets einen passenden Ansprechpartner haben und konstant begleitet und entwickelt werden. Mitarbeitende identifizieren sich so leichter mit ihren Aufgaben, Kunden und der Kanzlei.
Eine klare Struktur hilft dabei, gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Durch Verantwortlichkeiten für definierte Aufgabenprozesse können interne Kontrollen effizienter durchgeführt werden. Kombiniert mit einer gesunden Fehler- und Feedbackkultur wird Qualität gesichert und die Teammitglieder stärken ihre Fähigkeiten.
Zukunftsorientierte Aufbaustruktur
Eine zukunftsfähige Aufbaustruktur erfordert Klarheit über die heutige und zukünftige Ausrichtung der Kanzlei:
Am Anfang der Überlegungen steht das Geschäftsmodell der Kanzlei, das die Frage beantwortet: „Womit verdienen wir unser Geld?“ Hier stehen die Kundenzielgruppen und die passenden Dienstleistungen im Fokus, die Umsatz und Gewinn generieren. Dies können Leistungen aus den Fachgebieten der Deklaration, Unternehmensberatung oder Unterstützung bei der digitalen Transformation der Mandate umfassen.
Auf dieser Basis legt die Kanzlei ihre Strategie fest, definiert strategische Ziele und Maßnahmen, um das Geschäftsmodell umzusetzen. Um dies zu ermöglichen, braucht es Führungskräfte und Mitarbeitende, die gezielt daran arbeiten und den Erfolg der Kanzlei sichern.
Orientiert an den Geschäftsfeldern und den strategischen Zielen der Kanzlei müssen entsprechend Aufgaben wahrgenommen werden. Diese sowie die passenden Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse werden in der Aufbaustruktur festgelegt. Dabei können verschiedene Wirkungsbereiche unterschieden werden, z.B.:
- Kanzleileitung zur Sicherstellung und Steuerung der Kanzleizukunft
- Managementebene zur operativen Koordination und Überwachung des Tagesgeschäfts
- Mandatsverantwortung zur Entwicklung der Kunden
- Stabs- und Controllingfunktionen zur Unterstützung des Teams und Überwachung der Zielerreichung
- Sachbearbeitung zur kontinuierlichen Bearbeitung der Aufträge
Die verantwortlichen definieren Jobrollen innerhalb der Wirkungsbereiche. Eine Rolle beinhaltet: Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse, Anforderungen und gewünschte Arbeitspräferenzen.
Definierte Jobrollen
Eine Person kann mehrere Rollen wahrnehmen, wobei darauf geachtet werden sollte, dass jede Rolle mit ausreichend Zeitbudget ausgestattet ist. Bevor die neue Aufbaustruktur im gesamten Kanzleiteam vorgestellt und eingeführt wird, ist es sinnvoll, diesen Change professionell zu managen. Erfolgsfaktoren hierzu sind beispielsweise:
- Die Partner der Kanzlei sollten sich untereinander abstimmen und die neue Struktur möglichst im Konsens beschließen. Im ersten Schritt sollte geklärt werden, welche Aufgabenbereiche (bspw. Ressorts, Mandatsverantwortlichkeiten) jede Partnerin oder jeder Partner übernehmen möchte.
- Um die Aufbaustruktur umsetzen zu können, braucht es Personen, die darüber hinaus Verantwortung (bspw. für Fachleitungs-, Personalführungs-, Organisations-, Projekt- oder Controllingaufgaben) übernehmen möchten. Diese sog. Schlüsselrollen sollten Personen besetzten, die neben der Kompetenz Freude an der Aufgabe mitbringen.
- Die Verantwortlichen in der Kanzlei sollten dazu Einzelgespräche führen. Insbesondere, wenn sie Verantwortungen in den Mitarbeiterkreis übertragen, können Workshops mit Kanzleileitung und den Potenzialkandidaten durchgeführt werden. Diese Gespräche bieten den Raum, Fragen nach dem tatsächlichen Entscheidungsrahmen, der künftigen Kommunikationskultur und auch zum Umgang mit den neuen Aufgaben, bspw. im Führungsbereich zu besprechen und Fertigkeiten gemeinsam zu trainieren.
- Für das gesamte Team sollte ein Change-Tag vorbereitet und durchgeführt werden. Dabei sollte erklärt werden, warum es eine veränderte Struktur geben wird, wie diese genau aussieht, wer welche Rollen übernimmt und wie Kommunikation, Infofluss und Austausch gestaltet werden. Das gesamte Team sollte anschließend Zeit haben, dazu Fragen zu stellen und Ideen für die Umsetzung einzubringen.
