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Dass eine Kanzlei wie jedes andere Unter­neh­men Umsatz er­wirt­schaften und schwarze Zahlen schreiben muss, versteht sich von selbst. Das ent­sprechend zu steuern, verlangt mehr, als nur der eigenen Intuition zu folgen. In­for­ma­tive Aus­wer­tungen der Eigen­or­ga­ni­sa­tions­pakete helfen mit den notwendigen Fakten, Mandate wirt­schaftlich zu führen.

Die Einnahmen einer Kanzlei werden vielfältig eingesetzt: Laufende Kosten wie Miete, Leasing-Rate für das Firmenauto oder die Gehälter der Mitarbeiter werden davon bezahlt – nicht zuletzt der Unter­neh­mer­lohn des Kanzleiinhabers. Im Hinblick auf die Zukunft werden die Einnahmen benötigt, um die Kanzlei zukunftsfähig zu halten, etwa um in die Di­gi­ta­li­sie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung zu investieren oder um in Zeiten des Fach­kräfte­mangels gute Mit­ar­beiter zu finden und zu binden. Um also weiter­hin schwarze Zahlen zu schreiben, sind unter anderem Kenntnisse über die wirtschaftliche Situation der eigenen Mandate von­nöten. Die Eigen­or­ga­ni­sa­tions­pakete von DATEV bieten unter­schied­liche Aus­wer­tungen, um diese Informationen heraus­zu­finden.

Deckungsbeitrag im Blick behalten

Mit welchen Mandanten eine Kanzlei Geld verdient oder verliert, sollte keine Frage des Bauch­ge­fühls sein. Vielmehr gilt es, den Deckungsbeitrag zu betrachten, indem die Kosten eines Mandats den Umsätzen gegenübergestellt werden. Die Aus­wer­tun­gen in Eigen­or­ga­ni­sation classic geben den not­wen­di­gen Überblick (siehe untenstehenden Kasten).
Ist der Deckungsbeitrag eines Mandats oder Auftrags nicht nur kurzzeitig oder aus­nahms­weise negativ, sollte man als Kanzleiinhaber mit dem Mandanten über die Situation sprechen. Ziel muss sein, ge­mein­sam nach einem Weg zu suchen, der für beide Seiten zufriedenstellend ist. Die Argu­mente für das Ge­spräch mit dem Mandanten liefern die Zeit-erfassung in den Eigen­or­ga­ni­sations-Paketen und die erfassten Kosten für Materialien und Auslagen.
Auch das Wissen darüber, welche Mandate zu den Top- oder Flopmandaten gehören, sollte auf Fakten basieren. Diese Information lässt sich auch mit den Auswertungen in Eigen­or­ga­ni­sa­tion classic heraus­finden. In diesem Fall ist es die „Liste E11/9 Dec­kungs­bei­trag ABC-Analyse Mandant (inkl. Vorschüsse und allen abgerechneten Kosten)“, die aufgerufen werden muss.
Die Programmpakete der Eigenorganisation bieten weitere Listen und vermitteln ohne großen Aufwand einen Überblick über die wirtschaftliche Situation der Mandate be­zie­hungs­weise der Kanzlei.

DECKUNGSBEITRAG ERMITTELN

Rufen Sie in DATEV Eigenorganisation classic unter Auswertungen | Auskunftssystem | Kanzlei­or­ga­ni­sation | Chef und Kanzlei die „Liste E11/5 Deckungs­bei­trag ABC-Analyse auf Auftragsebene/Euro“ auf. Wählen Sie den Filter „Auswahl Auftragsart“, klicken Sie auf den Registerreiter „Detailinformationen“, als Darstellung wählen Sie „Bericht“ und aktivieren Sie „Ausführen“.

Fotos: Lightcome; GlinskajaOlga; Nongkran_ch / Getty Images

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