Ordnung ist der halbe Umzug

DATEV magazin: Herr Sachs, warum entwickelt die ­DATEV eG mit dem neuen DATEV DMS ein eigenes digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

PATRICK SACHS: Unsere Softwarekooperation mit der ­SAPERION AG, dem Hersteller des Kernsystems von DATEV DMS classic, war durch mehrmalige Verkäufe der AG mit Unsicherheiten verbunden, die Weiterentwicklung gestaltete sich zunehmend schwierig und auch die Zukunft war nicht sichergestellt. Seit August vergangenen Jahrs kann daher die erste Version des neuen, von DATEV entwickelten DMS von Neukunden eingesetzt werden. Ab Oktober startet die Pilotierung des Produktwechsels, und ab Februar 2020 möchten wir mit dem Umstieg der ersten 800 Kanzleien beginnen.

Wie werden diese Kanzleien ausgewählt?

Im Februar beginnt der Umstieg für Kanzleien mit DMS-Standardkonfigurationen. Sie können dabei mit Unter­stützung eines Umstellungsassistenten selbstständig auf das neue DMS wechseln. Grundlage für die Bestimmung des Umstellungszeitraums ist das aktuelle kundenspezifische Nutzungsverhalten, das wir auf Basis der eingesendeten Daten der Programmstatistik ermitteln. Sobald die für die Umstellung erforderlichen Funktionen weitgehend im neuen DATEV DMS verfügbar sind, wird der Kunde einem Umstellungszeitraum zugeordnet. Mit der Zeit werden weitere erforderliche Funktionalitäten in der Software zur Verfügung stehen, sodass wir weitere Kundengruppen um­stellen können. Eine größere Umstellungswelle haben wir ab Herbst 2020 geplant. Unser Ziel ist es, möglichst viele DATEV DMS classic-Kunden bis Ende des Jahrs 2021 umgestellt zu haben.

Viele Leser fragen sich jetzt sicher, wann es für ihre Kanzlei soweit ist?

Der kundenindividuelle Umstellungstermin ist abhängig von der bisherigen Programmnutzung und davon, ob die für die Umstellung erforderlichen Funktionen bereits im neuen DATEV DMS verfügbar sind. Sobald es so weit ist, ordnen wir dem Kunden einen Umstiegszeitraum zu – diesen erfährt er mehrere Monate im Voraus. Zu diesem Zeitpunkt weisen wir auch auf die durch den Kunden zu erledigenden Vorbereitungsarbeiten hin, beispielsweise das DMS Datenqualitäts-Tool. Sechs Wochen vor dem eigentlichen Umstiegskorridor rufen wir die Umsteiger an, um den Status der Vorbereitungstätigkeiten zu prüfen und letzte Fragen zu klären. Durch die erforderlichen Schritte der eigentlichen Umstellung in der Kanzlei führt ein Umstellungsassistent, in dem zum Beispiel der Zeitpunkt der Datenübernahme festgelegt werden kann – zeitversetzt zur Arbeitszeit in der Kanzlei. Im Rahmen einer einmaligen Umstellung werden alle Dokumente und Belege aus DATEV DMS classic nach DATEV DMS überführt. Erst wenn alle Daten übernommen, alle Nacharbeiten und Lauffähigkeitstests erfolgreich abgeschlossen wurden, kann der Kunde das neue DATEV DMS aktivieren. Ab diesem Zeitpunkt kann DATEV DMS classic nur noch lesend genutzt werden.
Einen Hinweis möchte ich aber noch geben: Je individueller die Konfigurationen und Erweiterungen von DATEV DMS classic sind, desto komplexer wird der Produktwechsel.

Vorbereitung ist also das A und O. Was können DATEV DMS classic-Anwender denn heute schon tun?

Ich vergleiche die Umstellung gerne mit einem Wohnungswechsel. Je besser die Umzugskartons gepackt sind, die Möbel ausgeräumt und abgebaut wurden und Dinge, die nicht umgezogen werden sollen, entsorgt wurden, desto reibungsloser verläuft auch der eigentliche Umzug. Dasselbe gilt für die neue Umgebung. Will man sich dort schneller zurechtfinden oder den perfekten Platz für die Möbel finden, sollte man sich im Voraus schon einmal umgesehen haben.

Was heißt das übersetzt für die Umstellung auf DATEV DMS?

Dieser Analogie folgend ist ein gut vorbereitetes DATEV DMS classic die Voraussetzung für einen erfolgreichen Produktwechsel. Je besser unter anderem die Datenqualität, desto reibungsloser verläuft die Umstellung. Deshalb empfehle ich dringend, den Dokumentenbestand mit dem Programm DATEV DMS classic Datenqualität zu prüfen. Das kann jeder schon heute tun und optimiert DATEV DMS classic auch unabhängig vom anstehenden Produktwechsel.
Ein weiterer Aspekt ist die Verwaltung der Benutzer. DATEV DMS classic hat eine eigene Benutzerverwaltung, die komplett unabhängig von der DATEV Benutzer- und Rechte­verwaltung ist. Gibt es Mitarbeiter, die nur in DATEV DMS classic, aber nicht in den anderen DATEV-Programmen arbeiten, dann sollten diese Mitarbeiter bereits heute in der DATEV Benutzer- und Rechteverwaltung angelegt und mit den jeweiligen Rechten versehen werden.

Wie sieht die Usability des DATEV DMS aus?

Die neue Software orientiert sich funktional zwar stark an DATEV DMS classic, trotzdem gibt es Unterschiede in der Bedienung und bei einzelnen Funktionen. Mit den Unterschieden kann sich jeder schon vertraut machen, unter www.datev.de/dms-classic-umstellung. Dann geht das Arbeiten in der neuen Umgebung später leichter von der Hand. Beispielsweise gibt es die Wiedervorlagefunktion in DATEV DMS nicht mehr. Wiedervorlagen werden künftig in den DATEV-Aufgaben abgebildet. Auch den DATEV DMS classic-Client, auch Full-Client, Rich-Client oder Saperion-Client/Oberfläche genannt, ersetzt eine neue Funktion. Wer momentan also noch Dokumente über den Dokumentenkorb im DATEV DMS classic-Client ablegt, kann sich schon heute in die Funktion in DATEV Arbeitsplatz einarbeiten. Ganz ohne Aufwand in der Kanzlei funktioniert der Produktwechsel also nicht. Je eher jeder mit den Vorbereitungen beginnt, desto mehr verteilen sich die Arbeitspakete in den nächsten Monaten und müssen nicht geballt und unter Zeitdruck erledigt werden. Wir haben ja alle schon erlebt, wie schnell einem das Tages­geschäft einen Strich durch die Rechnung machen kann www.datev.de/dms-classic-umstellung ist die zentrale Informationsdrehscheibe. Hier werden laufend alle relevanten Informationen zur Verfügung gestellt. Neben FAQ und grafischen Darstellungen des Ablaufs des Umstellungsprozesses stehen für einzelne Themen zusätzliche kurze Videosequenzen zur Verfügung. Wer in den nächsten Monaten auf dem Laufenden bleiben möchte, dem empfehle ich, den RSS-Feed zu abonnieren.

Im Kanzleialltag ist ja viel los. Können die Programmanwender auch jemanden von DATEV beauftragen, den Umstieg für sie zu organisieren?

Ich strapaziere noch einmal meine Analogie mit dem Umzug: Auch hier haben Sie die Möglichkeit, den Umzug in ­Eigenregie durchzuführen oder eine professionelle Umzugsfirma zu beauftragen. Wobei die Dienstleistungen der ­Umzugsfirma ganz unterschiedlich ausfallen können und von einzelnen unterstützenden Leistungen bis hin zum Rundum-sorglos-Paket reichen können. So ganz ohne Zutun des Auftraggebers geht es allerdings nie, denn auch die Umzugsfirma muss wissen, welcher Umzugskarton in welchen Raum muss und wie der Schrank auszurichten ist. Das gilt auch für den anstehenden Produktwechsel auf DATEV DMS. Er kann alleine vollzogen werden oder durch einen unserer erfahrenen DATEV-Berater beziehungsweise DMS-Lösungspartner. Doch egal, ob Umstellung mit oder ohne Unterstützung, es gilt: Jeder muss Zeit investieren, vorbereiten und planen.

Zum Umstieg gehört auch eine Leistungs- und Preisänderung. Was ändert sich damit?

Mit dem Umstieg auf DATEV DMS entfällt die monatliche Überlassungsvergütung für DATEV DMS OCR und DATEV DMS Posteingangsassistent. Diese Funktionalitäten werden bereits durch DATEV DMS abgedeckt – Stichwort: Paketbildung. Das heißt, abhängig von der aktuellen Nutzung der genannten Funktionalitäten ändert sich gegebenenfalls die monatliche Überlassungsvergütung für DATEV DMS. Für den Umstieg auf DATEV DMS ist also die Zustimmung zu einer Leistungs- und Preisänderung erforderlich. Auch hier melden wir uns je definiertem Umstellungszeitraum frühzeitig bei unseren Kunden. Zudem wird bei DATEV DMS die Benutzerlizenz zur Lizenzierung verwendet.

Was ist die Benutzerlizenz?

Kurz erklärt: Die Benutzerlizenz gibt es bei DATEV seit September 2018 – neben den bisherigen Lizenztypen Betriebsstätten-, Netz- und PC-Lizenz. Mit diesem neuen Lizenztyp wird bestimmt, wer die Berechtigung hat auf ein DATEV-Programm zuzugreifen. Die Benutzerlizenz wird dem Benutzer persönlich zugeordnet. Man zahlt somit pro Benutzer anstatt für jedes Endgerät oder jeden Standort. Die Anzahl der Benutzerlizenzen ist als Berechnungsgröße ausschlaggebend für den Preis, der für das jeweilige Programm verrechnet wird. Unter  www.datev.de/­benutzerlizenz können sich die Leser umfassend informieren.
DATEV DMS ist das erste von der ­DATEV angebotene Produkt, das die Benutzerlizenz als Berechnungsgrundlage verwendet. Die bisherige Lizenzierung auf Basis der Netzlizenz wird dadurch abgelöst. Abhängig von der aktuellen Lizenzierung, also der Anzahl der Netzlizenzen für den Einsatz von DATEV DMS classic im Verhältnis zur Anzahl der Mitarbeiter, die DATEV DMS nutzen, kann die Umstellung auf die Benutzerlizenz dazu führen, dass mehr oder weniger Benutzerlizenzen benötigt werden als bislang Netzlizenzen.

Zur Autorin

Julia Wieland

Redaktion DATEV magazin

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