Wie Kanzleien die Digitalisierung der Prozesse methodisch unterstützen können.
Noch immer ist die effiziente und präzise Arbeit entlang definierter Prozesse ein wesentlicher Garant für den wirtschaftlichen Erfolg von Kanzleien. Aber nicht mehr allein: Vielmehr gilt es, Abläufe der Kanzlei sowohl auf strategischer als auch auf operativer Ebene ständig zu hinterfragen und im Lichte der zunehmenden Digitalisierung anzupassen. In immer kürzeren Abständen muss das Dienstleistungsportfolio den Bedürfnissen der Mandanten angepasst, müssen neue Anforderungen, Programme und Werkzeuge in bestehende Prozesse integriert oder ganz neue Herangehensweisen entwickelt werden. Oft scheitern Projekte allein an der fehlenden Planung. Neben der fachlichen Arbeit wird daher die professionelle Bewältigung immer neuer und meist dem Wesen nach einmaliger Herausforderungen immer wichtiger.
Kurzum: Professionelles Projektmanagement wird zum entscheidenden methodischen Skill auf dem Weg der Kanzlei in die digitale Zukunft.
Die klassische Ausbildung stärkt prozessuales Denken und hemmt projektorientiertes Arbeiten
Weil projektorientiertes Arbeiten zunehmend an Bedeutung gewinnt, werden im Beratungsalltag auch die Schwächen der praktischen Ausbildung in allen deklaratorischen Bereichen deutlich: Sie zielt im Wesentlichen auf die zuverlässige und effiziente Bearbeitung standardisierter Prozesse durch hoch qualifizierte Fachkräfte. Die Schwerpunkte liegen dementsprechend auch auf der umfassenden Kenntnis fachlicher Hintergründe und detaillierter Bearbeitungsregeln. So können Aufgaben schnell und nachvollziehbar abgearbeitet werden.
Gerade aber in Projekten, die neben den deklaratorischen Aufgaben bewältigt werden müssen, ist die sonst so sinnvolle „Los geht’s“-Mentalität regelmäßig für das Scheitern verantwortlich. Schließlich fehlen einige wenige, dennoch aber entscheidende Schritte, insbesondere in der Planung und Vorbereitung von Projekten.
Meilensteine, Terminplanung und Ressourcenverwaltung legen den Grundstein für den Projekterfolg
Vielfältige Erfahrungen im Beratungsalltag zeigen, dass bereits das Umsetzen weniger Prinzipien des Projektmanagements die Erfolgswahrscheinlichkeit wesentlich erhöht. Dazu gehören die bewusste Planung von Zwischenschritten, sinnvolle Aufgabenbündel und eine realistische Ressourcen- und Terminplanung. Mindestens ebenso erfolgsentscheidend sind aber auch klare Berichts- und Entscheidungswege und die Kommunikation der Projektfortschritte innerhalb der Kanzlei.
Einmal gelernt und immer wieder profitabel
Grundkenntnisse des Projektmanagements sowohl auf Ebene der Kanzleileitung als auch bei allen an Projekten beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind daher eine zukunftsweisende Investition – je eher und je breiter, desto besser. Schließlich wird auch das Umsetzen von Methoden des Projektmanagements durch stetige Anwendung weiter geübt und professionalisiert.
Fotos: SiberianArt / Getty Images
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