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Erfolgreich durch gutes Projektmanagement

DATEV-Consulting

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Wie Kanz­leien die Di­gi­ta­li­sie­rung der Pro­zesse me­tho­disch unter­stützen können.

Noch immer ist die effiziente und präzise Arbeit entlang definierter Prozesse ein wesentlicher Garant für den wirtschaftlichen Erfolg von Kanzleien. Aber nicht mehr allein: Vielmehr gilt es, Abläufe der Kanzlei sowohl auf strategischer als auch auf operativer Ebene ständig zu hinterfragen und im Lichte der zunehmenden Digitalisierung anzupassen. In immer kürzeren Abständen muss das Dienst­leis­tungs­port­folio den Bedürfnissen der Mandanten angepasst, müssen neue Anforderungen, Programme und Werkzeuge in bestehende Prozesse integriert oder ganz neue Herangehensweisen entwickelt werden. Oft scheitern Projekte allein an der fehlenden Planung. Neben der fachlichen Arbeit wird daher die professionelle Bewältigung immer neuer und meist dem Wesen nach einmaliger Herausforderungen immer wichtiger.

Kurzum: Professionelles Projektmanagement wird zum entscheidenden methodischen Skill auf dem Weg der Kanzlei in die digitale Zukunft.

Die klassische Ausbildung stärkt prozessuales Denken und hemmt projektorientiertes Arbeiten

Weil projektorientiertes Arbeiten zunehmend an Bedeutung gewinnt, werden im Be­ra­tungs­alltag auch die Schwächen der praktischen Ausbildung in allen deklaratorischen Bereichen deutlich: Sie zielt im Wesentlichen auf die zuverlässige und effiziente Bearbeitung stan­dar­di­sierter Prozesse durch hoch qualifizierte Fachkräfte. Die Schwerpunkte liegen dem­ent­spre­chend auch auf der umfassenden Kenntnis fachlicher Hintergründe und detaillierter Bearbeitungsregeln. So können Aufgaben schnell und nachvollziehbar ab­ge­ar­beitet ­werden.

Gerade aber in Projekten, die neben den de­kla­ra­to­rischen Aufgaben bewältigt werden müssen, ist die sonst so sinnvolle „Los geht’s“-Mentalität regelmäßig für das Scheitern verantwortlich. Schließlich fehlen einige wenige, dennoch aber entscheidende Schritte, insbesondere in der Planung und Vorbereitung von Projekten.

Meilensteine, Terminplanung und Ressourcenverwaltung legen den Grundstein für den Projekterfolg

Vielfältige Erfahrungen im Be­ra­tungs­alltag zeigen, dass bereits das Umsetzen weniger Prinzipien des Projektmanagements die Erfolgswahrscheinlichkeit wesentlich erhöht. Dazu gehören die bewusste Planung von Zwischenschritten, sinnvolle Auf­ga­ben­bündel und eine realistische Ressourcen- und Terminplanung. Mindestens ebenso er­folgs­ent­schei­dend sind aber auch klare Berichts- und Ent­schei­dungs­wege und die Kommunikation der Projekt­fort­schritte innerhalb der Kanzlei.

Einmal gelernt und immer wieder profitabel

Grundkenntnisse des Projektmanagements sowohl auf Ebene der Kanzleileitung als auch bei allen an Projekten beteiligten Mitarbeiter und Mit­ar­bei­te­rinnen sind daher eine zukunftsweisende Investition – je eher und je breiter, desto besser. Schließlich wird auch das Umsetzen von Methoden des Pro­jekt­ma­nage­ments durch stetige Anwendung weiter geübt und pro­fes­sio­na­li­siert.

Fotos: SiberianArt / Getty Images

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