Kanzleimanagement |

Kraftvoll Richtung Innovation

Fortschritt

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Die Rastatter Kanzlei ECOVIS RTS in Baden nutzt nicht nur, aber gera­de in der Wirtschaftsprüfung konsequent die Mög­lich­kei­ten der Di­gi­ta­li­sie­rung. Wie funktioniert das? Ein Be­such vor Ort.

Rastatt bei Karlsruhe, ein eher karger Bahnhof, in nächster Nähe ein Industriegebiet. Von hier sind es nur noch rund 500 Meter, doch fest steht: An diesem Ort vermutet man nicht unbedingt eine Kanzlei, in der Digitalisierung gelebt wird. Und dennoch: In einem schmucken rot-weißen Ge­bäu­de hat hier die ECOVIS RTS in Baden, die vor ihrem Zusammenschluss mit der ECOVIS-Grup­pe im Jahr 2018 als Kopp, Oesterle und Tischler firmierte, ihren Sitz. Steuerberater und Wirt­schafts­prü­fer arbeiten hier.
Andreas Tischler, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, ist einer der drei Ge­schäfts­füh­rer. Er sitzt an einem großen Konferenztisch im ersten Stock des Kanz­lei­ge­bäu­des. „Der WP-Bereich arbeitet voll­stän­dig digital“, sagt er. Das beginne schon bei der Eingangspost, die eingescannt und elek­tro­nisch verteilt werde. Und es geht weiter über die Durchführung der Prüfung beim Man­dan­ten vor Ort– auch mit mobilen End­ge­rä­ten – und die weitere Bearbeitung in der ­Kanzlei.
Bei einem Besuch der CeBIT sei die Idee entstanden, die Prozesse in der Kanzlei so weit wie mög­lich zu digitalisieren. „Wir sind dort mit Kollegen ins Gespräch ge­kom­men, die von den Vor­tei­len geschwärmt haben, und so haben wir uns gedacht, dass wir da auch einen Schritt wei­ter­ge­hen könnten.“ Und am Ende folgte dieser Schritt auch, wobei der Sicherheitsgedanke immer eine gro­ße Rolle spielte, wie Tisch­ler er­zählt. „Auch deshalb sind wir bei DATEV.“

Komplette digitale Klaviatur

In seiner Kanzlei wurde ein kleines, schlagkräftiges Team von Mitarbeitern aufgebaut, das sich ne­ben den regulären Aufgaben auch der Digitalisierung widmen und so die Entwicklung der Kanz­lei vorantreiben soll. Das reicht vom Dranbleiben an Inno­va­tio­nen generell bis zur konkreten Um­setz­ung in der Kanzlei. Eine dieser Mitarbeiter ist Desirée Fritz. Die Steuerberaterin spielt gerade auch beim Jah­res­ab­schluss die kom­plet­te digitale Klaviatur. Ob DATEV Kanzlei-Rech­nungs­we­sen, DATEV Ab­schluss­prü­fung comfort, DATEV DMS oder schließlich auch DATEV Da­ten­prü­fung – die Ar­beits­schrit­te sind weitestgehend nicht mehr analog. „Wir haben hier keine Hand­akten mehr“, sagt Fritz. Auch der digitale Prüfungsbericht mit qualifizierter elek­tro­ni­scher Signatur und di­gi­ta­lem Be­rufs­sie­gel soll bald eingeführt werden.
Und auch die App Abschlussprüfung mobil sowie die dazugehörige Lösung zur Ver­wal­tung der Daten wird bei ECOVIS RTS in Baden genutzt. Und mehr noch: Die App wurde sozusagen in der Kanzlei geboren. Im Laufe einer Hospitanz einer ­DATEV-Mitarbeiterin in Rastatt entstand die Idee, während der Prüfung beim Unternehmen vor Ort direkt Prüfungsnotizen wie Fotos, Notizen oder Audios zu erzeugen, diese Da­ten online zu verwalten und somit ohne Medienbruch in die ­DATEV-Lösungen ein­zu­ar­bei­ten – und diese App wurde in der Folgezeit auch entwickelt.

Mitarbeiter und Mandanten mitnehmen

Dass es immer ein längerer Prozess ist, bis eine Kanzlei derart aufgestellt ist wie die ECOVIS RTS in Baden, weiß niemand besser als Andreas Tischler. Zum einen muss das Personal stimmen. „Man braucht auch Mitarbeiter, die IT-affin sind“, erzählt er. „All das ist aber nicht schwierig zu erlernen, die Mitarbeiter verstehen es schnell.“ Dennoch, eine Umstellung war natürlich nötig, von heute auf morgen passiert solch eine Entwicklung nicht. Und auch die Mandanten müssen dafür bereit sein und zu­min­dest etwas mitziehen. „Es ist sehr spezifisch, und es handelt sich natürlich im­mer um einzeln zu betrachtende Fälle, aber es gibt schon etliche Unternehmen, die ganz klar sagen: Wir wollen das auch“, sagt Tischler. Und weil er prognostiziert, dass in Zukunft etwa bei der Fi­nanz­buch­hal­tung weniger Mitarbeiter gebraucht würden und auch ähnliche Prozesse verstärkt digital ablaufen würden, wie es über die DATEV-Lö­sun­gen etwa schon heute weitgehend ab­bild­bar ist, ist für Tischler eines ganz klar: „Wir gehen immer weiter weg von deklaratorischen Auf­ga­ben, wir brauchen künftig mehr Kümmerer.“ Einige solcher Kümmerer sitzen in Rastatt schon heute, und durch die angepassten Abläufe nach dem Motto „digital in allen Phasen“ ergeben sich nicht nur abstrakte, sondern auch ganz konkrete Vorteile, etwa eine effizientere Ar­beits­wei­se sowie gerade in der Wirtschaftsprüfung die viel bessere Durchdringung großer Da­ten­sätze und deren Prüfung auf Auffälligkeiten während der Ab­schluss­prü­fung. „Da hät­ten Sie früher ohne Soft­ware keine Chance gehabt“, sagt Andreas Tischler.
Seine Mitarbeiterin Desirée Fritz klickt sich währenddessen durch die DATEV-Lö­sun­gen, die von den Mitarbeitern von ­ECOVIS RTS in Baden nicht als Selbstzweck, son­dern geschickt und sinnvoll aufeinander aufbauend genutzt werden und mit denen die Kanzlei sich nach eigener Aussage zu einer der am weitesten digitalisierten der Bran­che gemacht hat – auch in einer sehr unscheinbaren Ecke der Kleinstadt Rastatt.

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