Praxis |

Verein­fachungen und Ver­schärfungen

Reform der GoBD 

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Die Grundsätze zur ord­nungs­­ge­mäßen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­lagen in elek­tro­nischer Form sowie zum Daten­zu­griff – kurz GoBD – sollen neu gefasst werden. Dr. Sascha Bleschick, Finanz­richter in Münster und Referent bei der Fach­ta­gung Digi­tale Daten­ana­lyse der DATEV erläutert, was auf Unter­nehmen und Berater zukommt.

DATEV magazin: Welchen Stellenwert haben die GoBD in der Praxis?

DR. SASCHA BLESCHICK: Ihre Bedeutung ist nicht zu unterschätzen. Sie sind eine Ver­wal­tungs­vor­schrift, die eigentlich nur für die Angehörigen der Finanz­ver­waltung bindend ist. In der Praxis der Außenprüfung wird sie jedoch als rechtlich bindend eingestuft. Obwohl in der Fachliteratur Einigkeit besteht, dass die GoBD als bloße Ver­wal­tungs­vor­schrift nicht die gesetzlichen Anforderungen verschärfen dürfen, ist gerichtlich noch nicht geklärt, in welchen Fällen solche unzulässigen Verschärfungen vorliegen. Das führt zu großer Verunsicherung in der Praxis.
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Die GoBD sollen neu gefasst werden. Sind Vereinfachungen für die Steuerbürger geplant?

Ja, jedoch sind die geplanten Neuerungen über­schau­bar und gerade für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) marginal. So soll etwa die Digitalisierung von Belegen mit mobilen Endgeräten wie Smartphones – ein in der Praxis längst gängiger Standard – nun ausdrücklich als zulässige Ar­chi­vie­rungs­maßnahme anerkannt werden.

Und wie sieht es bei der in der Praxis immer wieder diskutierten Verfahrensdokumentation aus?

Auch hier wird es Vereinfachungen geben. Leider sollen diese nur insoweit greifen, als der Unter­neh­mer seine Verfahrensdokumentation ändert oder an veränderte Abläufe anpasst. Hier wird es der Finanzverwaltung künftig genügen, dass die Änderungen versioniert werden und eine nach­voll­zieh­bare Änderungshistorie vorgehalten wird. Es bleibt aber das Problem, dass gerade für KMU der Aufwand für eine ganzheitliche Doku­men­ta­tion sehr aufwendig sein dürfte. Die Zumutbarkeit einer Verfahrensdokumentation, aber auch deren Not­wen­dig­keit sind mehr als fraglich.

Und umgekehrt? Welche Verschärfungen soll es geben?

Beispielsweise sollen unbare Geschäftsvorfälle betroffen sein. Bisher genügte es nach den GoBD, dass die unbaren Geschäftsvorfälle innerhalb eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats erfasst wurden. Nun sollen die unbaren Geschäftsvorfälle bis zum Ablauf des folgenden Monats gebucht werden. Das erschwert insbesondere bei Monatszahlern mit Dauerfristverlängerung sowie bei Quartalszahlern die buchhalterischen Abläufe eklatant. Aber auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner hat die Änderung gravierende Folgen: Jetzt müssen auch sie unbare Geschäftsvorfälle bis zum Ende des Folgemonats nicht nur aufzeichnen, also erfassen, sondern auch buchen. Die Rechtsgrundlage für die Änderung ist zweifelhaft. Eine weitere Verschärfung betrifft sogenannte Cloud-Systeme. Diese sollen künftig generell zu den sogenannten Vor- und Neben­sys­te­men zählen. Allerdings sind Cloud-Systeme lediglich eine Technologie beziehungsweise eine Bereit­stel­lungs­tech­nik für Daten­ver­ar­bei­tungs­systeme. Allein die Speicherung von Daten in der Cloud macht sie noch nicht für den Datenzugriff relevant.

Wie soll sich der Unternehmer beziehungsweise dessen Berater verhalten, wenn der Außenprüfer Hinzuschätzungen auf Verstöße gegen die GoBD stützen möchte?

Er sollte zunächst genau prüfen, ob es sich tatsächlich um ­einen Verstoß gegen die gesetzlichen Auf­zeich­nungs­pflich­ten handelt. Ist das eindeutig abzulehnen, verbietet sich eine Hinzuschätzung.

Aber was ist, wenn beim Unternehmer oder dessen Berater Zweifel bleiben, ob die Buch­füh­rung und Aufzeichnungen formell dem Gesetz entsprechen?

Dann sollten die Auswirkungen des angenommenen Verstoßes gegen formelle Auf­zeich­nungs­pflich­ten im Blick behalten werden. Eine Hinzuschätzung aufgrund formeller Fehler ist nämlich nur dann gerechtfertigt, wenn dem vermeintlichen Fehler ein solches Gewicht zukommt, dass die Zweifel an der Richtigkeit der Aufzeichnungen bestehen. Hat der Unternehmer etwa seine Daten entgegen den GoBD nicht ent­spre­chend einem Mindest­stan­dard zur ma­schi­nel­len Aus­wert­bar­keit gespeichert, sind die Daten aber gleichwohl auswertbar, sind hierauf gestützte Hinzuschätzungen nicht gerechtfertigt.

Kann man eine fehlerhafte oder unvollständige Verfahrensdokumentation auch im Nachhinein noch berichtigen?

Ja! Ziel dieser Dokumentation ist es, die Buch­füh­rung einschließlich Geschäftsvorfällen und Lage des Unternehmens ersichtlich und nachvollziehbar zu machen. Dieser Zweck kann auch noch dadurch erreicht werden, dass der Unternehmer bei Bedarf Abläufe erläutert oder die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion noch nachträglich vorlegt, ergänzt oder gar erstellt. Das ist auch noch während der Außenprüfung oder im Einspruchsverfahren gegen Hin­zu­schät­zungs­be­scheide möglich.

Liegt ein Schätzungsanlass vor, sind Unternehmer, die ein Tax-CMS eingerichtet haben, im Vorteil.

Wie können Unternehmer das Risiko von Hin­zu­schät­zungen aufgrund von Verstößen gegen die GoBD minimieren?

Soweit möglich sollten Unternehmer ihre Buch­füh­rung und ihre Aufzeichnungen den An­for­de­rungen anpassen, die die Finanzverwaltung verlangt. Ist das im Einzelfall nicht gelungen und stellt sich das später heraus, bietet sich für den Konfliktfall die genannte Strategie an, den Schätzungsanlass in Zweifel zu ziehen. Liegt ein Schätzungsanlass vor, sind Unter­nehmer, die ein Tax-CMS eingerichtet haben, im Vorteil. Denn bei einem Mangel in der Buch- oder Kassenführung können die hervorgerufenen Zweifel an der Richtigkeit sowie Vollständigkeit der Buch- und Kassenführung durch das Tax-CMS ganz oder teilweise kompensiert werden. So kann die Not­wen­dig­keit einer Hinzuschätzung mitunter ganz entfallen.

UNSER GESPRÄCHSPARTNER

 
 
DR. SASCHA BLESCHICK

Richter am Finanzgericht Münster

 
 
 
 

Fotos: Jorg Greuel / Getty Images

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