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Die BEPS-Initiative

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Immer komplexere Regeln bei den Ver­rech­nungs­preisen stellen nicht nur multinationale Konzerne, sondern insbesondere auch mittel­stän­dische Unter­nehmen vor große Heraus­for­der­un­gen.

Als Resultat von Aktionspunkt 13 des Projekts der Organisation for Economic Cooperation and Development (OECD) zur Bekämpfung von „Base Erosion and Profit Shifting“ (BEPS; zu Deutsch Gewinnverkürzung und Gewinnverschiebung) beinhalten die OECD-Richtlinien zu Ver­rech­nungs­preisen in ihrer überarbeiteten Version aus dem Jahr 2017 erweiterte Regelungen zur Ver­rech­nungs­preis­do­ku­men­ta­tion und zur länderbezogenen Bericht­er­stat­tung. Die Ziele der verschärften Anforderungen mit Blick auf die Ver­rech­nungs­preis­do­ku­men­tation sind unter anderem die Sicher­stellung der Anwendung des Fremd­ver­gleichs­grund­satzes sowie die Bereitstellung von nützlichen Informationen zur Bewertung der Ver­rech­nungs­preis­risiken des Steuerpflichtigen durch die Finanz­ver­wal­tung. Die OECD legt einen dreistufigen Ansatz für die Verrechnungspreisdokumentation fest. Dieser verpflichtet künftig multinationale Konzerne grundsätzlich zur Erstellung

  • einer Stammdokumentation (Master File), die die Geschäftstätigkeit des Konzerns darstellt,
  • einer Einzeldokumentation (Local File), die die Hintergründe getroffener Ver­rech­nungs­preise innerhalb des multinationalen Konzerns in einer bestimmten Jurisdiktion detailliert erläutert, sowie
  • eines länderbezogenen Berichts (Country-by-Country-Report), indem aggregierte In­for­ma­tionen und Schlüsselzahlen für jedes Steuer­ho­heits­gebiet aufzuführen sind, in denen der multinationale Konzern Tochtergesellschaften hat oder Betriebstätten unterhält.

Herausforderungen für den Mittelstand

Allein die standardmäßige Ausweitung der Verrechnungspreisdokumentation auf ein Master beziehungsweise Local File stellt in vielen Ländern eine deutliche Ausweitung der Doku­men­tat­ions­ver­pflich­tungen dar. Darüber hinaus wurde mit dem länderbezogenen Bericht eine komplett neue Reporting-Pflicht für multinationale Konzerne geschaffen. Das allein führt zu einer deutlichen Verschärfung der Anforderungen für die betroffenen Unternehmen. Darüber hinaus liegt die Im­ple­men­tie­rung und Umsetzung der Do­ku­men­ta­tions­an­for­de­rungen in der Hand der einzelnen Staaten. Die Umsetzung erfolgt dabei nicht immer einheitlich. Die länderübergreifende inkonsistente nationale Gesetzgebung bezüglich der Ver­rech­nungs­preis­do­ku­men­ta­tion ist für global vertretene Unternehmen undurchschaubar. Beispielsweise existieren unterschiedliche Fristen für das Einreichen von Stammdokumentation und Country-by-Country-Report sowie verschiedene Anforderungen an den Umfang der einzelnen Dokumente. Nachdem die OECD-Richtlinien nur einen Mindeststandard definieren, haben einige Länder, wie etwa ­China und Indien, die Anforderungen an die Ver­rech­nungs­preis­do­ku­men­ta­tion nach ihrem Belieben ausgeweitet. Selbst für multinationale Konzerne mit mehreren Spezialisten im Bereich Ver­rech­nungs­preise wird es schwierig, in diesem Umfeld den Überblick zu behalten. Als mittelständisches Unternehmen, das vielleicht gerade so über den jeweiligen Umsatz­grenzen liegt, ab denen die Erstellung und Übermittlung der Ver­rech­nungs­preis­do­ku­men­tation zu erfolgen hat, wird es schier unmöglich, diese Herausforderung ohne externe Unterstützung zu bewältigen. Grund hierfür ist die oft zu geringe Personalausstattung in der eigenen beziehungsweise konzerninternen Steuerabteilung, die sich gezielt mit Verrechnungspreissachverhalten auseinandersetzt und ein fachspezifisches Know-how mitbringt.

Effizienzplus durch Spezialtools

Auch aus Tax-Compliance und Risikomanagementsicht wird diese Art von IT-basierten Managementsystemen empfohlen.

Um den Verrechnungspreisprozess und die Do­ku­men­ta­tions­tätigkeiten in effizienter Weise zu automatisieren, empfiehlt sich der Einsatz von IT-basierten Tool-Lösungen. Diese helfen, die erweiterten Do­ku­men­ta­tions­an­for­de­rungen in den einzelnen Ländern zu bewältigen, ohne dauerhaft eigenes Personal in der Steuerabteilung aufzubauen. Weiterhin kann ein Tool-Einsatz mittelfristig sogar dazu führen, bestehende Beraterhonorare zu reduzieren. Auch aus Tax-Compliance- und Risikomanagementsicht wird diese Art von IT-basierten Managementsystemen empfohlen, um Prozessschritte besser dokumentieren und Arbeitsergebnisse sichern zu können. Besonders für mittelständische Unternehmen, die global vertreten sind, bietet ein IT-basiertes zentrales Ver­rech­nungs­preis­system die Möglichkeit, Prozesse und zwischenbetriebliche Transaktionen übersichtlicher zu gestalten. Ein Dashboard kann schnell und eindeutig zeigen, welche Dokumentationsanforderungen wo zu erfüllen sind und wie der aktuelle Stand bezüglich der Bearbeitung aussieht. Die automatisierte Zuordnung von Transaktionen zu den jeweils definierten Transaktionsmodulen ermöglicht eine direkte und unkomplizierte Identifizierung von undefinierten Transaktionen und damit von Risikopotenzialen. Arbeitsabläufe werden somit nach ihrer Definition zentral überprüfbar und Risiken besser ersichtlich.

Automatisierte Dokumentationsprozesse

Ein weiterer Bestandteil solch modularer Systeme ist die ­Automatisierung von Doku­men­ta­tions­prozessen. Hierbei handelt es sich um die automatisierte Nutzung vorgegebener Textbausteine (Module), die zentral oder auch lokal gemäß OECD-Richtlinien erstellt werden und von den Gesellschaften in die betreffenden Local Files importiert werden können. Dadurch ist es möglich, gleichartige Transaktionen in konsistenter Form zu dokumentieren. Gerade die Erstellung des ­Local Files, das sowohl zentral als auch dezentral organisiert werden kann, bedarf geregelter Workflows und Verantwortungsbereiche, um nicht nur die rechtzeitige Erstellung, ­sondern auch die inhaltliche Konsistenz zu gewährleisten. Insgesamt wird auf lange Sicht eine Tool-unterstützte Ver­rech­nungs­preis­do­ku­men­ta­tion unentbehrlich sein. Auch auf Anbieterseite ist zu beobachten, dass ent­spre­chen­de Tools modularisiert angeboten werden und auch für Mittelständler voraussichtlich schon bald in einer standardisierten Version preislich schnell interessant werden.

Technische Voraussetzungen

Die Erstellung einer Verrechnungspreisrichtlinie (TP-Guideline) ist – sofern nicht bereits vorhanden – der erste Schritt, um sich auf die Implementierung eines Tools vorzubereiten. Eine TP-Guideline bildet den prozessualen Rahmen für den Ver­rech­nungs­preis­prozess, der in einer Tool-Lösung abgebildet wird. Neben einer inhaltlichen Darstellung der Geschäfts­vor­fälle müssen auch die dazugehörigen Trans­ak­tions­volumen ermittelt und dokumentiert werden. Die Höhe der einzelnen Transaktionsbeträge lässt sich aus der sogenannten Transaktionsmatrix entnehmen. Diese ist Teil des Local Files. Sie stellt sämtliche Geschäftsbeziehungen mit verbundenen Unternehmen in einer Matrix dar und gibt einen Überblick über Art und Umfang der dazugehörigen Transaktionen. Dafür ist eine Analyse der Buchungs­daten notwendig. Grundsätzlich ist die implementierte Buchungssystematik entscheidend für das weitere Vorgehen. Je nach Buchungslogik können mehr oder weniger standardisierte Auswertungen notwendig sein, um die Erstellung der Trans­ak­tions­ma­trizen nachvollziehen und automatisieren zu können. Wenn auf Belegebene (Einzeltransaktion) notwendige Informationen, wie etwa Projekt- oder Vertragsnummern, mitgegeben werden, ist eine Auswertung einfacher möglich. Eine Analyse der Datenbasis, gegebenenfalls über den Konzern hinweg, ist vor der Implementierung einer Tool-Lösung und insgesamt für ein konsistentes Verrechnungspreissystem unumgänglich. Insofern kann man feststellen, dass sowohl eine konsistente Anwendung der Verrechnungspreisregeln sowie die Überprüfung dieser auf ihre BEPS-Konformität hin als auch die Schaffung einer konsistenten Daten­grund­lage für die Verrechnungspreise separat von einer Tool-Einführung als Best-Practice-Ansätze zu bezeichnen sind. Sie werden multinationalen Unternehmen den Umgang mit Verrechnungspreisen in Zukunft deutlich erleichtern.

Wettlauf mit Finanzverwaltungen

Ziel des OECD-Aktionsplans ist es unter anderem, globale Transparenz über Strukturen international tätiger Unternehmen zu schaffen. Das bedeutet auch, dass die Finanz­ver­wal­tun­gen nicht mehr nur immer schärfere Dokumentationsregeln erlassen, sondern auch den Austausch untereinander immer weiter ausbauen. Dabei haben die Finanzverwaltungen den unschätzbaren Vorteil, dass sie auf Unmengen von Daten unterschiedlichster Unternehmen zugreifen können und sich dadurch eine In­for­ma­tions­asym­me­trie zuungunsten der Steuerpflichtigen ergibt. Um den gestiegenen Anforderungen gerecht werden zu können, sind neue Teilschritte während des Verrechnungspreisprozesses erforderlich. Zum einen ist es von großer Bedeutung, ein kennzahlenbasiertes Risikomanagement zu etablieren, zum anderen ist die Konsistenz von Daten und Informationen im Rahmen des Doku­men­ta­tions­pro­zes­ses zu gewährleisten. Die Steuer­ab­tei­lungen werden sich in Zukunft – wenn nicht schon geschehen – mit einer möglichen Digitalisierung auseinandersetzen müssen. Dafür ist eine Investition in moderne IT-Systeme und entsprechende Tool-Lösungen unerlässlich. Um im Wettlauf mit den Finanzverwaltungen dabei nicht noch weiter ins Hintertreffen zu geraten, sollten sie zügig die Voraussetzungen für eine Digitalisierung schaffen und die Einführung von Tool-Lösungen proaktiv angehen. Es ist schon jetzt zu beobachten, dass Steuerpflichtige ansonsten ins Hintertreffen geraten und den Rückstand nur unter größten Bemühungen noch aufholen können.

Fazit und Ausblick

Das Thema Verrechnungspreise steht bei den Betriebsprüfungen weltweit dauerhaft und prominent auf der Agenda. Da ein Ende dieser Entwicklung leider nicht abzusehen ist und sich der Druck auf die Unternehmen mit steigender Erfahrung der Be­triebs­prüfer in manchen Ländern sogar noch vergrößern dürfte, sollte man Best-Practice-Lösungen implementieren, die beim Umgang mit den immer komplexeren Regeln rund um die Ver­rech­nungs­preise helfen.

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