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Der erste Schritt zur Digitalisierung Ihrer Kanzlei

Rechnungsversand

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Mit DATEV Eigen­or­ga­ni­sa­tion compact/classic/comfort können Sie Aus­gangs­rech­nungen ele­ktro­nisch ver­senden.

Steuerberatungskanzleien werden zunehmend digitaler. Das erleichtert Prozesse und beschleunigt Abläufe. Für eine erfolgreiche Arbeitsweise sollten Sie zunächst den größten Zeitfresser – den Rech­nungs­ver­sand – digital umstellen. Rechnungen müssen gedruckt, gefaltet und kuvertiert werden. Wenn nun Rechnungsaus- und -eingang digitalisiert sind, können die frei gewordenen Kapazitäten anderweitig sinnvoll genutzt werden. Ein weiterer Vorteil: Die Rechnung geht umgehend und sicher beim Mandanten ein. Im ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kann sie sogar direkt automatisch verbucht werden. In einer immer schneller agierenden Wirtschaft ist diese Beschleunigung ein Garant für Wett­be­werbs­fähigkeit. Immer mehr Kanzleien und Unternehmen erkennen dieses Einsparpotenzial für sich und nutzen den digitalen Rechnungsversand.

Elektronische Rechnungen lassen sich ohne viel Aufwand in den Kanzleiprozess integrieren. Um den Umstieg auf die digitale Rechnungsschreibung so einfach wie möglich zu gestalten und den Aufwand möglichst gering zu halten, empfiehlt sich eine schrittweise Umstellung. Wenn Sie mit einer bestimmten Leistungsart oder einer übersichtlichen Kundengruppe beginnen, lassen sich erste Er­fah­run­gen sammeln und im Anschluss in größeren Bereichen schneller implementieren.

Zwei Möglichkeiten des elektronischen Rechnungsversands

Setzen Sie in Ihrer Kanzlei Unternehmen online ein, können Sie die Ausgangsrechnungen an Ihre Mandanten direkt in den Mandantenbestand übertragen. Anderenfalls können Sie Aus­gangs­rech­nungen einzeln oder im Serienversand per E-Mail an Ihre Mandanten verschicken.

In beiden Fällen können Sie entscheiden, in welchem Format die elektronischen Rechnungen versandt werden sollen: ZUGFeRD-Rechnungen mit einem standardisierten Rechnungslayout zur automatischen Verbuchung beim Mandanten oder PDF-Rechnungen mit Ihrem Kanzleibriefkopf. Damit Rechnungen digital versendet werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Wenn der Mandant Ihre Rechnung in elektronischer Form erhalten möchte, muss er aus Sicht der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) auf die Schriftform- und Unter­schrifts­er­for­der­nis des § 9 Abs. 1 StBVV verzichten. Aus Beweis­gründen wird empfohlen, den Verzicht mit dem Mandanten schriftlich festzuhalten. Soll die Rechnung per E-Mail versandt werden, muss eine vertrauliche E-Mail-Kommunikation sichergestellt werden. Der Steuerberater ist verpflichtet, die Mandan­ten­daten zu schützen. Das bedeutet, die E-Mail wird verschlüsselt versendet und ist ge­set­zes­kon­form auf­zu­be­wahren. Mit DATEV E-Mail-Verschlüsselung in Verbindung mit DATEVnet unterstützen wir Sie bei der vertraulichen und sicheren E-Mail-Kommunikation. Wenn Sie DATEV Eigenorganisation compactclassic verwenden, müssen Sie die Rechnungsschreibung auf die aktuelle Rechnungsausgabe umgestellt haben. Ansonsten können die Rechnungen nicht digital verschickt werden.

Umstellung der Rechnungs­formulare in DATEV Eigen­or­ga­ni­sation compact / classic

Die Umstellung ist notwendig, um die Lauffähigkeit der Rechnungsausgabe und somit die Rech­nungs­schrei­bung Ihrer Kanzlei zu sichern. Beachten Sie, dass mit der Installation der DATEV-Programme 12.1 die bisherige Rechnungsausgabe in Eigen­or­ga­ni­sa­tion compact/classic nicht mehr unterstützt wird. Sowohl die Schaltflächen für „Rechnung drucken und verarbeiten“ und „Probe-/Wiederholrechnung drucken“ unterhalb „Übersicht | Rechnungen“ als auch diejenigen der Rechnungsdisposition sind ab diesem ­Zeitpunkt inaktiv. Sollten Sie bis dahin noch mit der alten Rechnungsausgabe ­arbeiten, können Sie keine Rechnungen mehr drucken und verarbeiten. Stellen Sie jetzt auf die modernisierte Rech­nungs­aus­gabe um. Bis zum 28. Februar 2019 steht Ihnen hierfür noch der Um­stel­lungs­as­sis­tent Rech­nungs­for­mu­lare zur Verfügung.

Fotos: Dilen_ua; elenabs; Mykyta Dolmatov / Getty Images