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Chancen nutzen

Digitales Lohnbüro

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Das Schlag­wort Digi­ta­li­sie­rung be­deutet für Mit­ar­bei­ter vor allem eines: sich an neue Pro­zesse zu ge­wöh­nen.

Auch die Prozesse in der Zusammenarbeit mit Mandanten haben sich durch die Digitalisierung geändert. So beispielsweise in der Steuer­be­ra­tungs­kanzlei Ralf Bäder mit Sitz in Bad Kreuznach. Treiber des Umstellungsprozesses war Mitarbeiter Thomas Eckes. „Ich habe selbst lange Zeit den Lohn gemacht und gemerkt, dass es an manchen Stellen besser laufen könnte“, erzählt der Bilanzbuchhalter.
Er überzeugte seinen Chef davon, bei der Be­stands­aufnahme der Prozesse ein Consulting-Team der DATEV einzubinden. Eine gute Entscheidung. Es stellte sich schnell heraus, dass jeder der Lohnsachbearbeiter anders vorging. Das lieferte erste Ansätze, wie der Prozess ver­ein­heit­licht werden könnte. Zweite wichtige Erkenntnis: „Wir haben gemerkt, dass es auch wirtschaftlicher ist, wenn wir digitalisieren“, so Eckes.
Doch die Bestandsaufnahme war nur der erste Schritt. Im zweiten Schritt erarbeitete Thomas Eckes mit seinen Consulting-Ansprechpartnern ein gemeinsames Verständnis, wie die Prozesse in der Kanzlei künftig aussehen sollten. Wichtig war der Kanzlei, keine Auswertungen mehr auf Papier zu verschicken und von den Mandanten umgekehrt so viele Dokumente wie möglich aus der Per­so­nal­wirt­schaft – wie beispielsweise Arbeitsverträge und abrechnungsrelevante Daten – digital zu erhalten. „Der Gedanke, die Auswertung an den Mandanten über DATEV Unternehmen online zu übermitteln, war auch für mich erst einmal neu, hatte aber seinen Reiz“, so Eckes. Argumente für seinen Chef lieferte ihm der Leitfaden zum Aufbau eines digitalen Lohnbüros, den DATEV ihren Mitgliedern anbietet und der den Einstieg in die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten beschreibt.

Mitarbeiter aktiv einbeziehen

Entscheidend für den Erfolg war die Arbeit mit Unternehmen online.

Kanzleichef Ralf Bäder stand von Anfang an hinter seinem Mitarbeiter. „Der klassische Steuerberater macht keinen Lohn, und daher ist es für diesen schwer einzuschätzen, was die Mitarbeiter eigentlich konkret machen. Mein Chef hat sich auf mich verlassen, zumal er auch an einer ein­heit­lichen Arbeitsweise interessiert war“, erinnert sich Eckes.
Dann ging es darum, die Lohnsachbearbeiter zu überzeugen. Thomas Eckes und Ralf Bäder setzten sich mit ihnen zusammen, um die Ergebnisse aus der Consultinganalyse zu besprechen und zu skizzieren, wie sie sich den optimalen digitalen Ablauf vorstellen. Einige reagierten skeptisch, manche waren sofort begeistert. „Die, die dagegen waren, hatten Angst nach dem Motto: Wenn ich alles nur noch am Bildschirm habe, vergesse ich auch vieles. Die, die begeistert waren, freuten sich, dass sie Zeit sparen und diese Zeit in andere Aufgaben stecken können“, erzählt Eckes. Er und Ralf Bäder reagierten: Die Kanzlei stellte sich neu auf, Bäder verteilte die Aufgaben entsprechend der Stärken und Präferenzen der Mitarbeiter. Heute hat sich der Deckungsbeitrag der Kanzlei verdoppelt.
Kaum Überzeugungsarbeit gab es bei den Mandanten zu leisten. „Wir sind recht individuell auf deren Bedürfnisse eingegangen und haben die Prozesse so gestaltet, wie sie es sich wünschten“, so Eckes. Nur wenige sagten, sie wollen weiterhin alles per Post erhalten. Andere reichten anfangs ihre Unterlagen auf Papier ein. Die Lohn­sach­be­ar­bei­ter digitalisierten die Unterlagen und schickten sie über verschlüsselte E-Mails zurück an ihre Mandanten. „Die meisten merkten dann relativ schnell, dass der digitale Prozess auch Vorteile hat.“ Entscheidend für den Erfolg war die Arbeit mit Unternehmen online, „auch wenn es da anfangs schon Mandanten gab, die Schwie­rig­keiten hatten“. So waren die Lohnauswertungen zur damaligen Einführung von Unternehmen online noch sehr umständlich. Aber auch diese Hürde war mit Unterstützung der Kanzlei in wenigen Wochen gemeistert. Heute orientieren sich die Prozesse in der Kanzlei Bäder am Musterprozess zur digitalen Zusammenarbeit mit Mandanten.
„Zwar nutzen unsere Mandanten die Lohn­vor­er­fas­sung nicht, aber egal wie die Daten bei uns ankommen, ob per Fax oder per E-Mail, es wandert in die digitale Personalakte. Anlagen wie Arbeitsverträge oder Stundenzettel werden darin archiviert, sodass wir diese im Bedarfsfall, wie etwa einer Prüfung, auf einem Datenträger zur Verfügung stellen können“, erzählt Thomas Eckes. Alle Auswertungen werden den Mandanten in Unternehmen online bereitgestellt. Mandanten, die Unternehmen online noch nicht einsetzen, erhalten die Auswertungen per E-Mail. Da die Kanzlei die E-Mail-Verschlüsselung einsetzt, ist auch der Datenschutz kein Problem. Thomas Eckes ist sich aber sicher, dass, haben sich die Mandanten erst einmal umgewöhnt und den Vorteil von Unter­nehmen online erkannt, sie über kurz oder lang auf die E-Mail verzichten.
„Arbeitnehmer online findet auch immer mehr Anklang bei den Arbeitnehmern unserer Mandanten“, so Eckes weiter. Zwar stoße man bei Handwerksbetrieben mit älteren Arbeitnehmern noch auf taube Ohren, doch das seien Ausnahmen. Schließlich liegen die Vorteile auf der Hand: Der Arbeitnehmer hat alles an einer Stelle und kann nichts verlieren. Er hat keinen Aufwand, die Auswertungen zu verteilen. Und es passieren damit auch keine Datenschutzpannen, wie etwa das Vertauschen der Auswertungen.
Thomas Eckes weiß, dass die Digitalisierung ohne das DATEV-Consulting weitaus länger gedauert hätte. „Die Unterstützung war sinnvoll und ich würde sie jedem empfehlen. Man bekommt Punkte gezeigt, an die man selbst gar nicht denkt. Vor allem aber nimmt das Consulting diejenigen Mitarbeiter mit, die Ängste vor der Digitalisierung haben“, fasst Thomas Eckes zusammen – so gut, dass die Ängste in kürzester Zeit vergessen sind.
Für jeden, der seine Kanzlei ebenfalls digitaler machen möchte, ist für Thomas Eckes der Lohn ein guter Einstieg. „Wer noch nicht damit an­ge­fangen hat, sollte sofort umstellen – und das die Mitarbeiter machen lassen.“ Denn ein Blick in die Vergangenheit zeige, dass die Arbeit nicht weniger werde. Nur anders.

 


 
 

 

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