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Die Gründerszene wächst

Start-up

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In Zeiten eines wirt­schaft­lich guten Umfelds sowie des di­gi­talen Wandels werden abstrakte Ideen häufig in ein neues Ges­chäfts­modell umgesetzt. Für Steuer­be­rater ist dies ein nicht zu unter­schät­zen­des sowie in­te­res­santes Be­ra­tungs­feld – denn in jedem Start-up steckt Potenzial.

Steuerberater sind aufgrund ihrer finanzwirtschaftlichen Expertise der richtige Ansprechpartner, um einem Start-up in allen Bereichen beratend zur Seite zu stehen. Daher fassen wir die Begriffe Start-up oder Existenzgründung in unserer Kanzlei weit. Neben der klassischen Neugründung, bei der eine ursprüngliche Idee aus der Hinterhofgarage in ein Unternehmen überführt wird, gibt es eine Vielzahl weiterer Fälle, die darunterfallen. Vor allem im Rahmen von Geschäftsübernahmen, Management-Buy-in oder -Buy-out, Gründung von Gemeinschafts­praxen oder anderer Joint Ventures ist eine nahe Betreuung durch einen Steuerberater essenziell. Dabei sind zwei Phasen im Zusammenhang mit der Beratung eines Start-ups zu unterscheiden: die Gründungsphase und die Nachgründungsphase.

Gründungsphase

In der Gründungsphase erwartet der Gründer von seinem Berater, dass er die Erfolgsaussichten der Gründung bereits im Vorfeld abzuschätzen weiß. Bietet die Gründung eine nachhaltige Existenzgrundlage? Weiter erwartet der Start-up-Unternehmer, dass der Berater in der Lage ist, die Gründungsidee zu einer tragfähigen Gründungskonzeption auszuarbeiten. Betriebswirtschaftliche Kenntnisse werden hier gefordert. Schließlich braucht der Gründer auch die beratende Mitwirkung bei der Beschaffung von Finanzmitteln. Insoweit sind gute Kontakte und Ver­hand­lungs­ge­schick gefordert. Der Schwerpunkt der Beratung in der Gründungsphase liegt jedoch in der Erstellung des Business-Plans beziehungsweise in der Fi­nan­zie­rungs­be­schaffung.

Steuerberater als geborener Business-Planer

Wir Steuerberater verfügen über solide Kenntnisse in allen Bereichen des Rech­nungs­wesens. Unser Tagesablauf wird bestimmt durch das Umgehen mit Zahlen. Nicht zuletzt deshalb dürfen wir uns mit Recht als geborene Business-Planer bezeichnen. In unserer Beratungspraxis grenzen wir die Begriffe Business-Plan und Unter­neh­mens­planungs­rechnung voneinander ab. Denn nicht jede Unter­nehmens­planung ist ein Business-Plan, aber jeder Business-Plan beinhaltet eine Unter­neh­mens­pla­nungs­rechnung. Letztere ist die quantitative Seite des Business-Plans. Diese Unter­schei­dung ist für uns insbesondere bei der Berichterstellung relevant.

Die Spreu vom Weizen trennen

Nicht selten scheitert das Projekt schon in dieser Phase, und der Berater hat sich viel Ärger und Zeit gespart.

Der Abschnitt Gründungs­idee/Ge­schäfts­modell sollte idealerweise vom Man­dan­ten geliefert werden. Daher bitten wir den Mandanten, diesen Berichtsteil selbst zu formulieren. Schließlich geht es hierbei um das Herzstück seines Vorhabens, nämlich der präzisen Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen, die er produzieren beziehungsweise anbieten will, und insbesondere um die Beantwortung der Frage, wo das neue Produkt oder die Dienstleistung im Wettbewerbsumfeld steht. Die Qualität der vom Mandanten eingereichten Unterlagen ist für uns ein wichtiges Indiz für die Solidität sowie die Managementqualität des Gründers. Bereits an dieser Stelle trennt sich oft die Spreu vom Weizen. Nicht selten scheitert das Beratungsprojekt schon in dieser Phase, und der Berater hat sich viel Zeit und Ärger gespart. Wir sind mittlerweile dazu über­ge­gangen, den vom Unternehmer selbst erstellten Berichtsteil, gegebenenfalls nach sachlichen und redaktionellen Korrekturen, als solchen wörtlich in den Gesamtbericht zu übernehmen. Wir heben diesen Teil von den sonstigen Berichtsteilen farblich oder mittels besonderer Schriftform ab. Der Adressat des Business-Plans soll den Beraterteil vom Mandantenteil unterscheiden können. Bei größeren Projekten werden zwei separate Berichte gefertigt, ein Mandantenbericht und ein Beraterbericht.

Planungsszenarien

Die von uns im Programm DATEV Unternehmensplanung erstellte Planungsrechnung soll die monetäre Unternehmensentwicklung wiedergeben. Die Bestandteile einer soliden integrierten Finanzplanung sind im Wesentlichen stets die Liquiditätsplanung, die Plan-Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie die Planbilanz (Mindestbestandteile). Wichtig ist, dass die drei Bestandteile des Rechenwerks so aufeinander abgestimmt sind, dass das finanzielle Gleichgewicht gewahrt ist, nämlich die Gewährleistung einer Mindestrendite für die potenziellen Geldgeber, die Gewähr­leis­tung der jederzeitigen Liquidität des Unternehmens und die Absicherung der finanziellen Flexibilität durch ausreichenden Finanzierungsspielraum sowie die optimale Verteilung des unter­neh­me­rischen Risikos auf Eigen- und Fremdkapital. Um das finanzielle Gleichgewicht planerisch abzubilden, bedarf es regelmäßig mehrerer Planungsszenarien beziehungsweise -versionen. Wir erstellen die Planung nicht für den Mandanten, sondern mit dem Mandanten. In Anwesenheit des Mandanten simulieren wir die kritischen Erfolgsfaktoren seines Vorhabens im DATEV-Programm; planen heißt diskutieren – nicht dirigieren! Der Einsatz moderner Präsentationstechnik erweckt beim Gründer stets Eindruck. Allerdings erfordert diese Methodik vom Steuerberater einen sicheren Umgang mit Technik und Programm. Jedenfalls wird der Gründer danach ein sicheres Gefühl für die finanziellen Eckdaten seines Projekts haben. Gemeinsam wird dann die finale Planungsrechnung für den Bericht verabschiedet, den wir mit dem Berichts-Tool der DATEV fertigen. Im Planungsbericht werden dann die Planungsgrundlagen und insbesondere die Planungsprämissen von uns dokumentiert. Um etwaige Haftungsgefahren abzuwenden, muss im Bericht klar ersichtlich sein, ob es sich bei den Planungsprämissen um nachprüfbare Tatsachen oder um Annahmen handelt. Diese dürfen selbstverständlich in keinem Widerspruch zu anderen Unterlagen, Auskünften oder sonstigen Erkenntnissen stehen. Niemals darf eine Planungs­rech­nung unser Haus ohne Bericht verlassen!

Liquiditätsplanung

Im Mittelpunkt unserer Betrachtungen steht auch die Liquiditätsplanung. Sie weist den Kapitalbedarf des Vorhabens nach und stellt dar, mit welchen Finanzierungsquellen die Finanzierungslücke gedeckt werden soll (Kapitaldeckung). Im Ergebnis muss damit über den Zeithorizont der Planungsrechnung die Liquidität gesichert sein, im Sinn einer jederzeitigen Fähigkeit des Unternehmens, seine finanziellen Ver­pflich­tun­gen erfüllen zu können. Der Zeit­horizont unserer Planungen erstreckt sich meist über fünf Jahre und stellt sogar die monatliche Entwicklung der liquiden Mittel dar. Meist haben die Adressaten des Business-Plans und deren Entscheider (Bankenvorstände, Gremien von Förderbanken oder Venture-Capital-Gesellschaften) nicht die Zeit, den Business-Plan vollumfänglich zu studieren. Daher beschäftigen sich die ent­schei­dungs­ver­ant­wort­lichen Manager intensiv zumeist nur mit diesem Abschnitt im Bericht. Das Summary muss daher schon ab der Geschäftsidee des Unternehmens begeistern und zum Weiterlesen motivieren. Wenn der Berater im Summary keinen guten Eindruck hinterlässt und die Adressaten nicht für das Unternehmen einnehmen kann, dann wird oft der Rest nicht mehr gelesen. Die Zusammenfassung ist mithin der anspruchsvollste Teil, weil einerseits der gesamte Inhalt des Business-Plans kurz und prägnant gebündelt ist und andererseits der Leser mitgerissen werden muss. Hier kommt es insbesondere auf das Formulierungsgeschick an. Wir unterschreiben das Summary. Der Mandant unterschreibt im Bericht eine Erklärung zur Vollständigkeit und Richtigkeit der gemachten Angaben. Als regional und überregional bekannte Kanzlei pflegen wir unsere guten Kontakte zu den Kreditinstituten und (Risiko-)Kapitalgebern, damit wir die Gründungsprojekte im Bedarfsfall vortragen können. Das ist nichts Neues und jedem guten Berater inhärent. Neu ist aber, dass wir die Finanzpartner in den Gründungs- und Planungsprozess frühzeitig einbinden. Nicht selten verändern die Sachbearbeiter der Kreditinstitute in mehreren Szenarien die Planungen, bis es auch für sie passt. Dieser iterative Prozess schafft Vertrauen zwischen Gründer und Bank.

Nachgründungsphase

Die Beratung von Existenzgründern ist anspruchsvoll. Neben den allgemeinen Formalitäten, die zum Kerngeschäft eines Steuerberaters gehören (Betriebs­er­öff­nungs­bogen, Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen und Finanzbuchhaltung, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen usw.), benötigen diese Mandanten eine sehr, sehr enge Führung. Wir sind für den Gründer Vorbild, Mentor und gutes Gewissen in einer Person. Die Basis für die laufende Beratung ist eine aktuelle Finanzbuchhaltung. Sie ist zeitnah zu erstellen, da nur ein aktuelles Zahlenwerk die Möglichkeit der schnellen Reaktion gewährleistet. In der Regel zeichnen sich die meist jungen Unternehmer durch eine hohe EDV-Affinität aus. Wir machen uns dies zunutzen und arbeiten von Anbeginn mit DATEV Unternehmen online. Damit erfolgt der Datenaustausch auf eine unkomplizierte Art und Weise. Die Erfassung der Finanz­buch­hal­tung ist somit jederzeit laufend möglich, sodass eine zeitnahe Reaktion auf Veränderungen gewährleistet wird. In unseren Beratungsgesprächen erläutern wir auch den Vorteil von Unternehmen online für den Mandanten. Bei stringenter Anwendung hat er jederzeit und überall auf der Welt seine Finanzen im Blick und kann mit dieser Anwendung vom Zahlungsverkehr bis hin zur eigenen Jahres­ab­schluss­analyse arbeiten.

Regelmäßiges Controlling

Der ursprünglich ausgearbeitete Business-Plan dient als Referenz sowie zur Steuerung des tatsächlichen Ergebnisses. Der Analyse des Soll-Ist-Vergleichs kommt eine entscheidende Rolle zu. Insbesondere sehen sich Start-ups oftmals mit unvorhergesehenen Tatsachen konfrontiert, auf die reagiert werden muss. Der Business-Plan ist dabei nicht als einmaliges Projekt anzusehen, sondern wird von uns in den ersten Jahren regelmäßig mit den aktuellen Erkenntnissen aktualisiert und fortgeschrieben, um eine tatsächliche Beurteilung der Unternehmenslage abbilden zu können. Stichwort: Der Business-Plan lebt. Unterjährig erstellen wir bei Gründern stets einen Forecast (Hochrechnung von Ist- und Planzahlen). Dabei ist der DATEV Controllingreport ein zuverlässiges und anschauliches Werkzeug. Wichtigster Punkt für einen Gründer ist die Aufrechterhaltung der Zahlungsfähigkeit. Wenn es eng wird, erfordert der Erhalt von zusätzlichen finanziellen Mitteln ein regelmäßiges Monitoring der Liquiditätssituation. Die Ableitung einer Liquiditätsvorschau aus der laufenden Buchhaltung ist hierfür die Basis. Hier setzen wir das ­DATEV-Tool Liquiditätsvorschau ein. Insbesondere auch aus insolvenzrechtlichen Gründen sowie mit Blick auf den Schutz der Geschäftsführer vor strafbaren Handlungen ist hier eine detaillierte Beratung erforderlich und unausweichlich. Folglich ist es zu empfehlen, im Rahmen von regelmäßigen Jour-fixe-Terminen, etwa einmal pro Monat, die Ergebnisse und aktuellen Erkenntnisse mit dem Mandanten zu besprechen. Auch schärfen diese regelmäßigen Treffen das Verständnis des Beraters und helfen dabei, das auf­be­reitete Zahlenwerk besser zu analysieren. Es gilt, hier für den Mandanten die Zahl der unvorhergesehenen Ereignisse möglichst zu minimieren.

Honorar und Haftung

Wir schließen bei betriebswirtschaftlichen Beratungen stets einen schriftlichen Beratungsvertrag ab, in dem die Beratungsziele sowie der Auftragsumfang möglichst kurz festgehalten werden. Durch eine schriftliche Auf­trags­be­schrei­bung lässt sich mit großer Sicherheit eine Erwartungslücke zwischen Mandant und Steuerberater vermeiden, also ein Auseinanderklaffen hinsichtlich derjenigen Dinge, die der Steuerberater aus Sicht des oft unsicheren Gründers hätte tun sollen, sowie jener Leistungen, die der Steuerberater dann tatsächlich erbringt. Ungeachtet dessen lässt sich auch das (Tabu-)Thema Honorar sowie die Beschränkung von Haftungsrisiken mit einem Beratungsvertrag oder zumindest einer schriftlichen Auftragsbestätigung besser bewältigen. Wichtig ist, dass mit dem Gründer auch der Fall des Scheiterns seiner Idee besprochen wird und dass auch dann dennoch ein Honorar anfällt. Aus Haftungsgründen sollte im Planungsbericht auch eine Plausibilitätsklausel enthalten sein, die besagt, dass keine Garantie für die Erreichbarkeit der Ergebnisse übernommen werden kann. Eine Planung kann per se nie sicher sein! Wir halten im Auftrag auch fest, wer die Adressaten der Beratungsberichte sind. Mit einer so­ge­nann­ten Weitergabeklausel verhindern wir, dass an Dritte weitergegebene Berichte zu Dritthaftungen führen können.

Fotos: Johner Images / Getty Images

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