Kanzleimanagement |

Eine helfende Hand

Kanzleimanager

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In vielen Unter­nehmen ist es Usus, dass sich nicht mehr die Leitung, sondern ein Manager um das Con­trol­ling, rei­bungs­lose Abläufe oder die Füh­rung der Per­so­nal­akten kümmert. Aber kennen Sie steuerliche Berater, Wirt­schafts­prüfer und Rechts­an­wälte, die einen Kanzlei­manager be­schäf­tigen? Dabei können sie die Leitung er­heblich entlasten.

Zwei Chefs, 25 Mitarbeiter und eine Kanzleimanagerin. Karen Elfers und Torsten Seidel leiten die Steuer­be­ra­tungs­ge­sell­schaft Seidel Elfers TAX UNIT PartG mbB sowie die Wirt­schafts­prü­fungs­ge­sellschaft S.E. AUDIT UNIT GmbH in Hannover, zusammen SE Unit. Seit sechs Jahren engagieren sie Kanzleimanager, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Beratung ihrer Mandanten. Kanzleimanager entlasten die Berater bei ihren Management- und Führungs­auf­gaben. Als Bindeglied zwischen Kanzleileitung und Mitarbeitern benötigen sie Kom­mu­ni­ka­tions­fähigkeit, soziale Kompetenz und Organisationstalent. Sie sind nämlich nicht nur erster Ansprechpartner für das Team, sondern betreuen oft auch das Controlling, Auf­trags­ma­nage­ment, Prozess- und Qualitätsmanagement, unterstützen beim Recruiting, bereiten Präsentationen vor und leiten das Sekretariat. Auch die Man­dan­ten­kom­mu­ni­kation kann zu den Aufgaben eines Kanzleimanagers gehören.
„Die Aufgaben eines Kanzleimanagers sind so individuell wie die Kanzlei, in der er arbeitet“, stellt Torsten Seidel fest. Mit dem Einstieg der neuen Kanzleimanagerin Anfang des Jahrs hat sich bei SE Unit deshalb auch das Auf­gaben­gebiet geändert. Als ausgebildete Bilanzbuchhalterin betreut Apostolia Toumanidou auch ergänzend die interne Buchführung der Kanzlei. Die Rechnungs­schrei­bung, die noch ihre Vorgängerin Sabine Linnenkohl verantwortete, wanderte dafür wieder zurück ins Sekretariat.
Beide arbeiteten schon vorher in der Kanzlei. Linnenkohl zuerst im Sekretariat, nach einem berufsbegleitenden BWL-Studium als Betriebswirtin und Toumanidou als Bilanzbuchhalterin. „Uns ist es wichtig, dass der Kanzleimanager aus unseren Reihen kommt. Wenn Abläufe und Hinter­gründe bereits bekannt sind, erleichtert das vieles“, resümiert Torsten Seidel.

Der Kanzleimanager als Mitglied der Kanzleileitung

Die Kanzleimanagerin ist Mitglied der Kanzleileitung, ein guter Draht zu den Mitarbeitern ist essenziell. Ohne deren Unterstützung und Vertrauen könnten Projekte gar nicht durchgeführt werden. „Trotz meiner überfachlichen Tätigkeit hat das Menschliche Priorität“, betont Toumanidou. Als erste Ansprechpartnerin der Mitarbeiter steht ihre Tür deshalb immer offen, gleich ob es um Programmfragen geht oder Persönliches wie Anregungen oder Konflikte im Team.
Auf diese abwechslungsreiche Tätigkeit hat sie sich mit einer Weiterbildung vorbereitet. Das einwöchige Blockseminar mit anschließender Prüfung umfasste Themen wie Mitarbeiter- und Mandantenkommunikation und Controlling. Aber auch die synchrone Überleitung von Sabine Linnenkohl war wichtig. Nach fünf Jahren hatte sie wertvolles Erfahrungswissen aufgebaut, das beim Übergang nicht verloren gehen sollte. Schon einige Monate vor der Übergabe setzten sich die beiden deshalb regelmäßig zusammen und gingen die Aufgaben gemeinsam durch. „Es war von Vorteil, dass wir jahrelang im selben Unternehmen gearbeitet haben. Die Geschichte der Kanzlei, deren Mitarbeiter und fachliche Hintergründe waren schon bekannt“, erinnert sich Linnenkohl.
Beim Wechsel der Kanzleimanagerin Anfang des Jahrs wurde den Chefs dann wieder bewusst, welche Aufgaben ihnen die letzten Jahre geräuschlos abgenommen worden waren. Die Vor­aus­wahl bei der Neueinstellung von Azubis zum Beispiel, das Organisieren der Weiterbildungen oder auch die Überarbeitung der Homepage. „Bei manchen Themen hat Frau Toumanidou noch Fragen oder handhabt sie anders“, sagt Torsten Seidel.

Das Kanzleimanagement ist ein Vehikel, um den gestiegenen Anforderungen der digitalen Transformation gerecht zu werden.

„2005, 2006 waren wir noch ganz analog. Inzwischen müssen wir in der digitalen Welt schneller agieren als früher, zum Beispiel in der Man­dan­ten­kom­mu­ni­kation. Das Kanzleimanagement ist ein Vehikel, um den gestiegenen An­for­de­rungen der Transformation gerecht zu werden“, beschreibt Torsten Seidel die Veränderungen der letzten Jahre. Effizientes und nachhaltiges Handeln ist gefragt. Die Rezertifizierung des Qualitätsmanagements, die Organisation der IT und die Umsetzung des Datenschutzes liegen deshalb auch in Toumanidous Händen. Die Kanzlei­leitung konzentriert sich auf die fachliche und organisatorische Weiter­ent­wick­lung der Kanzlei.
Es geht darum, nicht nur in der Kanzlei, sondern auch an der Kanzlei zu arbeiten. Die Be­schäf­ti­gung eines Kanzleimanagers ist für Karen Elfers und Torsten Seidel daher unerlässlich. „Seitdem ich Partner bin“, so Karen Elfers, „hatte ich eine Kanzlei­ma­na­gerin an meiner Seite – und möchte sie nicht mehr missen.“

Fotos: eugenesergeev, kenzaza  / Getty Images

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