Einheitlich geplant

Die Standardisierungsbestrebungen von Kassendaten sind im Rahmen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen absolut zu begrüßen. Bislang jedoch liegt von gesetzgeberischer Seite kein passendes semantisches Datenmodell für die inhaltliche Ausgestaltung der einheitlichen Schnittstelle vor. Der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) hat sich bereits Anfang 2016 mit der Standardisierung von Kassenaufzeichnungen beschäftigt und dazu verschiedene Experten aus Wirtschaft und Verwaltung an einen Tisch gebracht. So sind Hard -und Softwarehersteller von Kassensystemen, IT-Dienstleister und Software-Anbieter von Buchführungsprogrammen, Vertreter des steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufsstands sowie Vertreter der Finanzverwaltung in der Arbeitsgruppe vertreten.

Die Arbeitsgruppe verfolgt insbesondere die folgenden Ziele, die mit der Standardisierung erreicht werden sollen:

• einheitliche Datenbereitstellung für die Finanzverwaltung (Außenprüfungen, Umsatzsteuer- und Kassennachschau)
• Ermöglichung der Auslagerung aller im jeweiligen System generierten Kassendaten in ein Archivsystem (Kasseneinzeldaten und Kassenabschlüsse)
• Ermöglichung einer möglichst automatisierten (Weiter-)Verarbeitung der strukturierten Kassendaten in der Finanzbuchführung sowie unterstützender Vollständigkeits- und Plausibilitätsbeurteilungen (betriebswirtschaftliche Analysen) durch den Kassenführenden

Angesichts der vom Gesetzgeber geforderten einheitlichen digitalen Schnittstelle sollen auch Unsicherheiten bezüglich der Datenaufbereitung und Archivierung abgebaut werden. Daher beabsichtigt die Arbeitsgruppe in der Zusammensetzung von Experten aus Wirtschaft und Verwaltung, mit der inhaltlichen Standardisierung von Kassendaten ein Erfolgsmodell für die weitere Ausgestaltung der gesetzlichen Anforderungen zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen aufzuzeigen.

Struktur der Taxonomie der Kassendaten

Das Stammdatenmodul enthält Informationen zum Datensatz (zum Beispiel Erstellungsdatum, Berichtsnummer, Version der Taxonomie), Informationen zum Aufzeichnungsgerät und zur Berichtsperiode sowie Angaben zum Unternehmen. Eine Stammdatenhistorisierung ist nicht notwendig, da bei Erzeugung des Datensatzes sämtliche Stammdaten mit dem jeweiligen Bewegungssatz im Einzelaufzeichnungsmodul gespeichert werden.
In dem Kassenabschlussmodul sind die aggregierten Werte aller Einzelbewegungen getrennt nach Geschäftsvorfall und Zahlungsart dargestellt. Dabei werden ausschließlich Geschäftsvorfälle aggregiert, die für die umsatzsteuerliche und ertragsteuerliche Weiterverarbeitung Relevanz besitzen. Das Kassenabschlussmodul stellt somit die notwendige Basis für die gesetzlich geforderte Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der aggregierten Werte für die nachgelagerte und verdichtete buchhalterische Abbildung im Rechnungswesen dar. Anhand des Kassenabschlussmoduls ist die Einhaltung des Prüfungspfads von der verdichteten Einzelbuchung, wie beispielsweise der gesamten Bareinnahmen eines Tages, über das Kassenabschlussmodul bis zu den jeweiligen Einzelaufzeichnungen im Einzelaufzeichnungsmodul und zurück sichergestellt. Darüber hinaus bietet das Kassenabschlussmodul die Möglichkeit, den tatsächlich gezählten Bargeldbestand einer Kasse im Hinblick auf die Kassensturzfähigkeit rechnerisch abzubilden.
Das Einzelaufzeichnungsmodul ist das Kernelement der Kassentaxonomie, da hier sämtliche Details des aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfalls hinterlegt werden. Anhand dieser Struktur werden die Anforderungen an die Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung – AO) und die Angaben auf dem Beleg sichergestellt. Wie auch bereits heute in einigen Kassensystemen etabliert, werden die einzelnen Transaktionen entsprechenden Typen (sogenannte Bontypen) zugeordnet. Mithilfe dieser Kategorisierung lassen sich Transaktionen etwa zwischen Rechnungen, Lieferscheinen und reinen Bestellungen differenzieren. Aber auch Merkmale für eine transparente Darstellung der Storno- oder Trainingsbuchungen sowie der Zahlungswege sind in der Datensatzbeschreibung vorgesehen.
Die Kassentaxonomie sieht grundsätzlich einen sehr hohen Detailierungsgrad bei der Erfassung der Informationen am Kassensystem vor und ist darüber hinaus für weitere nicht strukturierte Sachverhalte noch individualisierbar. Das hat aber nicht zur Folge, dass sämtliche Kassensysteme auch diesen Detailierungsgrad unterstützen müssen. Am Markt werden eine Reihe von Kassensystemen angeboten, die nicht auf dieser feinen Granularität aufzeichnen und somit in Folge auch auf einer höher aggregierten Taxonomieposition die Werte abbilden können. Dies entspricht auch einer ordnungsmäßigen Kassenführung, sofern die progressive und retrograde Prüfbarkeit für sachverständige Dritte ­(Prüfer der Finanzverwaltung) gegeben ist. Sofern ein Kassensystem jedoch die entsprechenden Inhalte direkt aufzeichnet, sind diese steuerrelevanten Daten auch im Rahmen der Kassenführung archivierungspflichtig und für die steuerliche Außenprüfung bereitzustellen.

Wartung und Pflege des Standards

Taxonomien als semantische Datenmodelle zur Erfüllung von Aufzeichnungs-, Deklarations- und Offenlegungspflichten unterliegen einem stetigen Wandel. So sind regelmäßig gesetzliche Änderungen und sonstige marktübliche Gegebenheiten zu bewerten und in die Datensatzbeschreibung aufzunehmen. Für die Akzeptanz und für die Verbreitung eines Standards ist ein geregelter Prozess der Wartung und Pflege von sehr großer Bedeutung. Der DFKA als Herausgeber der Kassentaxonomie hat daher bereits vor Veröffentlichung der ersten Version die nachhaltige Entwicklung in einer entsprechenden Arbeitsgruppe unter dem Dach des Verbands sichergestellt. Durch öffentliche Reviews der jeweiligen Taxonomieversionen wird ein hohes Maß an Akzeptanz und Praktikabilität bei der Implementierung und Nutzung des Standards sichergestellt.