Dieses Jahr endet die dreijährige Übergangsfrist für die Erneuerung der Qualitätsmanagementzertifizierungen auf Basis der DIN EN ISO 9001:2015. Wer die neuen Anforderungen bis dahin nicht umgesetzt hat, verliert sein Siegel.
In Deutschland können Unternehmen ihr Qualitätsmanagementsystem (QMS) durch unterschiedliche Normen zertifizieren lassen. Für Steuerberater sind besonders die DIN EN ISO 9001 und das Siegel des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV) sinnvoll. Die DIN EN ISO 9001 ist eine internationale Norm, die allgemeingültige Anforderungen rund um das QMS definiert. Außerdem bewertet sie die Fähigkeit der Organisation, Ansprüche und Erwartungen aller Interessensgruppen zu erfüllen. Das Siegel des DStV basiert auf der DIN EN ISO 9001 und integriert darüber hinaus noch spezifische Schriften zur Qualität im Berufsstand. Dadurch legt sie im Grunde die Anforderungen an ein QMS im Berufsstand fest.
Qualität muss regelmäßig geprüft werden
Würden Sie ein Notebook kaufen, das 2008 zum Produkt des Jahrs gewählt wurde? Eher nicht, denn der Standard von vor zehn Jahren ist heute nicht mehr zeitgemäß. Genauso verhält es sich auch mit Siegeln des Qualitätsmanagements. Damit Sie und Ihre Mandanten sichergehen können, dass die Qualität nach wie vor stimmt, müssen Wiederholungs- und Rezertifizierungsaudits durchgeführt werden.
Bei der DIN EN ISO 9001 wird deshalb jährlich ein Wiederholungs- oder Überwachungsaudit vorgenommen. Das Rezertifizierungsaudit findet nach drei Jahren statt. Beim Siegel des DStV erfolgt die Rezertifizierung dagegen bereits nach zwei Jahren. Wiederholungsaudits gibt es nicht.
Auch Normen werden überarbeitet: ISO 9001:2015
Eine zentrale Rolle spielt das Umfeld der Kanzlei.
Denn genauso wie sich die Anforderungen an Elektrogeräte, Autos und Lebensmittel ändern, werden auch Normen, Standards oder technische Spezifikationen regelmäßig geprüft und wenn nötig überarbeitet. Das war auch 2015 der Fall, als die DIN EN ISO 9001:2008 an die gestiegene Marktdynamik und -komplexität angepasst wurde. Die neue DIN EN ISO 9001:2015 war geboren – und mit ihr natürlich auch Änderungen für das DStV-Qualitätssiegel.
Mit der DIN EN ISO 9001:2015 wird Qualität höher gewertet. Die Verantwortung für das Qualitätsmanagementsystem liegt zwingend bei der Kanzleileitung und darf nicht mehr delegiert werden. Beim Prozessmanagement liegt der Fokus nun verstärkt auf der Prozessorientierung. Die dokumentierten Prozesse müssen zusätzlich mit Leistungskennzahlen versehen werden. Damit das leichter von der Hand geht, dürfen Medien flexibler eingesetzt werden. Es wird kein schriftliches Qualitätsmanagementhandbuch gefordert, sondern dokumentierte Informationen. Das können neben digitalen Dokumenten auch Videos und Fotos sein.
Die internen Abläufe sollen aber nicht nur dokumentiert, sondern auch auf Risiken und Chancen geprüft werden. Dieser risikoorientierte Ansatz ist völlig neu und soll die Zielerreichung sicherstellen. Auch der systematische Umgang mit Wissen ist neu. Dieses Wissensmanagement befasst sich mit dem Definieren von notwendigem Wissen, dem Erlernen und Weitergeben der Inhalte. Besonderes Augenmerk soll dabei auf das Aufrechterhalten des Wissens und dessen Aktualität gelegt werden.
Eine zentrale Rolle spielt auch das Umfeld der Kanzlei und dessen Einflussfaktoren. Welche wirtschaftlichen, internen oder externen Themen könnten sich auf die strategische Entwicklung auswirken? Und welche Anforderungen resultieren daraus für die Kanzlei? Besonders den Erwartungen und Wünschen der Stakeholder, der Interessengruppen der Kanzlei, sollen Steuerberater zukünftig Gehör schenken, also, den Mandanten, Lieferanten, Mitarbeitern, Wettbewerbern, Banken, dem Finanzamt und anderen. Dadurch wird das Qualitätsmanagement möglichst nachhaltig gestaltet.
Da das DStV-Qualitätssiegel auf der DIN EN ISO:9001 beruht, wurde es auch entsprechend angepasst. Der Deutsche Steuerberaterverband hat an manchen Stellen allerdings zusätzliche Schwerpunkte gelegt: die Weiterentwicklung der Mandantenbeziehung, die Motivation und Weiterbildung der Mitarbeiter sowie die Ernennung eines Qualitätsmanagementbeauftragten auf der Leitungsebene. Auch hier werden die Stakeholder miteinbezogen. Sie sollen verstehen, welchen Stellenwert das Qualitätsmanagementsystem für sie und die Kanzlei hat.
Fazit
Konsequente Prozess- und Risikoorientierung, die Verantwortung auf der Leitungsebene sowie der Einbezug des Umfelds für eine nachhaltige Entwicklung – das sind nur vier der neuen Schwerpunkte, die mit der DIN EN ISO 9001:2015 und dem DStV-Qualitätssiegel gesetzt werden. Denken Sie daran, dass Sie noch bis 14. September 2018 bei der DIN EN ISO 9001:2008 oder bis November 2018 beim DStV-Qualitätssiegel Zeit haben, um Ihre vorhandene Zertifizierung nach den neuen Anforderungen zu erneuern.
Nutzen Sie die Vorbereitung auf das Audit, um Ihr QMS weiter zu verbessern. Durch ein aktuelles Siegel zeigen Sie Mandanten und potenziellen Kunden, dass bei Ihnen Qualität ernst genommen wird.
Foto: cla78 / Getty Images
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