Kanzleimanagement |

Tipps für den Weg zum Ruhestand

Kanzlei­übergabe

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Alters­vor­sorge, Kanzlei­nach­folge und Ruhe­stand. Wer noch mitten im Berufs­leben steht, denkt oft nicht daran, seinen Lebens­abend zu planen. Wer sich aller­dings zehn Jahre vor dem Berufs­aus­stieg mit dem be­vor­zugten Profil seines Nach­folgers ­be­schäftigt, gerät später nicht unter Druck.

Laut der Bundessteuerberaterkammer liegt das Durchschnittsalter der Steuerberater bei 51,2 Jahren (Berufsstatistik 2016) – also höchste Zeit, sich Gedanken über die Übergabe seines Lebens­werks zu machen. Im nachfolgenden Stufenplan sind die wichtigsten Schritte der Kanzlei­über­gabe skizziert, damit Sie Ihren Ruhestand frühzeitig und geordnet vorbereiten können.

  1. Überlegen Sie sich, wann Sie in den Ruhestand gehen und wie Sie Ihr Leben dann gestalten möchten. Nach Jahren der Selbstständigkeit fällt es vielen Menschen schwer, loszulassen oder sich tagesfüllend zu beschäftigen. Machen Sie einen Plan, um nicht in ein Loch zu fallen.
  2. Welche Form der Kanzleinachfolge wünschen Sie sich? Möchten Sie die Kanzlei an einen Partner, ein Familienmitglied oder einen Mitarbeiter übergeben? Oder möchten Sie verkaufen? Wenn die Kanzlei künftig ein Mitarbeiter oder Partner führen soll, beginnt die Planung schon sehr viel früher, denn der Kollege muss erst noch aufgebaut werden.
  3. Entwerfen Sie ein Profil Ihres Wunschkandidaten: Welche Fach- und Führungskenntnisse sollte er mitbringen? Welche Persönlichkeit sollte er sein, damit er am besten zu Ihren Mandanten passt?
  4. Lassen Sie eine Kanzleibewertung durchführen. Wenn Sie wissen, wo Sie mit Ihrer Kanzlei aktuell stehen und wie Sie diese aufwerten können, erleichtert das Ihre Nachfolgeplanung. Am besten lassen Sie die Standortbestimmung durch einen unabhängigen Gutachter durchführen, der nicht emotional an Ihre Kanzlei gebunden ist. Dadurch erhalten Sie eine objektive Analyse.
  5. Steigern Sie stetig den Wert. Machen Sie Ihre Kanzlei für Nachfolger attraktiv und erhöhen so Ihren Verkaufserlös. Denken Sie daran, dass Sie mit dem Kaufpreis Ihre Altersversorgung verbessern. Wir empfehlen, spätestens fünf Jahre vor der aktiven Nachfolgersuche mit wertsteigernden Maßnahmen zu beginnen. Dann können Sie potenziellen Kandidaten schon etwas vorzeigen. Wie ist es zum Beispiel um die IT-Landschaft Ihrer Kanzlei bestellt: Ist sie auf dem neuesten Stand? Haben Sie ein digitales Dokumentenmanagement? Haben Sie eine moderne Website? Wie effizient sind Ihre Abläufe und wie hoch ist das Niveau Ihrer Mit­ar­beiter? Bieten Sie digitale Belegerfassung an? Wie alt sind Ihre Mandanten im Schnitt? Wann gehen diese in Rente, haben sie einen Nachfolger und wird dieser Ihr Mandant bleiben? Akquirieren Sie jüngere Mandanten?
  6. Erstellen Sie eine Präsentationsunterlage, mit der sich Kaufinteressenten ein Bild von Ihrer Kanzlei machen können. Dazu gehört neben den letzten drei Jahresabschlüssen und einem Bewertungsbericht auch eine anonymisierte Mandantenliste, die über private sowie gewerbliche Mandate, Altersstruktur und Umsatz Aufschluss gibt.
  7. Beginnen Sie zwei Jahre vor der Schlüsselübergabe mit der Nachfolgersuche. Schalten Sie Anzeigen, suchen Sie bei Kammern und Verbänden, gehen Sie zu Vorträgen und nutzen Sie die DATEV-Kanzlei-Börse. Haben Sie dabei immer die Vision Ihres Wunschkandidaten vor Augen.
  8. Laden Sie mehrere Kandidaten zu Gesprächen ein. Verfassen Sie zuvor einen Gesprächs­leit­faden. So vergessen Sie keine relevanten Punkte und können auch während des Gesprächs Notizen machen. Besprechen Sie Anforderungen, Wünsche und Zukunftspläne für die Übergabe.
  9. Wenn Sie einen Nachfolger gefunden haben, setzen Sie einen Übertragungsvertrag auf. Es gibt vorformulierte Verträge, Sie können sich aber auch von einem Rechtsanwalt beraten lassen, der sich auf Kanzleiübertragungen spezialisiert hat. Der Vertrag enthält den Kaufpreis und oft auch die Überleitungstätigkeit des über­ge­ben­den Beraters. Überlegen Sie sich, ob Sie eine Rück­rech­nungs­klausel aufnehmen möchten. Wechseln Mandanten in dem hier festgelegten Zeitraum die Kanzlei, kann sich der Kaufpreis nachträglich reduzieren. Erfahrungsgemäß geschieht das bei externen Nachfolgern häufiger als bei ehemaligen Kanzleimitarbeitern oder Partnern.
  10. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, wann und wie Sie die Kanzlei übergeben möchten.
  11. Stellen Sie den Nachfolger frühzeitig Ihren Mandanten vor. Schreiben Sie einen Brief, veranstalten Sie einen Vorstellungstermin, zu dem Sie alle Mandanten einladen, oder nehmen Sie ihn zu größeren Mandanten mit. Nur so wird die Übergabe ein Erfolg.
  12. Denken Sie auch daran, dass Ihre Mandanten der Kanzleinachfolge zustimmen müssen. Das machen Sie am besten mithilfe eines Anschreibens inklusive eines Formulars, das zurück­ge­schickt werden kann. Darin stimmt der Mandant der Aktenübergabe zu.
  13. Zur Umsetzung des Vertrags können Sie einen Projektplan inklusive Meilensteinen erstellen. Besprechen Sie mit Ihrem Nachfolger, ob Sie in den ersten Monaten nach der offiziellen Übergabe noch frei in der Kanzlei mitarbeiten oder ob Sie zu einem Stichtag endgültig ausscheiden.
  14. Wenn Sie im kleineren Rahmen noch Mandate nach der Übergabe weiterbetreuen wollen, können Sie sich bei Ihrem Kundenverantwortlichen über attraktive Konditionen für DATEV-Software erkundigen, wie zum Beispiel über das Paket für den Ruhestand.

Foto: dane_mark/Getty Images

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