Das kaufmännische Rechnungswesen hat sich im öffentlichen Sektor bewährt. Doch erst betriebswirtschaftliche Steuerungsmechanismen lassen Kommunen und kommunale Einrichtungen nachhaltig zu einem modernen Dienstleister reifen.
Für ein solides Finanz-Controlling lassen sich vorhandene Daten beispielsweise aus der Buchführung und der Haushalts- beziehungsweise Wirtschaftsplanung heranziehen und möglichst mit weiteren Qualitäts-, Leistungsgrößen und Strukturwerten kombinieren. Entscheidend ist dabei der Anspruch an die Methode. Anstatt mathematische Kausalität einzufordern und damit an dem Perfektionsanspruch zu scheitern, stehen vielmehr sinnvolle Muster als pragmatisches Abbild der Wirklichkeit im Fokus.
Aussagekräftiges Controlling
Um entscheidungsrelevante Informationen für Kommunalpolitiker oder die Verwaltungsführung aufzubereiten, bieten sich Zielsysteme an.
Um entscheidungsrelevante Informationen bedarfsweise oder standardisiert für Kommunalpolitiker oder die Verwaltungsführung aufzubereiten, bieten sich Zielsysteme an.
Der Zielfortschritt wird mit Kennzahlen gemessen. Neben Effizienz und Qualität ist besonders die Effektivität zu nennen, die den Zielerreichungsgrad durch Relation von Zielerreichung und Zielvorgabe misst. Zudem verdeutlicht die Messgröße der Kosteneffektivität die Kosten in Relation zur Wirkung. Um die Aussagekraft zu erhöhen, lassen sich mehrere Kennzahlen in Kennzahlensystemen zusammenfassen. Dabei sind interne Analysen im Rahmen von Soll-Ist-Abweichungsanalysen, Zeitreihenanalysen oder innerbetrieblichen Vergleichen sowie externe Analysen einzusetzen, möglichst kommentiert.
Als eine der ersten Kommunen hat sich die Gemeinde Steinen in Baden-Württemberg dem Finanz-Controlling mittels Kennzahlen gestellt. „Wir haben gemeinsam mit dem DATEV-Consulting ein pragmatisches, nutzenstiftendes Konzept erarbeitet. Entscheidungsrelevante Informationen finden sich nun an zentraler Stelle in einem Kennzahlenkatalog“, freut sich Rechnungsamtsleiterin Christiane Höhner. So erhalten Politiker und Bürger einen stimmigen Gesamtüberblick. Das Kennzahlenkonzept und dessen Software-Implementierung lassen sich mit wenig Aufwand anpassen.
Digitales Kennzahlen-Cockpit
Das Ergebnis des Analyseprozesses ist idealerweise ein Auswertungs-Cockpit im Sinne eines unterjährigen Berichtswesens, das die doppischen Kennzahlen visuell mit einem Zielfortschritt zusammenstellt. Einschlägige Nebenwirkungen oder externe Einflüsse sind dabei mit aufzuführen.
Auf der Basis der Datengrundlage der internen Berichte ist darüber hinaus eine externe Berichterstattung zur aktiven Informationspolitik an Bürger, Wirtschaft und andere Stakeholder abzuleiten. Dies ermöglicht eine Legitimitätssicherung und -stärkung.
Auch die Gemeinde Odenthal in Nordrhein-Westfalen wünschte aussagekräftige Kennzahlen für einen Start in strategische Überlegungen der Gemeinde und suchte die Unterstützung der DATEV. Das Projekt umfasste drei Beratungstage, an denen 70 Messgrößen in den Themenbereichen weiterführende Schulen, Tourismus, Finanzen und Wirtschaft erarbeitet wurden. Die Vorstellung des Projektergebnisses im Haupt- und Finanzausschuss wurde positiv aufgenommen und der Wunsch nach einer Fortführung der begonnenen Projektarbeit geäußert. „Vor allem die professionelle Beratung beim Start zur Erstellung eines Kennzahlensets war für die Verwaltung sehr hilfreich“, so Rolf Stelberg, Leiter Finanzen und Kultur der Gemeinde Odenthal.
Alles andere als ein Selbstzweck
Mit dem Einsatz ausgewählter Controlling-Instrumente lässt sich das Gemeinwohl nachhaltig steigern. So lassen sich etwa anhand einer Zielsteuerung Probleme der Gemeinde aufarbeiten und stetig lösen. Dazu sind umfassende Daten notwendig, die es zu analysieren gilt. Hierbei ist die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und Wirtschaftsprüfer zu empfehlen, um deren Fachkompetenz zum doppischen Finanzwesen bei jenen Fragestellungen einzubinden.
Nun gilt es, die weiteren Potenziale der doppischen Datengrundlage zu heben, um die gemeinwirtschaftlichen Ziele und die sachzielorientierten Herausforderungen zur effizienten Zukunftsausrichtung der kommunalen Organisationen anzugehen.
Fotos: malerapaso, vernonwiley, Judith Wagner Fotografie, DNY59, Dave and Les Jacobs, pbombaert, enviromantic / Getty Images
