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Buchführung auf hohem Niveau

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Mandant und Steuer­be­rater müssen zu­sam­men­ar­beiten. Nur ge­mein­sam ist eine aktuelle Buch­füh­rung möglich. Voll­stän­dige Unter­lagen mit kor­rek­ten Zahlen sind der Schlüssel zur Ge­wäh­rung neuer Kredite und damit zur Ent­wick­lung des Unter­nehmens, erklärt der Experte Markus Hoffarth-Righetti im Interview.

DATEV: Herr Hoffarth-Righetti, wie kann es passieren, dass die Bank einem Mandanten wegen mangelhafter Unterlagen einen Kredit nicht genehmigt?

Hoffarth-Righetti: Das kann sehr schnell passieren. Stellen Sie sich vor, ein Bauunternehmer kauft 100 Paletten Dachpfannen und bezahlt sie. In der BWA sehen Sie vorerst nur den Aufwand, nicht dass der Unternehmer die Dachpfannen auf einer Baustelle verbaut und über die Schluss­rechnung das Geld wieder hereinbekommt. Ein Kredit­antrag in dieser Zeit landet bei der Bank schnell in der falschen Schublade und wird abgelehnt. Die Konsequenzen sind oft zeitintensive Nachverhandlungen oder Neuverhandlungen. Daran kann eine Investition schnell scheitern.

DATEV: Wie kann ein Steuerberater seinen Mandanten das ersparen?

Hoffarth-Righetti: Indem er die Buchführung immer aktuell hält und nicht nur an den Terminen und Vorgaben der Umsatzsteuer orientiert. Als Berater ist man da aber oft der sprichwört­liche Rufer in der Wüste.

DATEV: „Rufer in der Wüste“, das klingt ein wenig passiv. Ist es nicht Sache des Beraters, die Buchführung auf solche Situationen vorzubereiten?

Hoffarth-Righetti: Ja, doch ohne den Mandanten geht es nicht. Der hat aber in erster Linie sein Geschäft im Blick. Für die Buchführung hat er keine Zeit. Die BWA interessiert ihn erst, wenn er die Finanzierung braucht. Der Steuer­berater braucht aber schon zwischendurch die Zahlen, damit er bei Bedarf schnell eine Qualitäts-BWA aus dem Ärmel schütteln kann.

DATEV: Sie sagen, die Buchführung solle immer aktuell sein. Wie erreicht eine Kanzlei das konkret?

Hoffarth-Righetti: Wie gesagt, die Kanzlei alleine kann es nicht. Sie muss – im Zusammenspiel mit dem Mandanten – den passenden Rhythmus für die Buchführung finden. Ein wichtiger Baustein ist hier, dass der Mandant Belege und Bankdaten digitalisiert. Dadurch sind die Daten und Belege schnell und vollständig in der Kanzlei und Rückfragen können vermieden werden. Optimal ist, wenn der Mandant Unternehmen online inklusive Zahlungsverkehr intensiv nutzt. Damit macht er Online-Banking und schaut penibel darauf, was er überweist, wann er es überweist und dass die Daten akkurat sind. Er bekommt selber ein Gespür dafür, was für eine gute Buchführung wichtig ist.

DATEV: Was setzen Sie dem Argument entgegen: „Eine solch aktuelle und detaillierte Buchführung frisst eine Menge Zeit“?

Hoffarth-Righetti: Mandant und Kanzlei müssen sich entscheiden: immer wieder Hühner einfangen oder einfach den Hühnerstall in Schuss halten und bekannte Löcher im Vorfeld stopfen.

DATEV: Also muss man nur die Buchführung aktuell halten, dann ist alles in Ordnung?

Hoffarth-Righetti: Es gibt schon noch ein paar weitere Dinge, die wichtig sind. Beispielsweise müssen die Prozesse zwischen Mandant und Berater regelmäßig kontrolliert und angepasst werden. Vorsysteme müssen gut integriert sein und sauber bestückt werden, dann muss hinterher nicht korrigiert werden. Ich sage immer: Schnittstellen dürfen keine Schnittwunden hinterlassen. Der Sachbearbeiter in der Kanzlei sollte eine gute Vorstellung davon haben, wie das Unternehmen des Mandanten funktioniert. Er muss Wissen und Gespür dafür haben, was für den Mandanten wichtig ist. In Abhängigkeit von Größe und Tätigkeitsschwerpunkt des Mandanten müssen Berater und Mandant mindestens einmal im Jahr prüfen, ob eine Kostenrechnung und ob Branchenpakete eingesetzt werden sollen, falls dies noch nicht der Fall ist. Und wichtig: auch im Kleinmandat die Buchungen immer monatlich erfassen, auch wenn das Finanzamt nur vierteljährlich eine Voranmeldung verlangt.

DATEV: Mein Mandant braucht in nächster Zeit keinen Kredit – warum sollte ich als Steuerberater viel Zeit und Energie in eine Qualitätsbuchführung investieren?

Hoffarth-Righetti: Vielleicht benötigt er heute keinen Kredit, aber morgen einen Eltern­geld­antrag. Da ist die Buchführung auf Quartalsbasis schon der erste Fettnapf. Bleiben wir aber bei Ihrer Frage zum Thema Kredite. Über Investitionsentscheidungen und die notwendige Finanzierung denken die Mandanten sehr intensiv und lange nach. Wenn die Entscheidung dann gefallen ist, muss aber immer alles schnell gehen. Die Qualitätsbuchhaltung hilft dem Mandanten, seine Investitionsentscheidung gut vorzubereiten und beschleunigt vieles beim Kreditantrag. Banken haben im derzeitigen Umfeld geringer Margen wenig Zeit für die Kreditentscheidung. Ein gut vorbereiteter Antrag macht auch der Bank die Entscheidung leichter.

DATEV: Was sagen Sie einem Berufskollegen, der trotz aller Argumente meint, es reiche, die Buchführung beim Jahresabschluss wieder aufzuräumen?

Hoffarth-Righetti: Eine Buchführung, die unterjährig nur die Termine und Vorgaben der Finanzverwaltung im Blick hat, führt unweigerlich zu erheblichem Aufwand und Nacharbeiten beim Abschluss. Da ist ein noch so schöner Umsatz zum Jahresabschluss schnell verbrannt. Verbrannt ist aber auch schnell die Mandats­be­ziehung, wenn einerseits für wenig Geld eine schnelle Buchführung angeboten wird, andererseits aber viel Zeit in Auswertungen gesteckt werden muss, die der Mandant auf Knopfdruck erwartet. Im Übrigen: Wer die Buchführung seiner Mandanten auf hohem Niveau fährt, kann gute Vergütungen rechtfertigen und hat die Jahresabschlüsse auch weit vor dem 28. Februar im Griff.

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