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Retter in der Not

Qualitätsbuchführung

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Knietief im Dispo und doch liquide. Der Steuer­be­rater Marco Hess weiß aus eigener Er­fah­rung, wie man Man­dan­ten helfen kann, die plötz­lich nicht mehr auf ihre Konten zu­greifen können.

Mithilfe einer digitalen Buchführung, DATEV Unternehmen online und einer Liquidi­täts­vorschau konnte der Steuerberater Marco Hess einen seiner Mandanten schnell aus einer misslichen Lage befreien. Dieser hatte bei ihm in der Kanzlei angerufen und völlig aufgelöst davon berichtet, dass seine Bank ihm ohne Ankündigung sein Konto gesperrt habe und er Rechnungen und Löhne zu überweisen habe. Innerhalb eines Tags gelang es Marco Hess das Problem zu lösen und der Bank zu zeigen, dass sich die Liquidität seines Mandanten schnell bessern werde. Diese reagierte schnell und öffnete den Geldhahn. Sein Mandant war wieder flüssig, alles gut. „Mit einer Pendelordner-Buchführung, so wie wir früher arbeiteten, wäre das in der kurzen zur Verfügung stehenden Zeit nicht gegangen“, meint Hess. Dieses Beispiel „zeigt deutlich, wo der Nutzen einer digitalen Arbeitsweise für uns Kanzleien liegt. Wir können heute um ein Vielfaches schneller reagieren als noch vor wenigen Jahren.“

Flaschenhals Pendelordner

Apropos Pendelordner. Er war jahrzehntelang das probate Mittel, um Belege zu transportieren. In der Kanzlei von Marco Hess verschwindet er zusehends, „denn er kann die Herausforderungen, die heute an eine Buchführung gestellt werden, nicht mehr erfüllen“, so Hess weiter. Der Pendelordner ist zum Flaschenhals geworden.
Darüber hinaus steht die Branche noch vor ganz anderen Herausforderungen, denn die Erlöse aus der Buchführung werden sich künftig verringern. Banken und Mandanten werden häufiger aktuelle Auswertungen und Beratungen nachfragen. Der Fach­kräfte­mangel wird spürbarer werden. Gut dran ist, wer sich frühzeitig mit dieser Entwicklung beschäftigt hat und schon heute mit neuen Angeboten zusätzliches Honorar erwirtschaftet.

Das digitale Buchführungsmandat

Die Kanzleileitung muss bei der Digitalisierung voranschreiten und entscheiden, die Buchführung zu digitalisieren. Am Anfang steht meist das elektronische Bankbuchen, das schrittweise auf alle Mandate einer Kanzlei ausgeweitet wird. Wenn alle Mitarbeiter mitmachen, sind Zuwächse von bis zu 50 Prozent drin. So war es bei Marco Hess, dessen Vater ebenfalls mit dem elektronischen Bankbuchen anfing. Aus heutiger Sicht ein visionärer Schritt, denn ­„damit waren alle Mandate für die nächste Digi­ta­li­sie­rungs­welle, der Einführung von DATEV Unternehmen ­online bestens vorbereitet“, sagt Hess.
Folgerichtig wird in seiner Kanzlei DATEV Unternehmen online bereits seit Langem genutzt, und bis zum Jahr 2020 sollen so gut wie alle Mandanten darauf umstellen. Neuen Mandaten wird nur noch die digitale Buchführung angeboten, und junge Unternehmer wollen auch nichts anderes.

Qualitätsbuchführung ist Pflicht

Eine Buchführung auf Basis von DATEV Unternehmen online bringt die Aktualität, die heute vom Markt erwartet wird. Diese Aktualität erschließt neue Möglichkeiten in der Beratung, wie etwa die Unterstützung beim Mahnwesen. Im Berufsalltag von Marco Hess sind solche Beratungsangebote längst normal und werden heute schon kostenpflichtig angeboten, um künftige Einbußen aufzufangen. Neben der Aktualität zählt immer auch die Qualität, also das unterjährige Buchen von Abschreibungen und Abgrenzungen. Für Marco Hess versteht sich das von selbst: „Stichwort Qualitäts-BWA.“ Damit konnte er auch die eingangs geschilderte Situation meistern.

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