Kanzleimanagement |

Ein Draht zu den Köpfen

Mitarbeiterbefragung

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Wie denken Mit­ar­beiter über ihre Kanzlei? Was gefällt, was stört? Steuer­be­raterin Tatjana Stauber wollte das genau wissen und hat eine Be­fra­gung durch­führen lassen. Im Ge­spräch berichtet sie über Er­geb­nisse und Ein­sichten.

Kein Mitarbeiter arbeitet gerne, wenn er 40 Stunden pro Woche in einem Büro verbringt, in dem niemand auf ihn eingeht, sein Engagement nicht gesehen wird und der Chef auch dann noch unzufrieden ist, wenn er alles gegeben hat. In der Kanzlei, in der Steuerberaterin Tatjana Stauber Partnerin ist, ist das anders: Teamwork und Wert­schätzung werden großgeschrieben. Das Ergebnis? Zufriedene Mitarbeiter, die für ihren Arbeitgeber die Hand ins Feuer legen und sogar neue Mitarbeiter werben.

DATEV magazin: Wie ist das denn bei Ihnen in der Kanzlei?

TATJANA STAUBER: Ich bin sehr stolz auf unser Team. ­Inzwischen haben wir 20 Mitarbeiter. Der Kanzleigründer arbeitet noch stundenweise mit, wir sind zwei Partner und haben noch zwei angestellte Steuerberater. Bei uns ist nicht nur fachliches Wissen gefragt, sondern auch Teamwork. Silodenken gibt es nicht – wir unterstützen uns gegenseitig und kommen gemeinsam besser voran. Wir können die fachliche Kompetenz nicht allein durch ein Vorstellungsgespräch beurteilen, wir können aber sehen, ob jemand ins Team passt. Und das ist für uns die wichtigste Voraus­setzung.

DATEV magazin: Das klingt nach einer sehr freundlichen Kanzlei.

TATJANA STAUBER: Die Kanzleikultur war uns schon immer wichtig. Der Gründer Siegfried Wolf sagte immer, dass der Mitarbeiter derjenige ist, der sich wohlfühlen muss. Als ich 2008 in die Kanzlei kam, gab es bereits monatliche Meetings, bei denen wir uns fachlich und organisatorisch ausgetauscht haben. Und da die Kanzlei noch kleiner war – fünf oder sechs Mitarbeiter –, hatten wir auch noch monatliche Dispositionsgespräche. Jeder Mitarbeiter füllte dafür einen Vordruck aus mit den geplanten Aufgaben, aber auch einem Stimmungsbild: Bin ich zufrieden, fühle ich mich benachteiligt, möchte ich eine Weiterbildung machen? Das haben wir bis heute beibehalten, nur ein wenig anders organisiert.

DATEV magazin: Die Mitarbeiter hatten also den Raum, offen Kritik zu üben?

TATJANA STAUBER: Ja, das ist mir sofort aufgefallen – ­jeder hilft jedem, jeder fühlt sich wohl, und wenn doch einmal etwas nicht stimmt, steht die Bürotür des Chefs jederzeit offen. Leider liegt es nicht in der Natur jedes Menschen, direkt seine Meinung zu sagen. Deshalb versuche ich, meinen Mitarbeitern die Angst davor zu nehmen, dass wir sie falsch verstehen oder ihnen Sanktionen drohen. Ich finde den Austausch sehr wichtig. Mitarbeiter spornt eine gemeinsam entwickelte Lösung an, sich weiter zu engagieren, und das bringt auch die Kanzlei weiter. Wenn wir uns gegen die Umsetzung eines Vorschlags entscheiden, erklären wir unsere Beweggründe immer.

DATEV magazin: Wenn es in Ihrer Kanzlei schon so gut läuft, warum haben Sie an der Branchenstudie Mitarbeiterzufriedenheit teilgenommen?

TATJANA STAUBER: In unserem stressigen Arbeitsalltag kann man leicht übersehen, dass Teammitglieder mit Störfaktoren zu kämpfen haben. Dazu wollten mein Partner und ich schon länger mehr wissen. Wir hatten zunächst einen Kummerkasten im Intranet eingerichtet. Das funktionierte leider nicht gut. Ich denke, weil wir keine konkreten Fragen gestellt haben. Außerdem haben wir vor ein paar Jahren ­organisatorische Änderungen vorgenommen und im Zuge dessen auch viele Mitarbeiterwünsche umgesetzt. Dazu ­haben wir uns auch Feedback erhofft.

DATEV magazin: War der stressige Arbeitsalltag auch der Grund für die Zusammenarbeit mit DATEV – weil sie sich um nichts kümmern mussten?

TATJANA STAUBER: Uns hat einfach das Konzept der Branchenstudie Mit­ar­bei­ter­zu­frieden­heit gefallen – besonders, weil die Befragung absolut anonym ist. Vor zwei Jahren ­haben wir auch an der Branchenstudie Mandantenzufriedenheit teilgenommen, und das hat super funktioniert. Die Auswertung und Beratung waren sehr hilfreich und haben uns Denkanstöße gegeben – da unsere Erfahrung hier sehr gut war, wollten wir auch unsere Mitarbeiter durch DATEV befragen lassen.

DATEV magazin: Im Internet verleitet Anonymität oft zu harschen Kommentaren. Hatten Sie bei der Befragung nicht auch ein bisschen Angst vor den anonymen Rückmeldungen?

TATJANA STAUBER: Natürlich, aber darum geht es ja auch. Wir möchten auf blinde Flecken hingewiesen werden, auch wenn es wehtut. Die Befragung ist für uns ein Realitäts-Check – als Chefs sind wir sehr euphorisch: Die Mitarbeiter sind toll und wir sind insgesamt ein super Team. Aber was ist, wenn das nur unsere Wahrnehmung ist und wir etwas verkennen – wie geht es dann mit der Kanzlei weiter?

DATEV magazin: Welche Werte haben Sie denn überrascht?

TATJANA STAUBER: Die Mitarbeiterbefragung wird von DATEV bewusst nicht im Sommerloch, sondern im Januar durchgeführt. Da herrscht in Kanzleien immer eine sehr hohe Arbeitsbelastung – so können sich die Mitarbeiter unverfälscht mitteilen. Unsere Gesamtauswertung war trotzdem absolut positiv. Das hat mich sehr gefreut. Auch, dass sich niemand überfordert fühlt, ist für mich sehr wichtig. Besonders, weil wir zusätzlich einen komplizierten Programmumstieg durchgeführt haben. Es gab ein paar negative Bewertungen in Bereichen, die wir so nicht erwartet haben. Das hat mich nachdenklich gestimmt.

DATEV magazin: Sind Sie dem nachgegangen, warum das so ist?

TATJANA STAUBER: Die Angaben waren ja anonym, also nein. Ich hoffe natürlich, dass der betroffene Mitarbeiter noch auf uns zukommt und das Gespräch sucht. Beim telefonischen Auswertungsgespräch mit unserem DATEV-­Berater haben wir allerdings mögliche Gründe erarbeitet. Der Austausch mit einer Person, die sich mit den Branchenstudien auskennt und Erfahrungen aus anderen Kanzleien mitbringt, ist wertvoll. So stehen wir mit den Zahlen nicht alleine da. Die Ergebnisse werden in einen Kontext gesetzt – wie müssen wir die einzelnen Werte einschätzen, wo gibt es bei uns noch Handlungsbedarf und wo steht unsere Kanzlei im Vergleich zu anderen Kanzleien, die an der Branchenstudie teilgenommen haben. Das weiß man ja nicht von alleine.

DATEV magazin: Hat Sie der Vergleich mit anderen Kanzleien noch mal angespornt?

TATJANA STAUBER: Das ist mit das Interessanteste an der Befragung. Bei jeder Frage gibt es einen Vergleich mit dem Durchschnitt der Gesamtauswertung, einen Best Case und einen Worst Case. Das weckt auch ein bisschen den Ehrgeiz. Wir haben erfahren, dass wir über dem Durchschnitt liegen – das ist eine Bestätigung unserer Bemühungen. Wir gehen den richtigen Weg, in dem wir in die gute Stimmung und unser Team investieren.

DATEV magazin: Die Branchenstudie wird auch deswegen in der heißen Phase durchgeführt, damit die Kanzleien später in Ruhe an den Ergebnissen und Maßnahmen arbeiten können. Was haben Sie noch vor?

TATJANA STAUBER: Wir werden gemeinsam mit den Mitarbeitern beispielsweise unser Fort­bil­dungs­system unter die Lupe nehmen. Das ist tatsächlich noch nicht ganz ausgereift. Auch die Befragungsergebnisse haben uns das ­bestätigt. Wir investieren sehr viel Zeit und Geld in Fortbildungen, können aber leider nicht alle 20 Mitarbeiter auf alle Seminare schicken. Je mehr Mitarbeiter eine Kanzlei hat, desto schwieriger wird das. Deshalb möchten wir den fachlichen Austausch und die Informationsweitergabe weiter optimieren. Das gilt auch für Man­dan­ten­gespräche – meinen Mitarbeitern müssen die relevanten Informationen jederzeit zur Verfügung stehen.

DATEV magazin: Was würden Sie Kollegen empfehlen?

TATJANA STAUBER: Ich würde eine Mitarbeiterbefragung grundsätzlich jeder Steuer­be­ra­tungs­kanzlei empfehlen. Wenn man wirklich wissen will, wie die Mitarbeiter sich mit der Kanzlei identifizieren und zu ihr stehen, reicht es nicht, sie einfach persönlich zu fragen. Viele trauen sich nicht, ihre Meinung direkt auszusprechen. Wichtig ist, dass wir uns in Erinnerung rufen, dass es den Menschen nicht nur um ein adäquates Gehalt geht, sondern auch darum, dass sie sich wohlfühlen und ihre Aufgaben als erfüllend empfinden. Das Wichtigste ist aber Wertschätzung – für die Person und die gemachte Arbeit. In unserer Branche ist die Zufriedenheit der Fachkräfte mindestens genauso bedeutsam, wie die der Mandanten.

Foto: erhui1979 / Getty Images

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