Die Lohnabrechnung gehört zum Kerngeschäft der Kanzleien. Die operative Tätigkeit der Lohnabrechnung können Kanzleien auch an DATEV geben – die DATEV-Lohndienstleistung macht's möglich. Kanzleien können ihre Lohnmandate halten, auch wenn die Personalressourcen mal knapp sind.
Warum übernimmt DATEV nun für Kanzleien die Lohnabrechnung?
Eckhard Schwarzer: Das ist der Marktsituation geschuldet. Wir kriegen immer wieder mit, dass einerseits im Lohn qualifizierte Kanzleimitarbeiter schwer zu finden sind, unter anderem deshalb, weil der Lohn sehr speziell und komplex ist. Andererseits müssen die Mitarbeiter rechtlich immer auf dem Laufenden sein. Das ist für Kanzleien sehr zeitaufwendig und teuer. Beides führt dazu, dass viele Kanzleien keine neuen oder größeren Mandate übernehmen können oder das Angebot im Lohn nicht weiter ausbauen. Dem gegenüber steht, dass Unternehmen zunehmend ihren Lohn auslagern wollen. Hinzu kommt, dass Wettbewerber genau in diese Lücke vorstoßen und ohne jegliche Rücksichtnahme auf den Steuerberater Lohnabrechnungen anbieten. Grund genug für uns, aktiv zu werden, indem wir den Kanzleien helfen, sich dagegen zu schützen. Als Genossenschaft können wir zu einer „verlängerten Werkbank“ werden, die diese Lohndienstleistung für unsere Mitglieder erbringt.
Die Markteinführung war im November 2016 – wie war, beziehungsweise ist die Resonanz?
Eckhard Schwarzer: Sehr gut. Über 200 Kanzleien nutzen bereits unsere Dienstleistung. Das sind mehr als 1.000 Unternehmen, mit mehr als 10.000 Abrechnungen. Das war anfänglich nicht so. Als wir die Dienstleistung angekündigt haben, gab es unterschiedlichste Reaktionen. Wir wurden stark kritisiert, die Mandanten direkt zu bedienen. Nachdem wir unseren Mitgliedern auf Veranstaltungen von Kammern und Verbänden die strategische Ausrichtung der Dienstleistung erklärt hatten, erhielten wir viel Zustimmung. Jetzt ist klar, dass eine Win-win-Situation entsteht, wenn uns der Steuerberater beauftragt, ihn bei der Lohnabrechnung zu unterstützen.
Etwa 50 Prozent der Unternehmen in Deutschland haben ihre Lohnabrechnung ausgelagert, Tendenz steigend. Zudem agieren Lohndienstleister aggressiv am Markt. Wie hilft DATEV, seine Mitglieder zu unterstützen?
Eckhard Schwarzer: Im Gegensatz zu anderen Lohndienstleistern steht die DATEV-Lohndienstleistung ausschließlich den Mitgliedern zur Verfügung. Daher ist auch das Angebot ein zielgerichtetes. Wir möchten, dass unsere Mitglieder ihre Mandate und ihre Lohnkompetenz behalten und ausbauen. Allein deshalb bieten wir mehr als nur eine Lohnabrechnung: Wir haben langjährige Erfahrung, bieten persönliche Ansprechpartner, die auch empfehlend zur Seite stehen, wenn es um weitere Beratungsleistungen beim Mandanten geht. Wir helfen, dass die Kanzlei sich zu einem Lohnkompetenz-Center entwickeln kann. Und dass wir gesetzliche Änderungen, Revisionssicherheit und extrem hohen Datenschutz gewährleisten, ist für uns selbstverständlich.
Übernimmt DATEV jedes Kanzleimandat?
Eckhard Schwarzer: In einem Beratungsgespräch finden wir heraus, ob es sich um ein Lohnmandat handelt, das wir für die Kanzlei bearbeiten können. Denn nicht alle Mandate eignen sich, um durch die DATEV-Lohndienstleistung bearbeitet zu werden.
Welche Voraussetzungen müssen für die DATEV-Lohndienstleistung erfüllt werden?
Eckhard Schwarzer: Wir sind nur erfolgreich, wenn das Zusammenspiel zwischen Mandant, Kanzlei und DATEV effizient strukturiert ist. Daher setzen wir digitale Prozesse voraus, den Einsatz von DATEV Unternehmen online in Verbindung mit der digitalen Personalakte. Zunächst sprechen wir daher ausführlich mit dem Kanzleiinhaber über seine persönlichen Vorstellungen. Wir benötigen Informationen, mit welchen Mandanten er sich das vorstellen kann. So etwas läuft nicht zwischen allen Kanzleien und Mandanten gleich. Im zweiten Schritt beraten wir auf Wunsch des Mitglieds gemeinsam mit der Kanzlei den Mandanten, wie nötige Informationen und digitale Unterlagen zur Verfügung gestellt und die Ergebnisse nach der Abrechnung wieder für den Mandanten bereitgestellt werden. Es gibt einen Kriterienkatalog, nach dem wir mit der Kanzlei pro Mandant das Vorgehen im Detail entscheiden.
Was sind das für Kriterien?
Eckhard Schwarzer: Neben den vorausgesetzten digitalen Prozessen ist die vollständige, nach gesetzlichen Vorgaben geführte Dokumentation unerlässlich – und eine gewisse Geduld, bis die Dienstleistung anläuft. Außerdem ist uns wichtig, dass auch die Kanzleimitarbeiter von der Dienstleistung überzeugt sind. Wir empfehlen, auf keinen Fall alle Mandate auf die verlängerte Werkbank zu schieben, sondern einen Teil zu behalten, um die Lohnkompetenz nicht zu verlieren. Zudem muss die Kanzlei nicht nur die Lohnkompetenz vorhalten, damit sie rein rechtlich das Lohnmandat ausüben kann, sondern auch bereit sein, aktiv den Lohn als strategisches Wachstumsfeld mitzugestalten.
Wie geht es weiter?
Eckhard Schwarzer: Der Berufsstand muss sich weiterhin als zentraler Ansprechpartner bei den äußerst komplexen Fragen zu Lohn und Gehalt positionieren. Wir helfen mit Werkzeugen, wie mit unseren Programmen, mit Wissensvermittlung, Informationen und Beratung sowie mit Angeboten wie der DATEV-Lohndienstleistung. Heute übernehmen wir in diesem Rahmen den sogenannten Normallohn, also die Abrechnung von Festgehältern und Stundenlöhnen unterschiedlicher Branchen, seit November 2016 ist die Dienstleistung für den Öffentlichen Dienst freigegeben. Dabei wird es aber nicht bleiben. Die Pilotierung der Lohndienstleistung für den Baulohn ist fast vorüber, sodass wir dieses Angebot Ende des Jahres auf den Markt bringen. Zudem müssen die vor- und nachgelagerten Prozesse wie Reisekostenabrechnung oder Recruiting ins System integriert werden.
Der Leitfaden „Aufbau eines digitalen Lohnbüros“ gibt Tipps zum Einstieg in das Thema. Mehr dazu lesen Sie hier.
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