Kanzleimanagement |

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Zertifizierung

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Qualitätsmanagement bedeutet, ein System für Arbeits­abläufe zu eta­blieren, das die Quali­tät der Produkte und Dienst­leis­tungen konstant hoch hält – sowohl die Er­war­tun­gen von Kunden als auch die be­hörd­lichen An­for­de­rungen be­treffend. Die Norm (EN) DIN ISO 9001 definiert die Mindest­an­for­derungen dafür.

In einer Steuerberatungskanzlei umfasst das Qualitätsmanagement (QM) neben den wertschöpfenden Prozessen wie Finanzbuchführung, Lohn, Jahresabschluss und Steuerdeklaration auch Managementprozesse, zum Beispiel Kanzleiziel und -strategie, Kanzleiorganisation, Personalfragen, Honorarpolitik, Wissensmanagement sowie Mandatsannahme und -beendigung. Dokumentiert werden auch jeweils die prozess­relevanten Hilfsmittel wie Arbeitspapiere, Checklisten, Vorlagen, Ablagesysteme und Ablagepfade.

Grundlagen von der Bundessteuerberaterkammer

Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) erläutert ihre Empfehlungen zur Qualitäts­sicherung in der Steuer­be­ra­ter­kanzlei in ihrer Verlautbarung vom 27. März 2012. Da sich die Sorgfaltspflicht in der Berufsausübung aus den Gesetzen, der Berufsordnung und der hierzu ergehenden Recht­sprechung ergibt, ist Qualitätssicherung eine Füh­rungs­auf­gabe. Zu den Maßnahmen zählen ausdrücklich auch strategische Überlegungen zu den Kanzleizielen sowie zur Dienstleistungs-, Mandats- und Honorarpolitik. Das Ziel ist es, den Nutzen für die Mandanten und die Produktivität der Kanzlei zu steigern. Qualitätssicherung bedeutet deshalb auch, die Arbeitsabläufe nach­voll­zieh­bar zu dokumentieren, zu optimieren und Fehler bei der Leistungserstellung zu vermeiden. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess soll durch Kontrolle und Nachschau gefördert werden. Ausführliche Infos auf www.bstbk.de. Der folgende Überblick erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Bundeseinheitliches Konzept des Deutschen Steuerberaterverbands

Das Qualitätssiegel des DStV) ­basiert auf der Verlautbarung der Kammer, der DIN ISO 9001 und auf dem von BStBK, DStV und DATEV herausgege­benen Handbuch Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement in der Steuerberatung. Zur Unterstützung des ­Berufsstands hat der Verband ein bundeseinheitliches, modulares QM-­Konzept ent­wickelt. Dazu zählt unter anderem auch ein Fortbildungsmodul bei einer Verbands­or­ga­ni­sation inklusive der Teilnahme an einem Risiko­ma­nage­ment­seminar.
Mit dem Konzept möchte der Verband allen Kanzleien die Möglichkeit geben, „mit vertretbarem organisatorischen Aufwand und überschaubaren Kosten einen Nachweis darüber zu erbringen, dass die Kanzlei einem bundesweit einheitlichen hohen Qualitätsstandard genügt“. Die Vor­be­rei­tung darauf gibt Gelegenheit, Ver­bes­se­rungs­po­ten­ziale zu erkennen und Abläufe zu straffen. Die Einführung eines QM-Systems wird durch ein ­eintägiges Audit abgeschlossen. Dazu hat der DStV folgende externe Zertifizierungsgesellschaften akkreditiert.

  • Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Management­systemen
  • LGA InterCert GmbH
  • ICM – International Certification Management GmbH

www.dstv.de

Matrixzertifizierung beim Landes­verband: Alternative mit Austausch

Der Landesverband der steuerberatenden und wirtschafts­prüfenden Berufe in Bayern e. V. (LSWB), der Steuer­be­ra­ter­verband Westfalen-Lippe (StBV) und Schleswig-Holstein (StbVSH) ­bieten interessierten Kanzleien eine Matrix­zer­ti­fi­zierung nach DIN ISO 9001 und DStV-Qualitätssiegel an – eine von Experten begleitete Alternative zum kanzlei­in­di­vi­duellen Audit. Im Mittelpunkt steht der Austausch der teilnehmenden Kanzleien untereinander: Betriebe mit ähnlichem Geschäftsfeld schließen sich zusammen, um sich gemeinsam zertifizieren zu lassen. Da Prozesse in Unternehmen mit ähnlichen Dienstleistungen meist im Wesentlichen gleich ablaufen, muss nicht jedes teil­nehmende Unternehmen seine Prozesse selbst neu definieren, sondern kann ein leicht ver­ständ­liches, vorstrukturiertes QM-System verwenden. Das spart Ressourcen und bedeutet einen erheblich geringeren Dokumentations­aufwand. Für den individuellen Ausbau kann ein Coach beauftragt werden. Die Teilnehmer entwickeln ihre Kanzleiprozesse auch nach er­folg­reichem Audit im Austausch mit Berufs­kollegen weiter. Der Service ist Verbandsmitgliedern vorbehalten, Gäste sind willkommen.

www.lswb.bayern, www.stbv.de, www.stbvsh.dewww.verbandszertifizierung.com

Weitere Angebote: Unternehmenssanierung

Viele wirtschaftliche und gesetzliche Faktoren führen dazu, dass die Prozesse in den Unternehmen komplexer werden. Damit steigt auch die Nachfrage nach spezialisierter Beratung. Aus der Fülle der Angebote (siehe Kasten Mehr zum Thema unten) sei hier exemplarisch die Unter­neh­mens­sa­nie­rung genannt. Da Steuerberater meist nah am Unternehmensgeschehen sind, können sie negative Veränderungen zeitig erkennen und Gegenmaßnahmen empfehlen.

Deutscher Steuerberaterverband

Die Fachberaterkurse des DStV erstrecken sich über 120 Zeitstunden; die Teilnahme wird durch zwei schriftliche Klausuren sowie einen praktischen Teil geprüft, zum Beispiel in Form eines Gutachtens. Behandelt werden Insolvenz- und Insolvenzverfahrensrecht, betriebswirtschaftliche Grundlagen, berufs-, haftungs- und versicherungsrechtliche Fragen. Nach Einschätzung des Verbands profitieren von dieser Spezialisierung nicht nur die Mandanten. Auch die Kanzleien können sich durch die erworbenen Fähigkeiten besser am Markt positionieren. Die nächsten Kurse sind für 2018 geplant. ­

www.fachberaterdstv.de

Beispiele privater Institute:
IFUS-Institut Heidelberg

Das IfUS-Institut der SRH Hochschule in Heidelberg ver­anstaltet Zertifikatslehrgänge speziell für Personen, die mit der Bewältigung von Unternehmenskrisen befasst sind, zum ­Beispiel Steuer­berater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte sowie Nachwuchskräfte. Der Fokus liegt auf der außergerichtlichen Sanierung.
Die Berater sollen mehr Handlungssicherheit für die tägliche Praxis erreichen, Krisen frühzeitig erkennen können, Restrukturierungs- und Sanierungsprogramme initiieren und umsetzen sowie ihre persönlichen Risiken als Berater minimieren. Dazu werden die erforderlichen rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Kenntnisse praxisorientiert vermittelt. In einzelnen Modulen geht es darum, wie man ein Sanierungskonzept erstellt, welche Fi­nan­zie­rungs­instrumente in der Krise genutzt werden können, welche straf- und haftungsrechtlichen Fußangeln in einer Krise lauern, welche arbeitsrechtlichen Sanierungsmaßnahmen existieren und wie ein Insolvenzverfahren abläuft. Das Ab­schluss­zertifikat dient als Qualitätssiegel; durch die Teilnahme am Lehrgang lässt sich ein persönliches Netzwerk mit anderen Sanierungsexperten aufbauen.

www.ifus-institut.de/weiterbildung

IFU-Institut Bonn

Beim IFU-Institut für Unternehmensführung in Bonn kann man sich zum zertifizierten Kanzlei­manager ausbilden ­lassen. Qualifizierte Kanzleimitarbeiter und junge Führungskräfte ­sollen befähigt werden, anspruchsvolle Leitungsaufgaben zu übernehmen. Neben dem Qualitäts­ma­nage­ment geht es um den kanzleiinternen Informationsfluss, Digitalisierung, Trouble Shooting, Mandantenzufriedenheit, aber auch um weiche Skills wie Kommunikation und Konflikt­ma­nage­ment.

www.ifu-institut.de

Organisationsmittel DATEV ProCheck

Zur Unterstützung auf ihrem Zertifizierungsweg steht Kanzleien das elektronische Or­gani­sa­tions­handbuch DATEV ProCheck zur Verfügung, bestehend aus Prozess­be­schrei­bungen, die Berufs­kollegen zusammen mit den Fachabteilungen der DATEV entwickelt haben. Die Software-Lösung beschreibt Schritt für Schritt, wie bestimmte Aufgaben in einer Steuer­be­ra­tungs­kanzlei oder einem Unternehmen effizient bewältigt werden können, und unterstützt beim Erkennen der Ver­bes­se­rungs­potenziale. Neben allen Informationen und Dokumentationen für die Abläufe lassen sich darin auch sämtliche Wissenskomponenten bündeln, zum Beispiel Literatur, Seminar­unter­lagen, Skripte, E-Books oder Checklisten. Jeder Mitarbeiter hat einen schnellen Zugriff. Durch die übersichtliche und klare Darstellung ist es einfach in der Handhabung. Für den Einstieg enthält DATEV ProCheck ein Standardprozessmodell des Berufsstands, das dem Handbuch Qualitäts­sicherung und Qualitätsmanagement in der Steuerberatung entspricht (Herausgeber: Bundes­steuer­berater­kammer, Deutscher Steuer­be­ra­ter­verband, DATEV). Das Handbuch ist als Printversion mit DVD erhältlich (Art.-Nr. 36330).

Mit der Tagesberatung für DATEV ProCheck werden Sie und Ihre Mitarbeiter mit diesem Werkzeug vertraut gemacht und bei den ersten Schritten zum Aufbau Ihres elek­tro­nischen Orga­ni­sa­tions­hand­buchs unterstützt.

www.datev.de/qm

Wirkung nach innen und außen

Kanzleichef, Mitarbeiter, Mandanten und Geschäftspartner – sie alle können von der Einführung standardisierter Prozesse profitieren.

Innenwirkung:

  • Klar definierte Ziele schärfen das Qualitätsbewusstsein der Mitarbeiter.
  • Durch die effizientere Organisation, klare Verantwortlich­keiten und geringere Fehleranfälligkeit findet mehr Wertschöpfung statt.
  • Die bessere Nachvollziehbarkeit der Prozesse erleichtert Vertretungen und verkürzt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
  • Das Haftungsrisiko wird reduziert.

Sollen die QM-Ziele auch als Controlling- und Steuerungsinstrument umgesetzt werden, ist es wichtig, dass Ziele und Kontrollmechanismen jedem Mitarbeiter bekannt sind.

Außenwirkung:

Mandanten gegenüber dient das Zertifikat als Zeichen einer ­geprüften, werthaltigen Leistung; ein Signal für ein qualitativ ­hohes, einheitliches Niveau in den Ergebnissen der Dienstleistung. Den Geschäftspartnern, Institutionen und Behörden wird Verlässlichkeit in der Zusammenarbeit signalisiert. Ver­sicherungen belohnen das geringere Haftungsrisiko mit günstigeren Konditionen.

Foto: papa1266, ilbusca / Getty Images

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