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Individuell betreuen

Branchenspezialisierung

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Fachliche Kenntnisse sind zweifels­ohne wichtigste Voraus­setzung dafür, um Man­danten einer spe­ziel­len Branche kom­pe­tent zu beraten. Reicht das? Steuer­berater Sascha Zühlke aus Tarm­stedt zeigt: Die Branche sollte einem am Herzen liegen, wenn die Be­treu­ung dauer­haft erfolg­reich verlaufen soll.

Aus dem Exact KMU Barometer 2016, einer internationalen Studie des Markt­for­schungs­instituts Pb7 geht hervor, dass 44 Prozent der Steuerberater in Deutschland die Spezialisierung auf Branchen als notwendig erachten. Zudem steht die persönliche Beratung im Fokus: 84 Prozent der Steuerberater bevorzugen das persönliche Gespräch mit ihren Mandanten und jeweils 81 Prozent E-Mail und Telefon.

Persönliche Betreuung ist essenziell

Durch den Kontakt vor Ort kann ich mir ein persönliches Bild von der aktuellen Situation machen und feststellen, wo der Schuh drückt.

Steuerberater Sascha Zühlke überrascht das Ergebnis nicht. Spezialisiert hat er sich auf soziale Einrichtungen, eine Branche, bei der grundsätzlich der Mensch an erster Stelle steht. Diese Maxime gilt auch für ihn und seine Mitarbeiter – die individuelle, persönliche Betreuung. Die Nähe zu seinen Mandanten hilft ihm, ihre Sorgen und Nöte besser zu verstehen und nötige Branchenkenntnisse zu erwerben: „Ich agiere nicht nur vom Schreibtisch aus, der Besuch der Einrichtungen ist ein wichtiger ­Bestandteil meiner Arbeit. Durch den Kontakt zu meinen Mandanten vor Ort kann ich mir ein persönliches Bild von der aktuellen Situation machen und feststellen, wo der Schuh drückt. So ent­wickelt sich ein sehr gutes Verhältnis zu meinen Mandanten.“ Die Kanzleitreue ­seiner Mandanten beweist, dass sein Vorgehen richtig ist: Einige Einrichtungen betreut die Kanzlei bereits in zweiter Generation – seit knapp 30 Jahren.
Mandanten honorieren persönliche Beratung auch auf der Beziehungsebene, nicht nur die nüchterne Behandlung von fachlichen Themen. Schon die Sozialpsychologie lehrt die Beeinflussung der Sach- durch die zwischenmenschliche Beziehungsebene. Daher ist eine branchenspezifische Beratung auch nur dann erfolgreich, wenn der Mandant Authentizität und echtes Interesse bei seinem Berater wahrnimmt.

Fachlich und menschlich von Anfang an

Bei Sascha Zühlke geht es um mehr als um Fachkenntnis. Er ist mit der Beratung sozialer Einrichtungen aufgewachsen. Sein Vater gründete 1979 die Steuer­be­ra­tungs­kanzlei als Einzelpraxis und übernahm 1980 das erste Mandat zur Gründung eines privaten Alten- und Pflegeheims und Mitte der 90er-Jahre mit einigen Mitgesellschaftern die Alten-und-Pflegeheim-Unternehmens­gruppe proSenium. Bis zu deren Verkauf 2015 war die Familie während der ganzen Zeit mit der steuerlichen Beratung betraut – von der Erstellung der Finanzbuchführung bis zur Verhandlung von Pflegesätzen und Investitionskosten. Dies ermöglichte einen intensiven Einblick und Umgang mit sozialen Einrichtungen, erinnert sich Sascha Zühlke. „Nicht nur, dass das in unserer Familie ein häufiges Gesprächsthema war, es prägte mich auch dergestalt, dass ich meinen Zivildienst in einem Altenpflegeheim absolvierte. Von diesen praktischen Erfahrungen profitiere ich in meiner Beratungsarbeit noch heute.“ Nach dem Betriebs­wirt­schafts­studium und der Steuerberaterprüfung stieg er voll in die Kanzlei ein und gründete 2006 mit seinem Vater die Zühlke & Collegen Steuer­be­ra­tungs­ge­sell­schaft. „Den Spagat zwischen wirtschaftlichem Handeln und sozialer Verantwortung zu schaffen, ist für meine Mandanten eine enorme Aufgabe. Sie dabei mit Verständnis und Verstand zu beraten, ist eine reizvolle Aufgabe.“

Soziale Einrichtungen – Branche mit Anspruch

Sein Schwerpunkt ist die Beratung von privaten Alten- und ­Pflegeheimen: von der Gründung und Finanzierung bis zur ­Finanz- und Lohnbuchführung sowie Unternehmens­nachfolge. Deshalb hat er sich auch zum Fachberater für Unternehmensnach­folge weitergebildet. Gleichwohl zählt er unter anderem ambulante Pflegedienste oder Einrichtungen für Menschen mit psychischen Ein­schrän­kungen zu seinen Mandanten – von Fehmarn im Norden bis ins oberfränkische Bayreuth. Die Entfernung ist dabei kein Hindernis. Die Lösung liegt im digitalen Datenaustausch. „So übernehmen wir zum Beispiel Bewohnerrechnungen aus dem Heimverwaltungsprogramm per Schnittstelle. Die Auswertungen zur Lohn- und Finanzbuchhaltung ­schicken wir unseren Mandanten per E-Mail in verschlüsselter Form.“
Bei aller Notwendigkeit zur Spezialisierung – grundsätzlich kann man für jede Branche die Finanzbuchführung erstellen und dem Mandanten eine betriebswirtschaftliche Auswertung zur Ver­fügung stellen. Herausfordernd wird es, sobald das Ergebnis analysiert werden muss, um dem Mandanten zu sagen, wie er wirtschaftet. Ohne Branchenkenntnis funktioniert das nur leidlich. Wichtig für die Finanzbuchführung in sozialen Einrichtungen ist daher die Berücksichtigung der Pflege-Buchführungs­ver­ord­nung (PBV). Hieraus ergeben sich Buchungsvorgaben. Auch erstellt die Kanzlei Zühlke & Collegen nach Bedarf Jahresplanungen, die in der betriebswirtschaftlichen Auswertung für den Soll-Ist-Vergleich von der Kanzlei berücksichtigt werden. „Ein ganz wichtiges Instrument für die Steuerung des Unternehmens“, wie Sascha Zühlke sagt. Eine weitere Anforderung besteht darin, die Laufzeiten der Pflegesatz- und In­ves­ti­tions­kos­ten­ver­ein­barungen zu beobachten, damit er die Mandanten frühzeitig zu Verhandlungen mit den Trägern auffordern kann. Die Kanzlei unterstützt die Einrichtung bei den Verhandlungen. Sie nutzt dafür die Zahlen des Standardkontenrahmens (SKR) 45 und punktet zudem mit regionaler Erfahrung aus aktuellen Pflegesatzverhandlungen. So erzielt sie das Beste für die Mandanten.

Erfolgreich beraten geht nur, wenn man seine Mandanten wirklich kennt, nicht nur auf sachlicher, geschäftlicher Ebene.

Eine Herausforderung ganz anderer Art ist die im Gesundheitswesen vorherrschende gesetzliche Anforderung an die Fach­kraf­tquote und dem gegen­über­ste­hen­den Fach­kräfte­mangel, der innerhalb der Branche alle seine Mandanten umtreibt. ­Werde die Fach­kraft­quote nicht erfüllt, drohe ein Rück­for­de­rungs­anspruch der Pflegekassen und eine Einrichtung könne nicht voll belegt werden. Für seine Arbeit bedeutet dies, gemeinsam mit dem Mandanten nach Lösungen zu suchen. Mehrarbeit ist nur eine kurzfristige Lösung, die häufig auf Kosten der Gesundheit der Mitarbeiter geht und letztlich zulasten der Heimbewohner. Seine Aufgabe besteht darin, seine Mandanten darauf hinzuweisen, dass es nachteilig sein kann, freiberufliche Pflegekräfte zu beschäftigen. Oft entstehen daraus Probleme bei der Prüfung der Rentenversicherung. Aber auch die Problematik mit Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen ist sozial­ver­siche­rungs­rechtlich genau zu betrachten. Selbst auszubilden ist eigentlich der wichtigste Punkt, da dann die Möglichkeit besteht, sein Personal nach dem Leitbild der Einrichtung zu entwickeln.
Um beim Personal zu bleiben: Es sei zwar das Kapital, aber auch das Aushängeschild einer sozialen Einrichtung – und daher nicht nur ein Kostenfaktor, so Zühlke. So sollte man individuelle Beratungsansätze nutzen, wie zum Beispiel die Unterstützung der sozialen Einrichtungen bei deren Personalkostenplanung.
Mehr Netto vom Brutto ist ein weiterer Punkt. Im sozialen ­Bereich sind über die Lohnzahlungen hinaus besonders ­Gesundheitsförderung und wertschätzendes Handeln gefragt, zum Beispiel können ein Gutscheinsystem oder die private Nutzung von Dienstfahrzeugen interessante Anreize sein. Letztlich hängt es von der einzelnen Einrichtung ab, in welche Richtung Sascha Zühlke berät. Hier schließt sich der Kreis: Entsprechend erfolgreich beraten geht nur, wenn man seine Mandanten wirklich kennt, anstatt alleine auf sachlicher, geschäftlicher Ebene.

Drei Komponenten führen zum Erfolg

Eine dritte Komponente ist jedoch notwendig, damit seine Kanzlei erfolgreich die Branche beraten kann: die Kombination aus fachlichem Wissen und der Nutzung entsprechender ­Werkzeuge.
Das Wissen eignet sich Sascha Zühlke auf vielfältige Weise an: „Die Fachtagung für soziale Einrichtungen, die DATEV jährlich anbietet, ist ein absolutes Muss für mich, auch die Fortbildungen der Berufsverbände wie der Bundesverband privater Anbieter sozialer Dienste sind sehr hilfreich.“ Regelmäßig besucht er die Altenpflegemesse. Ebenso hilft die bestehende Kooperation mit der damals verkauften proSenium – durch den regel­mäßigen Austausch mit den dortigen Pflegefachkräften, Heimleitungen, Fachanwälten und den Experten des Qualitätsmanagements profitieren alle voneinander, ob bei der Kontrolle und Analyse der Entwicklung von Erlös- und Kostenarten, wie etwa Investitionskosten, bei Ertrags- und Liquiditätsplanungen oder der Abrechnung von Zeit-, Mehrarbeits- und Nachtzuschlägen. Für all die Aufgaben nutzt die Kanzlei das breite branchen­spezifische DATEV-Angebot: DATEV Kostenrechnung, Daten-Analyse-System Personalwirtschaft oder das ­DATEV Branchenpaket Soziale Einrichtungen, das auch den speziellen Kontenrahmen SKR 45 nach PBV enthält. Für Sascha Zühlke übrigens das Wichtigste am Branchenpaket, weil er die Grundlage für seine Arbeit bietet und selbstverständlich von DATEV bei Gesetzesänderungen angepasst wird, wie anlässlich des Pflegestärkungsgesetzes II (PSG II). Nun muss er noch die Auswirkungen des Pflegestärkungs­gesetzes III (PSG III) umsetzen, ­welches im ­Dezember 2016 verabschiedet wurde.

Branchenspezialisierung ja, aber nicht nur

Eine ausschließliche Strategie ist die Branchenspezialisierung nicht. „Für unsere Kanzlei ist es gut und richtig“, so Sascha Zühlke, „aber das muss jeder für sich selbst entscheiden. Die sozialen Einrichtungen bilden bei uns einen Schwerpunkt, doch auch alle anderen Branchen und Mandanten beraten wir mit der gleichen Sorgfalt und Qualität. Denn neben der Spezialisierung ist es ebenso wichtig, auch in der Breite gut aufgestellt zu sein. Für uns ist jeder Mandant wertvoll.“

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