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Retter im Datenmeer

Digitale Datenanalyse

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Datenmengen wachsen stetig und sind gleich­zeitig anfälliger für Fehler oder Mani­pu­la­tionen. Das er­schwert die Daten­qualität. Mit der digitalen Daten­analyse werden Auf­fäl­lig­keiten erkannt und können bei Bedarf früh­zeitig behoben werden, und das, bevor der Betriebs­prüfer kommt.

Steuerberaterin Stephanie Obst setzt die digitale Datenanalyse vielseitig ein. Ihre Erfahrungen gibt sie als Referentin bei der jährlichen Fachtagung Digitale ­Datenanalyse weiter.

DATEV magazin: In welchen Bereichen setzen Sie die digitale Datenanalyse ein?

STEPHANIE OBST: Die Einsatzgebiete sind vielseitig. Da ist zum einen die Analyse der Daten im Vorfeld beziehungsweise bei der Begleitung einer Betriebs­prüfung. Dieser Bereich gewinnt zunehmend an Bedeutung. Umso wichtiger ist es jedoch, nicht erst mit Eintreffen der Prüfungsanordnung tätig zu werden, sondern bereits viel früher anzusetzen!
Aus diesem Grunde nutzen wir die Datenanalyse bereits unterstützend bei der Erstellung von Jahresabschlüssen. Die digitale Datenanalyse hilft uns hier, unsere Arbeit durch vorgefertigte Auswertungs-Tools effektiver zu gestalten. Darüber ­hinaus haben wir zeitgesteuerte Prüfungen installiert, die es uns ermöglichen, standardisierte Auswertungen monatlich oder sogar wöchentlich zusammen mit der Buchführung durchzuführen.

DATEV magazin: Macht eine digitale Datenanalyse Sinn, wenn die Daten nicht mehr veränderbar sind?

STEPHANIE OBST: Es geht darum, Auffälligkeiten möglichst frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Bei einer monat­lichen Lückenanalyse von Rechnungsnummern beispielsweise können fehlende Umsätze noch vor Festschreibung der Daten identifiziert und erfasst werden.
Grundsätzlich gilt: Je schneller man handelt, desto geringer ist der mögliche Schaden. Besser einen Fehler im laufenden Jahr entdeckt und behoben als nach drei Jahren im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Jedoch stellt der Einsatz der digitalen ­Datenanalyse im Vorfeld einer Betriebsprüfung nur einen Teilbereich ihres gesamten Nutzungspotenzials dar. Aus der Analyse vergangenheitsbezogener Daten lassen sich auch betriebs­wirt­schaft­liche Beratungsansätze ableiten und Unter­nehmens­abläufe rationalisieren. Zum Beispiel wann sind die umsatzstärksten Zeiten und wie kann ich mit diesem ­Wissen die Personalplanung optimieren?

DATEV magazin: Oftmals setzen Steuerberater bewusst nicht die digitale Datenanalyse ein, weil sie Angst haben, etwas zu entdecken. Wie geht die Kanzlei damit um?

STEPHANIE OBST: Kein Steuerberater möchte Mandanten, die etwas zu ver­bergen haben. Wir stehen möglichen Feststellungen offen gegenüber. Nicht immer stellen Auffälligkeiten tatsächliche Mängel in der Buchführung dar. Hier gilt es, das Gespräch mit dem Mandanten zu suchen und Erklärungen zu finden. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die meisten Mandanten dankbar für unsere Hinweise sind. Oft ist es auch nicht der Unter­nehmer selbst, der etwas zu verbergen hat, sondern dessen Mitarbeiter. Die digitale Datenanalyse wird ohnehin durch die Finanzverwaltung bei steuerlichen Außenprüfungen eingesetzt. Warum sollte man als Steuerberater nicht bereits im Vorfeld gewappnet sein, um mit der ­Finanzverwaltung auf Augenhöhe zu ­arbeiten?

DATEV magazin: Wie vermarkten Sie diese Dienstleistung und nehmen Ihre Mandanten diese Dienstleistung an?

STEPHANIE OBST: Bisher haben wir sie vornehmlich als zusätzliche Beratungsleistung zum Jahresabschluss für den Mandanten erbracht. Die positive Resonanz zeigt uns jedoch, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Daher werden wir die digitale Datenanalyse verstärkt auch als separate Dienstleistung anbieten: So können wir unseren Mandanten ein Organisations- und Controlling-Werkzeug an die Hand geben, das ihnen wichtige Impulse gibt und sie effektiv bei der Unternehmensführung unterstützt.

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