Verfahrensdokumentation effizient erstellen

DATEVmagazin: Was war der Grund, dieses Geschäftsmodell anzubieten?

KLAUS DÄHNERT: Wir erstellen Finanzbuchhaltungen ausschließlich aufgrund von Eingangs­belegen, die in unseren Räumen durch unseren externen Scan-Dienstleister nach selbst auferlegten strengen Qualitätsmerkmalen digitalisiert wurden. Jede Buchungszeile ist mit dem jeweiligen Belegbild in DATEV Unternehmen online verknüpft. So kann zum Beispiel bei Jahres­abschlussbesprechungen auf den Beleg zurückgegriffen werden. Das hat viele Mandanten beeindruckt, und die Frage kam zwangläufig: Kann ich jetzt meine Belege wegwerfen? Unsere Antwort war: Ja, aber es bedarf einer Verfahrensdokumentation. Als wir uns mit dem externen Scan-Dienstleister diesem Thema widmeten, war uns schnell Folgendes klar: Kernstück einer Verfahrensdokumentation ist der Scan-Vorgang. Diesen für jeden Mandanten individuell zu dokumentieren, ist mit einem erheblichen Aufwand verbunden, der bei unseren meisten Mandanten in einem nicht darstellbaren Verhältnis zum angestrebten Erfolg der Belegvernichtung steht. Die Herausforderung war deshalb, bei der Digitalisierung einen Standardprozess in einer sichtbaren Qualität umzusetzen, der als Modul in die erforderliche Verfahrensdokumentation integriert werden kann.

DATEVmagazin: Was verstehen Sie unter der Standardisierung einer Verfahrensdokumentation?

KLAUS DÄHNERT: Die Universität Kassel hat mit der DATEV eine juristische Simulationsstudie realisiert. Bei einer Analyse dieser Studie stellt man fest, dass dem Scan-Vorgang eine hohe Bedeutung bei der Beweisführung zukommt. Legt man diesen in Hände Dritter (hier Steuer­berater), der sich wiederum eines Partners bedient, indiziert eine solche Arbeitsteilung bereits einen echten Beleg. Auf der anderen Seite verantwortet der Mandant Vorgänge, die außerhalb seines Unternehmens stattfinden. Wir haben konsequenterweise den von uns praktizierten Scan-Vorgang zertifizieren lassen. Das Zertifikat nach TR-03138 RESISCAN hat sich schließlich – wie erwartet – in den Mandantengesprächen als äußerst vertrauensbildendes Argument bewiesen. Es bietet zunächst ein hohes Maß an Beweissicherheit. Noch wichtiger ist allerdings, dass nunmehr eine Verfahrensdokumentation in einem vertretbaren Aufwand erstellt und gepflegt werden kann. Bisher ließ sich der korrekte Scan-Vorgang allenfalls indirekt plausibel machen. Mit dem stan­dar­di­sierten und nachweisbaren Scan-Prozess ändert sich das. Unser externer Scan-Dienstleister scannt die Belege in der Kanzlei in DATEV Unternehmen online nach standardisiertem und zertifiziertem Prozess. Dieser Prozess fließt wie ein Textbaustein zusammen in die Verfahrensdokumentation, die wir als Vorlage in dem Zusatzmodul Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation hinterlegt haben, ein. Individuell müssen mit dem Mandanten lediglich die zwei Prozessschritte Prüfung der Echtheit und Zeitpunkt der Vernichtung besprochen und eingearbeitet werden. Die verbleibenden vier Prozessschritte Vorbereitung, Digitalisierung, Qualitätssicherung und Archivierung, die bei allen Mandanten nahezu identisch sind, können ebenfalls wie Textbausteine eingefügt werden.

DATEVmagazin: Wieso lohnt sich das Geschäftsmodell?

KLAUS DÄHNERT: In den nächsten zehn Jahren wird die automatisierte digitale Belegverarbeitung in den Kanzleien der Standard sein. Sie führt im Gegensatz zu der vorher üblichen manuellen Abwicklung zu einer deutlichen und messbaren Zeitersparnis, insbesondere bei der laufenden Buchhaltung und beim Jahresabschluss. Die somit gewonnene Zeit setzen wir ein, um die uns zur Erstellung der Buchhaltungen zur Verfügung gestellten Daten zu sichten und um unsere Mandanten auf Beratungsbedarf aufmerksam zu machen. Nach und nach wandelt sich so unser Leistungsangebot. Aus der einem extremen Wettbewerbsverbot ausgesetzten Buchhaltung, die den meisten Mandanten auch mangels Aktualität wenig Nutzen bringt, wird ein Mittel zum Risikomanagement und eine Basis für steuerliche, interdisziplinäre und betriebswirtschaftliche Beratung. Das Modell rechtfertigt die Erstellung der Buchhaltung durch einen Steuerberater und sichert uns den Daten-Pool für weitere Leistungen.

DATEVmagazin: Welchen Nutzen hat der Mandant davon?

KLAUS DÄHNERT: Ein nach TR RESI-SCAN vom Bundesamt für Sicherheit in der In­for­ma­tions­technik (BSI) zertifizierter Prozess gibt dem Mandanten die notwendige Sicherheit, die Belege vernichten zu können. Dadurch minimieren sich die Kosten für die Aufbewahrung der Belege. Auch bei einer Betriebsprüfung muss der Mandant die Belege nicht mehr in die Kanzlei bringen, denn die Belege wurden ja in DATEV Unter­nehmen online gespeichert. Sie stehen dem Unter­nehmen somit zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Die Verfahrensdokumentation hilft bei der Optimierung bestimmter Prozesse im Unternehmen unserer Mandanten. Die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen eignet sich sehr zum Einstieg in die Verfahrensdokumentation der „GoBD“ sowie in deren Bestandteile.