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Mit dem DATEV-Programm ver­bleiben die Belege im Unter­neh­men, während der In­sol­venz­ver­walter schon im lau­fen­den Monat Daten erfassen kann.

Das Vorhandensein aktueller betriebswirtschaftlicher Zahlen stellt in der heutigen Zeit keine Kür mehr da, sondern ein grundlegendes Gebot. Gerade in der Krisenphase eines Unternehmens versteht es sich von selbst, dass äußerst schnell an die Entscheidungsgremien berichtet werden soll beziehungsweise muss. Und seit geraumer Zeit ist nun noch eine weitere Vorgabe für eine rasche Verbuchung der Geschäftsvorfälle hinzugetreten.

Ordnungsgemäße Insolvenzverwaltung

Der Verband der Insolvenzverwalter Deutschland e.V. (VID) hat mit seinen Grundsätzen ord­nungs­gemäßer Insolvenzverwaltung (GoI) im Jahr 2006, zuletzt durch Beschlussfassung von Mai 2013 aktualisiert, eine Reihe von Abwicklungsnormen geschaffen, die von den anerkannten Ver­wal­ter­kanzleien auch regelmäßig angewandt beziehungsweise eingehalten werden. Ein für die Buch­haltung zentrales Postulat dieser GoI stellt der Grundsatz 47 dar, der vorschreibt, dass zah­lungs­wirk­same Geschäftsvorfälle auf den Treuhandkonten regelmäßig innerhalb von zehn Arbeits­tagen buchhalterisch zu verarbeiten sind. Dieser Grundsatz bedeutet für die Buch­hal­tungs­praxis in einem Insolvenzverfahren eine enorme logistische Herausforderung. Anders als es die auf Monatsbuchhaltungen basierende Umsatzsteuervoranmeldung vorschreibt, ergibt sich durch diesen GoI die Erforderlichkeit einer fortlaufenden, untermonatigen Verbuchung. Das wiederum bedeutet, dass sehr eng zwischen dem Belegfluss der Unternehmung einerseits und der Ver­ar­bei­tungs­ge­schwindigkeit der Buchhaltungsabteilung anderseits abgestimmt gearbeitet werden muss. Das wiederum erfordert überlegtes Handeln der auf die Einhaltung der GoI, Nr. 47, ver­pflich­te­ten In­sol­venz­verwaltung.

Lösungsansatz

Gerade im Anfangsstadium einer Insolvenzverwaltung sind aktuelle Zahlen zuweilen das Zünglein an der Waage.

Einen äußerst tauglichen Lösungsansatz für diese Herausforderung bietet die DATEV-Software mit dem Baustein Unternehmen online. Hierdurch können die Belege in der Unternehmung verbleiben, während der Insolvenzverwalter beziehungsweise der Steuer­berater bereits untermonatig Daten erfassen kann. Dies kann die Verarbeitung der Daten im gebotenen Maße beschleunigen und sorgt zudem für die rasche Erlangung und Bereitstellung von be­triebs­wirt­schaft­lichen Ergebnissen. Gerade im Anfangsstadium einer Insolvenzverwaltung sind aktuelle Zahlen zuweilen das Zünglein an der Waage. Hier kann der Steuerberater in besonderem Maße punkten, indem er nicht auf mehrere Wochen alte Zahlen verweisen muss. Aussagen zum tatsächlichen Umsatz, den offenen Posten beziehungsweise der Kundenfrequenz in der Vorwoche können hier sichere Entscheidungsgrundlagen liefern, auf die es unter Umständen ankommt, wenn die Frage diskutiert wird, ob und wenn ja unter welchen Voraussetzungen der Geschäftsbetrieb aufrechterhalten werden kann. Die praktische Arbeit mit DATEV Unternehmen online ermöglicht den Verfahrensbeteiligten, jeden eingehenden Ori­gi­nal­rech­nungs­beleg, sei es für den Debitoren- oder Kreditorenbereich, unmittelbar nach dessen Anfall (Druck bei den Debitoren beziehungsweise Posteingang bei den Kreditoren) zu scannen und durch eine Abspeicherung im DATEV-Rechenzentrum als optischen Beleg rechtssicher zu archi­vie­ren. Während nun der Originalbeleg seinen angestammten Weg durch die Prüf- und Kon­troll­ins­tan­zen der Unternehmung nimmt, kann parallel von Seiten der (Insolvenz-)Buchhaltung über den elektronischen Beleg eine erste Verbuchung vorgenommen werden. Sobald die Zahlung des Belegs (Eingang oder Ausgang) auf dem Treuhandkonto erscheint, kann dieser unmittelbar verbucht werden. Im günstigsten Fall wird hierbei nicht auf das Eingehen eines (gedruckten) Kontoausdrucks der Bank gewartet, sondern durch das Einspielen der Kontoumsätze in das Buchhaltungsprogramm Kanzlei-Rechnungswesen der DATEV sogleich ein mit dem Bankkonto identischer Buchhaltungsstand erzeugt. Wird noch die sogenannte Lerndatei beziehungsweise die Funktion der Erkennung der Belegnummern eingesetzt, ist die Verbuchung durch das weitest­gehend selbstständige Erkennen der Buchung durch das DATEV-System in äußerst rationellem und kurzfristigem Maße möglich. Eine Verknüpfung des Buchungssatzes mit dem Scan des Originalbelegs vervollständigt die Buchführung. So kann jederzeit und ohne großen Suchaufwand der Beleg angezeigt werden, wenn dies für eine Sachverhaltsaufklärung erforderlich ist.

Lückenlose Belegvorlage

Um nun auch der Vorgabe gerecht zu werden, dass vonseiten der Insolvenzverwaltung eine lückenlose Belegvorlage zu gewährleisten ist, schließt sich für die Insolvenzbuchhaltung nun die Aufgabe an, hinter den dann postalisch eingegangenen oder turnusgemäß abgerufenen und nun gedruckten Kontoauszügen die Originalbelege abzuheften. Die Originalbelege sollten hierbei im Rahmen deren Zahlungsfreigabe (zu einem Zahlungsbündel zusammengeheftet) in die Kanzlei des Verwalters gelangt sein. Da tunlichst nur auf einen Originalbeleg hin bezahlt werden sollte, stellt diese Vorgehensweise ein in sich abgesichertes und über das Scan- und Konto­um­satz­ab­ruf­ver­fahren schnelles Verbuchungsmodell dar.

Systemvoraussetzungen

Um von Anbeginn einer vorläufigen Insolvenzverwaltung mit einem solchen System abgestimmt arbeiten zu können, ist es sinnvoll, in der Steuer- oder Verwalterkanzlei ein oder bei größeren Verwalterhäusern mehrere Laptops mit bereits installierter DATEV-Software sowie einem angeschlossenen Scanner (automatisches Scannen von Vorder- und Rückseite ist erforderlich) parat zu halten. Im Rahmen der Einweisung der zuständigen Sachbearbeiter im betroffenen Insolvenzverfahren können die praktische Anwendung und der zukünftige Belegfluss erklärt werden. Nach Abschluss der operativen Buchhaltungsphase werden die Gerätschaften in die Kanzleien zurückgeholt, die Daten gegebenenfalls nochmals gesichert und danach der Laptop für dessen nächste Anwendung datentechnisch sterilisiert.

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