Kanzleimanagement |

Die neuen Seiten des papier­losen Büros

Elektronische Rech­nung und Archi­vierung

Rechnung ausdrucken, eintüten, mit Porto ver­sehen, zur Post bringen und das Du­pli­kat ab­heften – oder einfach per Knopf­druck elektro­nisch ver­senden? Dank der GoBD werden Papier­be­lege immer mehr durch digitale Unter­lagen und Pro­zesse ersetzt. Was man dabei jedoch nicht ver­gessen darf, ist deren ord­nungs­ge­rechte Archivierung.

Am 14. November 2014 veröffentlichte die Finanzverwaltung die Grundsätze zur ord­nungs­mäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elek­tro­nischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese legen unter anderem fest, dass digitale Belege unverändert aufbewahrt werden müssen. Es ist also nicht verwunderlich, dass die Ord­nungs­mäßig­keit der zur Buchführung eingesetzten Systeme und der Vorsysteme zur Daten­er­fassung an Bedeutung gewonnen hat. Steuerberater müssen daher die steuerlich relevanten Prozesse gemeinsam mit ihren Mandanten neu bewerten, um eine ordnungsmäßige und vollständige Umsetzung der GoBD sicherzustellen.

Digitale Belegarchivierung

Mit der Änderung des § 14 Umsatzsteuergesetz und der Anerkennung von elektronischen Rechnungen setzte in den letzten Jahren eine intensive Diskussion über das Ersetzende Scannen ein. Eine Folge der Auseinandersetzung mit digitalen Belegen ist, dass immer mehr Kanzleien mit ihren Mandanten dazu übergehen, eingehende Belege zu digitalisieren und auf die Archivierung der Papierbelege verzichten. Vor allem im vorherigen Jahr ist das Bewusstsein dafür gestiegen, eine geordnete und ­sichere elektronische Belegablage einzurichten, um den Anforderungen der GoBD zu entsprechen. Diese fordert vom Steuerpflichtigen eine vollständige Ver­fah­rens­do­ku­men­tation zum Nachvollzug der zeitgerechten, ordnungsmäßigen und sicheren Belegablage. Gegenstand einer Verfahrensdokumentation ist beispielsweise eine Prozessbeschreibung, die das Verfahren beziehungsweise die Prozesse nachvollziehbar macht und die durchzuführenden Kontrollen sowie das Führen von Nachweisen ­festlegt. Die Verfahrensdokumentation soll dazu beitragen, mögliche Manipulationen zu verhindern oder zeitnah erkennen zu können.

Elektronische Rechnungen nicht vergessen

Im Gegensatz zur digitalen Belegarchivierung wird dem Thema elektronischer Rechnungen bis jetzt wenig Beachtung geschenkt. Oft wird übersehen, dass auch die digitale Archivierung von elektronischen Rechnungen in den GoBD vorgeschrieben wird (GoBD Rz. 119). Hier gelten die­selben Anforderungen wie beim Ersetzenden Scannen: Einsatz einer GoBD-konformen Software, Sicher­stellen der unveränderbaren Speicherung und Erstellung einer Verfahrensdokumentation.
Die Vorteile elektronischer Rechnungen werden häufig noch nicht wahrgenommen. Laut der Studie Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung des eBusiness-Lotsen Ostbayern (Studie im Auftrag des Forschungsinstituts ibi research an der Universität Regensburg) sehen 72 Prozent der befragten Unternehmen nach Einführung des elektronischen Rechnungsversands eine Verbesserung der Kostensituation. 63 Prozent sehen eine Verkürzung der Bearbeitungszeit und 41 Prozent eine Verkürzung der Zeitdauer bis zur Bezahlung einer Rechnung. Beim elektronischen Rechnungsempfang hingegen sind die positiven Effekte nicht so deutlich erkennbar. 67 Prozent der befragten Unternehmen akzeptieren elektronische Rechnungen beispielsweise nur aufgrund der Wünsche ihrer Geschäftspartner. 52 Prozent sagen, dass die Rechnungen schneller bearbeitet werden können, während lediglich 38 Prozent Kosten einsparen.
Die Umfrageergebnisse unterscheiden sich wahrscheinlich deshalb so stark voneinander, da es für den Rechnungsausgang schon heute eine solide Software-Unterstützung gibt. Die meisten ERP- oder Faktura-Programme sehen den elektronischen Rechnungsversand bereits vor. Die Rechnung ist mit einem Knopfdruck versendet, die eigentlichen Schritte wie Ausdrucken und Zur-Post-Bringen entfallen. Der Nutzen ist offensichtlich. Beim Rechnungseingang sind die Prozesse meistens komplexer. Die einzelnen Schritte werden von unterschiedlichen Mitarbeitern be­ar­beitet: die Prüfung der sachlichen Richtigkeit, die Prüfung der rechnerischen Richtigkeit sowie die Zahlungsfreigabe. Daneben können in den Programmen keine Vermerke auf der Rechnung gemacht werden. Besondere Vorteile ergeben sich für Unternehmen damit also noch nicht. Unternehmen sollten die Einführung der eRechnung daher auch dafür nutzen, die Prozesse in den Bereichen Einkauf, Verkauf und Buchführung zu überdenken. Schon heute bieten Programme Automatisierungsmöglichkeiten, zum Beispiel in Verbindung mit dem ZUGFeRD-Rechnungs­format. Diese werden sich in Zukunft noch ausweiten, wenn Transportwege im Unternehmen entfallen oder eine mobile Bearbeitung möglich wird. Kosten und Be­ar­bei­tungs­zeiten verringern sich automatisch.

eRechnung und Steuerberater?

Auch Steuerberater könnten die eRechnung nutzen. In der Praxis hat sich die qualifizierte elektronische Signatur jedoch als unpraktisch erwiesen. Was tun? Aus Sicht des Präsidiums der Bundessteuerberaterkammer (Kammermitteilung vom 3. Dezember 2014) ist es möglich, das Unterschriftsformerfordernis des § 9 StBVV durch eine schriftliche individuelle Vereinbarung zwischen Mandant und Steuerberater abzubedingen. Aus Beweisgründen empfiehlt es sich, den Verzicht in einer schriftlichen Vereinbarung mit dem Mandanten festzuhalten.

Ausblick

Aufgrund der gesetzlichen Anerkennung elektronischer Rechnungen wird der Anteil der eRechnungen im gesamten Rechnungsaufkommen von Jahr zu Jahr steigen. Daher wird auch die Digitalisierung der Prozesse in den Kanzleien und Unternehmen immer mehr zunehmen, unter anderem um der gesetzlichen Forderung nach einer zeitnahen Festschreibung der Buchhaltung zu entsprechen. Gegenüber der Digitalisierung eingehender Belege bringt der elektronische Rechnungsversand auch schon jetzt viele Vorteile für den Leistungserbringer mit sich. Letztendlich können die Potenziale des elektronischen Rechnungsversands und damit die Akzeptanz der eRechnung aber nur genutzt werden, wenn die Software diese Prozesse optimal unterstützt und automatisierte Verfahren zur Belegerfassung und Buchung bei den Leistungsempfängern und deren Steuerberatern umgesetzt werden. Unabhängig von den Potenzialen in der Zukunft ist es bereits heute eine Tatsache, dass fast jedes Unternehmen eRechnungen erhält. Daher ist es aufgrund der Aufbewahrungspflichten wichtig, jetzt den rechtlichen Anforderungen der GoBD zu genügen, um möglichen negativen Auswirkungen in zukünftigen Betriebsprüfungen vorzu­beugen.

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