Titelthema | Der Lohn in besten Händen

Digital an die Spitze

Lohndienstleistung

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Der Wettbewerb um die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Chance für den Berufsstand der Steuerberater, wenn sie die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen. Dadurch entstehen mehr zeitliche Ressourcen für den Mandanten.

Die digitale Transformation verändert das Wirtschaftsleben. Industrie 4.0, automatische Daten­syn­chronisation, OCR-Erkennung in der Buchführung – die Zukunft ist digital. Unabhängig davon, ob man sich darüber freut oder nicht, Fakt ist: Die Digitalisierung hat den steuer­be­ra­ten­den Berufsstand erreicht. Ein Thema, das sehr stark davon betroffen sein und auch in der Steuer­be­ratung 2020 thematisiert wird, ist der Lohn. Nur leider ist dies auch ein Thema, das in der Praxis oft vernachlässigt wird, zu oft. Denn andere Anbieter stehen schon in den Startlöchern. In absehbarer Zeit werden mehr Billiganbieter, sogenannte Lohndienstleister für die Lohn- und Gehalts­ab­rech­nung auf den Markt drängen. Auch denke ich, dass die Vorbehaltsaufgaben des Berufsstands auf kurz oder lang wegfallen werden.

Die Auswirkungen:
Mandanten werden annehmen, dass der Lohn mal eben schnell erledigt werden kann. Denn scheinbar ist dies möglich, wenn Billiganbieter auf den deutschen Markt drängen und sich halten.
Ergo muss der Berufsstand am Markt agieren, bevor nur ein Reagieren bleibt, das fatalerweise lediglich Schadensbegrenzung ermöglicht.
Bereits heute dürfen laut § 6 Nr. 4 Steuerberatungsgesetz (StBerG) Lohndienstleister die laufende Lohnbuchführung erstellen. Was sie nicht dürfen, ist, den Mandanten beraten. Daher werden Billiganbieter vor allem verstärkt auf standardisierte Prozesse achten. Ansonsten können sie den Durchsatz nicht halten, der notwendig ist, wenn die Lohnabrechnung bei sehr niedrigem Preis lukrativ bleiben soll. Nur durch Masse lässt sich auf diese Weise Gewinn generieren. Hier liegt die Chance für den Berufsstand.

Vom Lohndienstleister abgrenzen

Die Tätigkeiten vor und nach der eigentlichen Lohnabrechnung nehmen einen großen zeitlichen Raum ein in der monatlichen Lohnbuchführung: Prozesse wie die Datenübermittlung vom Mandanten in die Kanzlei und in das Lohnprogramm oder abgerechnete Werte in Form von Auswertungen wieder zum Mandanten und dessen Arbeitnehmer zu bringen. Das Standardisieren von solchen Prozessen ist durch die Digitalisierung auch in den Steuerberatungskanzleien möglich. Der entscheidende Vorteil der Digitalisierung ist wie für den Lohndienstleister, die Zeitersparnis. Doch während dieser sie nutzen wird, um Masse bei den Lohnabrechnungen zu erzeugen, nutzt die Steuerberatungskanzlei sie besser für Beratungsleistungen innerhalb der Lohnthemen. Die Kapazität, die dadurch geschaffen oder frei wird, muss in Dienstleistungen investiert werden, die den Mandanten einen zusätzlichen Mehrwert bieten – aktive individuelle Beratungen. Dieser Mehrwert ist das attraktivste Abgrenzungsmerkmal gegenüber Lohn­dienst­leistern.
Ein einfaches Beispiel: Der Kanzleimitarbeiter fragt im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung für einen Angestellten des Mandanten die Stammdaten ab. Es stellt sich heraus, dass der An­ge­stellte ein Kind hat, das in den Kindergarten geht. Der Kanzleimitarbeiter kann aufgrund dessen im Gespräch mit dem Mandanten zeigen, dass er seinem Mitarbeiter im Fall einer Sonder­leistung oder anstatt einer Ge­halts­er­höhung das Kindergartengeld bezahlt oder bezuschusst. Also dem Angestellten mehr Netto vom Brutto bietet.
Die Botschaft, dass man mit Entgeltoptimierung und mehr Netto vom Brutto monetär profitieren kann, ist in der freien Wirtschaft längst angekommen. Zahlreiche Vertriebsgesellschaften tummeln sich am Markt und treten vertrieblich teilweise sehr aggressiv an die Mandanten heran. Hier gilt es, als Steuerberater besonders wachsam zu sein: Erstens gehen die Methoden dieser Ent­gelt­optimierer oft zulasten der Arbeitnehmer, da sich beispielsweise das Bruttoeinkommen verringert und dadurch die Rentenversicherungsbeiträge sinken. Zweitens sollte man sich als Kanzlei dieser Beratung annehmen und die Bindung zum Mandanten intensivieren, indem man im Interesse des Mandanten berät.
Ein weiterer Aspekt, der die Abgrenzung vom Lohndienstleister betrifft, ist die immer wieder auftretende Diskussion zwischen Steuerberatern und Mandanten über die angemessene Höhe des Preises für eine Lohnabrechnung. Oftmals liegen Mandanten günstigere Angebote von anderen Anbietern vor. Man sollte sich als Kanzlei nicht in die Enge treiben lassen, sondern bewusst auf seine Vorteile und Stärken verweisen.
Ein entscheidender Vorteil, den eine steuerberatende Kanzlei gegenüber Lohndienstleistern bietet, ist die institutionelle Pflicht, sich fortzubilden. Gerade im Lohn ist die Fortbildung un­ab­ding­bar, um eine rechtlich korrekte Abrechnung zu erstellen. Der steuerberatende Berufsstand gewährleistet fachlich hoch qualifizierte Mitarbeiter, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung pünktlich erstellen, die der Mandant pünktlich erhält. Er sorgt für entsprechende Aus- und Fortbildung bei den Mitarbeitern und dafür, dass etwaige Ausfälle bei Mitarbeitern ohne Quali­täts­verluste ausgeglichen werden. Zudem sieht der Steuerberater aufgrund seiner Ausbildung und Er­fah­rung nochmal anders über Sachverhalte als jemand, der nicht aus der Branche kommt. Dies können Billiganbieter gar nicht leisten.
Sich als Kanzlei dieser Stärken bewusst zu sein, hilft, sich entsprechend gegenüber dem Wett­bewerb zu positionieren. Zusätzlich können nur Genossenschaftsmitglieder (be­zie­hungs­weise deren Mandanten nach Einwilligung des jeweiligen Steuerberaters) mit der Software von DATEV arbeiten. Software, die sich durch hohe Qualität und Aktualität auszeichnet, besonders bei gesetzlichen Änderungen.

Beratungsmöglichkeiten erkennen und nutzen

Es gibt zahlreiche konkrete Chancen für Beratungsanlässe im Lohnbereich. Die Crux: Wir Steuer­be­rater sehen solche Möglichkeiten in der Regel nicht, da wir nicht in die tägliche Routine involviert sind. Der zuständige Lohnsachbearbeiter ist ein Schlüssel zum Erfolg. Voraussetzung ist, dass die Kanzleimitarbeiter aktiv beraten, unternehmerisch denken und handeln. Der Mandant fühlt sich dadurch gewertschätzt, da seine individuelle Situation beachtet und ihm geholfen wird. Ein unschlagbarer Vorteil gegenüber dem Wettbewerb. Deshalb sollten in der Kanzlei die Mitarbeiter entsprechend für das Thema sensibilisiert und geschult werden – viele Mitarbeiter trauen sich eine Beratung erst mal nicht zu, wenngleich das Interesse und Engagement vorhanden ist. Bei uns in der Kanzlei unterstütze ich die Mitarbeiter anfänglich, und erst wenn sie sich sicher genug fühlen, gehen sie die Beratungsaspekte selbstständig an. Zur Unterstützung des Kanzlei­mit­ar­beiters ist die regelmäßige Nachschau als fester Bestandteil des monatlichen Lohn­pro­zesses un­ab­ding­bar. Entweder sollte ein fester Prozessbevollmächtigter oder der Chef persönlich noch einmal über die Lohnsachverhalte blicken. Hierbei geht es darum, Beratungsmöglichkeiten zu identifizieren, die im täglichen Geschäftsablauf nicht aufgefallen sind. Themen wie Altersvorsorge oder Tantiemen sind klassische Beratungsthemen, die eher dem Chef als dem Kanzleimitarbeiter auffallen. Wir Steuer­berater sollten daher nicht nur einmal im Jahr beim Jahresabschluss ein größeres Be­ra­tungs­ge­spräch mit unseren Mandanten führen, sondern unsere Mandanten in Be­ra­tungs­ge­sprächen permanent auf Optimierungen ihres Betriebs hinweisen und dies auch umsetzen.

Die Rolle des Kanzleimitarbeiters

Mit der Umhebung der Prozesse im Lohn auf die Digitalisierung sollte so früh wie möglich begonnen werden. Denn aus eigener Erfahrung weiß ich: Prozessveränderungen brauchen Zeit! Wenn erst damit begonnen wird, wenn man die veränderten Prozesse bereits braucht, ist es zu spät – eine Binsenweisheit, die man sich dennoch hin und wieder ins Gedächtnis rufen sollte. Eine Prozessveränderung kann zwar vom Kanzleichef per Dekret angeordnet werden, würde jedoch mit großer Wahrscheinlichkeit nicht wirklich gelebt. Bei Veränderungen muss ein Umdenken stattfinden – in der kompletten Kanzlei. Diese Aufgabe lässt sich nur erfolgreich abschließen, wenn die Mitarbeiter von Anfang an mit im Boot sind. Ein wichtiger Punkt in meiner Kanzlei war und ist es, das unternehmerische Denken meiner Mitarbeiter weiter zu stärken. Eine relativ einfache, jedoch aus meiner Erfahrung sehr effektive Methode: Meine Lohnsachbearbeiter schreiben ihre Rechnungen für den Mandanten selbst. So sehen sie direkt den Zusammenhang zwischen ihrem eigenen Aufwand und dem in Rechnung gestellten Betrag. Wir sehen uns dann gemeinsam den daraus resultierenden Deckungsbeitrag an und diskutieren mögliche Maß­nahmen, wenn dieser zu niedrig ausfällt. Der Erfolgsfaktor ist hier, dass die Maßnahmen der jeweilige Mitarbeiter vorschlägt. Das ist schon allein deshalb sinnvoll, weil die Mitarbeiter beim operativen Tagesgeschäft zum einen viel näher am Mandanten dran sind. Zum anderen wird die Maßnahme viel schneller und erfolgreicher umgesetzt, wenn die Idee vom Mitarbeiter selbst kommt, als wenn ich den Handlungsschritt vorgebe. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Deckungs­bei­trag durch die Ein­füh­rung von DATEV Unternehmen online erhöht wird oder durch die Berechnung von bisher umsonst erbrachten Leistungen. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter seine Unternehmerbrille aufsetzt und erkennt: Jeder Einzelne beeinflusst den Erfolg der Kanzlei.

Beratung über den Lohn hinaus

Die Zukunft der Personalwirtschaft in den Kanzleien sehe ich neben der reinen Abrechnung und Beratung zu lohnabrechnungsnahen Themen vor allem in der übergreifenden per­so­nal­wirt­schaft­lichen Beratung. Ich kann mir vorstellen, dass die Kanzlei künftig das Personal Back­office der Mandanten wird oder für kleine bis mittlere Man­dan­ten den Prozess der Personaleinstellung übernimmt. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass in Handwerksbetrieben das Ein­stel­lungs­ge­spräch sehr intuitiv geführt wird. Wie entlastend wäre es für den Mandanten, wenn er sich per Handschlag mit dem Bewerber handelseinig ist und sagen kann: „Ich lasse Sie durch meine Personalabteilung anrufen, die klären dann den Verwaltungsteil mit Ihnen wie Ar­beits­ver­trag und so weiter“? Dies wäre ein echter Mehrwert für die Mandanten, und auch hier wäre es für die Kanzlei ein großer Wettbewerbsvorteil. Voraussetzung, dass die Kanzlei jedoch den Fokus auf solche Themen und die Beratung legen kann, ist, dass die Prozesse im Lohn di­gi­ta­li­siert sind. Denn nur, wenn sich die Kanzlei die Unterstützung der Digitalisierung bei den monatlich wie­der­keh­ren­den Aufgaben rund um die Lohnabrechnung zunutze macht (Wie kommen die lohn­ab­rech­nungs­re­le­vanten Daten in die Kanzlei und wie von der Kanzlei wieder zum Mandanten?), hat sie auch Kapazitäten für weiterführende Tätigkeiten.

Fazit

Kanzleien können von der Digitalisierung profitieren, wenn es gelingt, die gesamte Prozesskette darzustellen.

Der Lohn verfügt über eine sehr große Brei­ten­wir­kung. Bei all den gebotenen Mög­lich­kei­ten bleibt der Erfolg jedoch un­wei­ger­lich aus, wenn sich Steuer­be­ra­tungs­kanz­leien dem tech­nischen Wandel ver­wei­gern. Die Lohn­ab­rech­nung ist, wenn man sie um­fäng­lich macht, eine gute Mög­lich­keit, Umsatz zu ge­ne­rie­ren und den Man­dan­ten zu binden. Das setzt voraus, alle Tätigkeiten rund um die Lohnabrechnung zu digitalisieren – eben den Lohn in die Zukunft zu transportieren. Zum einen werden alle künftigen Prozesse mehr und mehr digital ablaufen; beeinflusst vom Gesetzgeber, der bereits auf vielfache Weise die Weichen dafür stellt – Beispiel ELStAM. Zum anderen können Kanzleien gut von der Digitalisierung profitieren, wenn es gelingt, dem Mandanten die gesamte Prozesskette darzustellen. Hierzu zählt eben auch die Beratung. Um diese jedoch den Mandanten zu bieten, braucht es die Ressourcen dafür. Durch die Digitalisierung lässt sich die nötige Zeit für die Sichtung von Sachverhalten und die Beratung der Mandanten erkaufen. Dann bleibt für die Mitarbeiter Zeit, sich darauf zu konzentrieren, statt wertvolle Energie im Klein-Klein des operativen Tagesgeschäfts zu vergeuden.

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Fotos: Alex Levine / EyeEm / Getty Images

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