Alle Hürden souverän genommen

Udo Klaeren wollte schon immer Steuerberater werden: „Ich weiß selbst nicht, woher dieser Wunsch kommt, denn eigentlich stamme ich aus einer Winzerfamilie.“ Darum startete er seine Kariere nach einem Studium der Betriebswirtschaftslehre in einer Steuer-/Wirt­schafts­prü­fungs­ge­sell­schaft der Big Four und legte 2002 das Steuerberaterexamen ab. Dem folgten zwei Stationen in der Industrie als Leiter Steuern und Geschäftsführer verschiedener Gesellschaften. Bei Jutta Klaeren war der Berufswunsch nicht von Anfang an so klar. Sie wollte eigentlich immer in einer Bank arbeiten und ist nach ihrem Studium der Wirt­schafts­wis­sen­schaften durch Zufall auf den Beruf des Steuerberaters gestoßen. Seit 2009 ist sie Steuerberaterin und war wie auch ihr Mann in einer Steuer-/Wirt­schafts­prü­fungs­ge­sell­schaft der Big Four angestellt sowie in der Industrie und bei einer Bank in Frankfurt und Umgebung. Seit 2010 ist sie bereits im Nebenberuf selbstständig: „Der direkte Mandantenkontakt hat mir sehr viel Spaß gemacht. In der Industrie hatte ich dies nicht.“

Gedanken an eine gemeinsame Selbstständigkeit

Über die Jahre wurden es immer mehr Mandanten, bis vor drei Jahren der erste Gedanke aufkam, sich gemeinsam mit ihrem Mann mit einer eigenen Steuerberaterkanzlei hauptberuflich selbst­ständig zu machen. Nach reiflicher Überlegung beschlossen die Klaerens, nach einer passenden Kanzlei zu suchen: Zu weit weg vom Wohnort sollte sie nicht sein, einen aus­kömm­lichen Umsatz erzielen, und es sollte auch schon eine Mitarbeiterstruktur bestehen, die übernommen werden konnte.Da Jutta Klaeren schon nebenberuflich selbstständig gewesen war, war sie sich der Schwierigkeiten bewusst, zu Beginn einer Selbstständigkeit eine große Anzahl an neuen Mandanten akquirieren zu müssen, um dann schnell eine gewisse Kanzleigröße zu erreichen. Ein Einkauf in eine Kanzlei kam für beide nicht infrage, weil sie nicht zwei von mehreren Steuer­be­ratern sein wollten. Deswegen war dem Ehepaar bald klar, dass sie eine bestehende Kanzlei kaufen möchten.

Eine passende Kanzlei finden

In der Kanzleibörse der DATEV sind sie immer wieder auf mögliche Kanzleien gestoßen, aber so wirklich das Richtige war nicht dabei – bis zum letzten Jahr im Juli. Da sind sie auf Herrn Selinger gestoßen, dessen Kanzlei zum Verkauf stand und genau zu ihren Kriterien passte: Umsatz, Entfernung zum Wohnort und die Anzahl an Mitarbeitern waren genau richtig. „Bei den ersten Gesprächen haben wir gemerkt, dass von Anfang an großes Vertrauen da war“, erzählt Jutta Klaeren. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren gut ausgebildet und wollten auch in der Kanzlei bleiben. Allerdings waren die Büroräume und die Technik in die Jahre gekommen. „Am Anfang bedeutet eine Kanzlei-nachfolge, Investitionen zu tätigen“, erläutert Udo Klaeren, „In unserem Fall bedeutete das eben, die Büroräume zu renovieren, die Hardware auszutauschen und die Software auf den neusten Stand zu bringen.“

Letzte Bedenken ausräumen

Ein Punkt, der zu ernsthaften Bedenken bei Jutta und Udo Klaeren führte, war, dass die Kanzlei ursprünglich aus zwei Partnern bestanden hatte, die sich getrennt haben. Der Partner nahm einen nicht unerheblichen Teil an Mandanten mit – die Räumlichkeiten, IT und das Personal verblieben allerdings beim Kanzleiübergeber. Die laufenden Kosten passten deswegen nicht mehr zum Umsatz – die Klaerens waren sich dessen bewusst und verhandelten entsprechend.

Start in die Selbstständigkeit

Im Oktober unterschrieben sie schließlich den Vertrag und am 1. Januar 2016 war Stichtag für die Übernahme der Kanzlei. In der Zwischenzeit ging es vor allem darum, einen Business-Plan aus­zu­ar­beiten. Dies war auch für die Finanzierung des Kaufs wichtig. Die Präsentation der Kanzlei wurde ausgearbeitet, vom Briefpapier bis hin zur neuen Website, und natürlich erfolgte die erste Ansprache der Mandanten, um diese zu informieren, dass sie ab Anfang des Jahrs die neuen Kanzleiinhaber sind. Hierzu haben sie einen Flyer vorbereitet, der über Beratungsfelder, be­ruf­lichen Werde­gang und Philosophie der neuen Kanzleiinhaber informierte. Dann mussten Verträge umgestellt werden – von der Telefonanlage über Versicherungen bis zum Upgrade auf DATEV Eigenorganisation comfort – um die laufende Kostenstruktur den tatsächlichen Einnahmen anzupassen. Dabei hat die Erfahrung von Udo Klaeren im Bereich der Unternehmensübernahmen sehr geholfen. Aber es ist ein Unterschied, wenn das eigene Unternehmen betroffen ist. „Gerade weil im ersten Monat die laufenden Kosten ja blieben, aber es demgegenüber kaum Einnahmen gab. Natürlich ist das emotional belastend“, gibt Udo Klaeren zu. Bei den ersten Gesprächen mit den Mandanten hat der ehemalige Kanzleiinhaber Unterstützung geleistet. Auch heute hat er noch ein Büro im Gebäude und steht bei Nachfragen zur Verfügung, was Jutta und Udo Klaeren sehr zu schätzen wissen. In den ersten Monaten bis heute hieß es dann vor allem: Mandanten und Mitarbeiter kennenlernen, Hard- und Software erneuern, Prozesse modernisieren, Gebäude renovieren, weitere DATEV-Programme einführen und die Mitarbeiter damit vertraut machen; und fast nebenbei ist Jutta Klaeren zum zweiten Mal Mutter geworden.

Alles auf einmal

Zwei Wochen nach Kanzleiübernahme kamen die neuen Computer, und Jutta Klaeren schulte ihre Mit­ar­bei­ter im Umgang mit den neuen Pro­zess­ab­läufen und DATEV-Pro­grammen. „Am Anfang gab es schon ein paar Be­den­ken, weil alles neu war, aber alle Mit­ar­bei­ter waren offen für die Neue­run­gen, und nach an­fäng­lichen Um­stel­lungs­schwie­rig­keiten sind die neuen Pro­zesse und Ab­läufe nun ein­ge­führt.“ Auch für die Man­dan­ten hat sich ei­ni­ges ge­ändert, weil die Prozesse di­gi­ta­li­siert wurden. „Wir haben insgesamt, denke ich, die richtige Mischung zwischen Veränderung, Modernisierung und Kontinuität gefunden“, meint Udo Klaeren. Die Mandanten bekommen natürlich die Veränderungen mit, aber die Kontinuität ist vorhanden, da es die gleichen Mitarbeiter, dieselbe Adresse und Telefonnummer ist, an die sie sich wenden. „Wir machen einen Spagat, denn die jüngeren Mandanten erwarten, dass sie ihre Daten auch digital übertragen können, die älteren hingegen machen sich eher Sorgen, dass ihre Daten nicht sicher sind, weil sie noch an Papier gewöhnt sind.“, erklärt Jutta Klaeren. Aber diese Angst konnten sie ihren Mandanten sehr schnell nehmen. Auch wenn es viel Arbeit auf einmal war, haben sie möglichst viel allein stemmen wollen. „Ich bin sehr IT-affin, aber manchmal musste ich prag­ma­tisch sein und die Hotline anrufen, weil es einfach schneller geht. Ganz nach dem Motto: Schuster, bleib bei deinen Leisten“, sagt Jutta Klaeren. Gerade bei der Einführung von DATEV-Eigen­or­ga­ni­sa­tion comfort pro oder auch PARTNERasp hat sie sich Hilfe von DATEV und ihrem Sys­tem­partner geholt. Auch der Kanzleikäuferberater war immer wieder mit Rat und Tat zur Seite gestanden, was sie sehr empfehlenswert findet.

Bevorstehende Herausforderungen

Nach einem halben Jahr gibt es eine erste Zwischenbilanz, die überwiegend positiv ausfällt, da sie den Transfer in die Neuzeit gut über die Bühne gebracht haben: Die Renovierungsarbeiten sind abgeschlossen, die Technik ist auf dem neusten Stand und die moderne Software wird nach und nach weiter eingeführt und die Mitarbeiter werden dementsprechend geschult. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf schätzt Familie Klaeren sehr, denn mit zwei Kindern können sie sich jetzt die Arbeitszeit flexibler einteilen. „Aber das muss man auch mögen, weil sich natürlich das Private oft mit dem Berufsleben vermischt“, betont Jutta Klaeren. Was nun ansteht, ist die Akquise neuer Mandanten; etwas, für das bislang kaum Zeit blieb, aber das wird sich in den kommenden Monaten ändern.