Kanzleimanagement |

Zwei Welten organisieren

Work-Life-Balance

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Wer etwas auf sich hält, managt Beruf und Familie gleicher­maßen und sieht dabei noch lässig aus. Gut ge­meinte Rat­geber schreiben vor, wie es geht. Doch lässt sich die Balance wirklich so einfach er­reichen? Pauschal sicher­lich nicht. Dass es den­noch funk­tio­nie­ren kann, be­weist Kanzlei­in­ha­be­rin Sabina Carbow. Sie setzt auf Flexi­bi­li­tät, Or­ga­ni­sation, Familie und DATEV.

Was ursprünglich der Vereinbarkeit von Mutterschaft und Berufstätigkeit galt, wandelte sich Anfang des 21. Jahrhunderts zu einem gesellschaftspolitischen Diskurs über die Konsequenzen der Beschäftigungs- und Sozialpolitik. Heute wird nicht mehr gefragt, ob man Familie und Beruf gleichermaßen stemmen kann oder sollte. Das aktuelle Selbstverständnis fragt nach dem Wie und damit nach einem ganz bestimmten Familienmodell. Nach wie vor stecken in erster Linie Frauen beruflich zurück, wenn es um die Vereinbarkeit von Job und Familie geht, vorwiegend junge Mütter und Mütter kleiner Kinder. Aus dem Mikrozensus 2013 des Statistischen Bundesamts geht hervor, dass in Deutschland das gängigste Arbeitszeitmodell aus der Vollzeitbeschäftigung des Vaters in Kombination mit der Teilzeittätigkeit der Mutter besteht – sofern beide Partner erwerbstätig sind. Sabina Carbow verfolgt ein anderes Modell – und ist ihrer Zeit einfach etwas voraus.

Flexibel dank Digitalisierung

Leicht werden würde es nicht. Im gleichen Maße für die Kanzlei da zu sein und für die Familie, kostet Kraft. Das wusste Sabina Carbow, als sie Ende 2013 ihr drittes Kind erwartete und sich entschied, ihre eigene Kanzlei zu gründen. Dennoch war sie überzeugt, dass es einen Weg gäbe, um beide Welten gleichermaßen unter einen Hut zu bekommen. Während sie in der Grün­dungs­phase an ihrem Business-Plan schrieb, stand für sie von Anfang an eines fest: Die Kanzlei müsse ticken wie ein Uhrwerk, wenn sie in fünf Jahren zwei bis drei Vollzeitkräfte beschäftigen wollte. Schließlich sollte die Familie nicht nur nebenher laufen. Es bedurfte also einer Organisation, die die Infrastruktur der Kanzlei am Laufen hielt, ohne sich an feste Zeiten zu binden. Eine passende Software war schnell ausgemacht, erinnert sich Sabina Carbow: „Von Beginn an habe ich mich deshalb auf die digitalen Möglichkeiten konzentriert, die Zeit einsparen und ein Maximum an Flexibilität bieten.“ Gleich nach der Kanzleigründung entschied sie sich für die DATEV-Cloud. Ein stationärer PC oder Server bot nicht die Flexibilität, die sie brauchte. Notwendig waren War­tungs­frei­heit und Mobilität. Sie wollte keine Zeit für Updates opfern und jederzeit von unterwegs auf Daten und Programme zugreifen. Heute kann sie sowohl beim Mandanten vor Ort mit Notebook die Buchführung erledigen als auch von zu Hause aus arbeiten. „Meinen Man­dan­ten ist mein Arbeitsort nicht wichtig, für sie zählen Ergebnisse und dass ich erreichbar bin“, so die Mutter dreier Kinder. Das kann Sabina Carbow dank Technik und straffer Organisation zu 100 Prozent gewährleisten – und ihren Mandanten sogar noch zeitliche Vorteile bieten. Sie macht auch Termine nach 19 Uhr, wenn ihre Kinder bereits im Bett liegen.

Es bleibt der Spagat

Allerdings zeigen späte Arbeitszeiten auch, dass Vereinbarkeit von Beruf und Familie ein Spagat bleibt – vorerst zumindest. Laut einer von Roland Berger präsentierten Studie vom Dezember 2014 ist ein ausgewogenes Verhältnis von Vollzeitarbeit und Familienzeit selten. Gerade Angestellte in deutschen Unternehmen beklagen flexible Arbeitszeitmodelle. Sabina Carbow kann als Selbst­ständige anders als die meisten Arbeitnehmer ihr eigenes Arbeitsmodell weitestgehend selbst steuern. Unterstützende Software bleibt dennoch wesentlich. Was auch Sabina Carbow für ihre Kanzlei zu nutzen weiß. Das bestätigt auch die Roland- Berger-Studie. Digitalisierung und neue Kommunikationstechnologien stützen laut der Studie eine familienfreundliche Politik in den Unternehmen. Besonders begeistert sei sie von den Möglichkeiten, die die Software DATEV Unternehmen online bietet. Daher hat sie die meisten Mandanten bereits umgestellt, so Carbow. Im Detail sieht das dann so aus: Nach Absprache werden die Belege durch die Mandanten selbst oder in der Kanzlei digitalisiert. Diese werden dann teilweise per OCR-Erkennung als Bu­chungs­vor­schlag übernommen. Der Beleg ist unmittelbar mit dem Buchungssatz verknüpft. Das klappt in den meisten Fällen reibungslos und bietet im Bilanzgespräch die Möglichkeit, Fragen direkt auf Belegbildebene zu beantworten. Besprechungen finden in den Unternehmen oder in der Kanzlei statt – unabhängig vom Aufbewahrungsort der Akten. Das schätzen ihre Mandanten sehr. „Weil auf diese Weise alle Belege digital vorliegen, hat jeder in der Kanzlei einen Überblick“, erklärt Sabina Carbow. „Kein langes Suchen, kein Nachforschen, keine selbst gestrickten Excel-Kontrolllisten.“

Ein funktionierendes Netzwerk

Technische Organisation ist nur eine Säule, ein funktionierendes familiäres Netzwerk die zweite. Die Unterstützung des Partners und flexible Betreuungsmöglichkeiten sind unabdingbar. Gerade wenn Unvorhersehbares geschieht, braucht es mehr als nur einen gut aufgestellten technischen Prozess. Am Vorabend werden daher Taschen gepackt, Kleidung für den nächsten Tag be­reit­gelegt und der Frühstückstisch gedeckt. So kann morgens um sieben ein gemeinsames Familienfrühstück stattfinden – mit Kindern, Mann und Oma. Danach bringt sie die Kinder in den Kindergarten und erledigt einen Teil der Haushaltsführung. Und wenn es familiär eng wird, weil die Oma ausfällt, Termine abends stattfinden und der Ehemann unterwegs ist, verfügt Sabina Carbow über ein Netzwerk von vier verantwortungsbewussten Babysitterinnen. Kennengelernt hat sie die Mädels über ihr Hobby, das Reiten. „Und eine der vier springt immer ein“, sagt Sabina Carbow. In Kanzlei und Familie ist Organisation das Zauberwort für Flexibilität und Effizienz. Dafür hält Sabina Carbow in ihrer Kanzlei alle Prozesse so schlank wie möglich. DATEV-RZ-Bank-Info und Zahlungsverkehr helfen, beispielsweise Kontodaten des Mandanten fast automatisiert als Buchungsvorschlag einzuspielen. Das reduziert zeitlichen Aufwand und Eingabefehler. Mit dem Zugriff auf die Steuerkonten ihrer Mandanten oder der Nutzung der vorausgefüllten Steuer­er­klä­rung ist Sabina Carbow fast unabhängig von den Öffnungszeiten der Finanzverwaltung. Dennoch ist eine Kanzlei im Operativen nur so effizient, wie es das Konzept zulässt, das durch Management und Organisation den Rahmen vorgibt. Konsequent werden daher in der Kanzlei Aufträge geplant, Zeit- und Honorarbudgets festgelegt. Unterstützt wird Sabina Carbow hier von DATEV Eigenorganisation. Die Kanzleimitarbeiter erfassen Zeiten, schreiben Rechnungen und überwachen Deckungsbeiträge. Voraussetzung ist eine organisierte und auf Vertrauen basierende Zusammenarbeit mit den Mandanten. Eine gute Kommunikation und der Mut, auch mal Unangenehmes anzusprechen, sei das A und O. Denn das bringe der Kanzlei freie Zeiträume und spare dem Mandanten bares Geld, so Carbow. „Wenn die Zusammenarbeit im Ausnahmefall nicht funktioniert und ich auch mal zeitintensiven und honorarschwachen Mandanten kündigen muss, ist unternehmerischer Mut gefragt. Deshalb nehme ich bewusst nur noch Mandanten an, die zu meiner Kanzlei passen. Dadurch erreiche ich reibungslose Abläufe mit hoher Qualität bei gleichzeitigem Maximum an Flexibilität – und darauf kommt es mir an“, erklärt sie.

„Der Mensch ist wichtig“

Ebenso wie die Akquise neuer Mandanten ist die intensive Betreuung der Bestandskunden unabdingbar. Die meisten finden über die Empfehlung zufriedener Mandanten zur Kanzlei Carbow. Daher pflegt die Steuerberaterin trotz eines durchgetakteten Tags die Beziehungen zu ihren Mandanten. „Der Mensch ist wichtig“, betont Carbow. Wie sie für ihre Kinder da ist, kümmert sie sich um ihre Mandanten, auch wenn es mal um mehr als steuerliche Fragen geht. Und so wirkt es fast schon familiär, wenn sie Geburtstagsgrüße an ihre Mandanten versendet oder Mandantenveranstaltungen in der Adventszeit gibt – begleitet von Gesprächen über Fachliches, DATEV, Persönliches – natürlich alles bei Plätzchen und Kaffee. Es ist vielleicht noch ein längerer Weg, bis gesamtgesellschaftlich von einer wahren Vereinbarkeit von Familie und Karriere gesprochen werden kann. Technische Möglichkeiten und damit einhergehend gesellschaftlicher Wandel bereiten den Weg, den Sabina Carbow bereits beschreitet. Rückblickend auf die Phase der Kanzlei- und Familiengründung fasst Sabina Carbow zusammen: „Kanzlei und Familie müssen kein Widerspruch sein. Klare Ziele, richtige Technik, Optimismus sowie Mut, eine gehörige Portion Disziplin und familiärer Rückhalt sind die Komponenten, um als Steuerberaterin die eigene Kanzlei und Familie zu vereinen.“

Weitere Infos unter: www.datev.de/startup

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