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Die unterschätzte Dokumentation

Verrechnungs­preise

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Das manifeste Betriebs­prüfungs­risiko rund um die Ver­rech­nungs­preis­do­ku­men­ta­tion wird von mittel­stän­dischen Unter­neh­men mit aus­län­dischen Tochter­ge­sell­schaften häufig unter­schätzt. Dabei können die Folgen drastisch sein. Denn eine Nicht­be­ach­tung der ge­setz­lichen Ver­pflich­tung kann teuer werden.

Als Verrechnungspreise werden die Preise bezeichnet, die konzernangehörige oder anderweitig verbundene Unternehmen untereinander für erbrachte Lieferungen und Leistungen vereinbaren und in Rechnung stellen. Sie werden also nicht durch den Markt bestimmt, sondern intern durch das Unternehmen selbst festgelegt. Weil die Unternehmen so einen aktiven Einfluss auf die Preisgestaltung nehmen können, können grenzüberschreitende Konzerne Gewinne in Länder mit niedriger Steuerbelastung verlagern. Dies kann zum Beispiel bei inländischer Mutter und aus­län­discher Tochter durch zu niedrige Verrechnungspreise beziehungsweise bei ausländischer Mutter und inländischer Tochter durch zu hohe Verrechnungspreise erfolgen.

Fremdvergleichsgrundsatz

Um die Annahme einer Gewinnverlagerung zu widerlegen, ist zur Sicherstellung eines markt­üb­lichen Preises der sogenannte Fremdvergleichsgrundsatz zu beachten. Dieser Grundsatz ist der gemeinsame Nenner zwischen den Staaten, um die Angemessenheit von Ver­rech­nungs­preisen zwischen ver­bun­denen Unternehmen im steuerlichen Sinne zu überprüfen beziehungsweise zu bestimmen. Halten die Verrechnungspreise einem Fremdvergleich nicht stand und kommt es dadurch zu einer Verkürzung des deutschen Steuersubstrats, kommt es zu einer Nach­ver­steue­rung des unangemessenen Teils. Die gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung einer Ver­rech­nungs­preis­do­ku­mentation soll hierbei der Finanzverwaltung die Überprüfung der Ein­hal­tung des Fremd­ver­gleichs­grund­satzes ermöglichen.

Betroffene Unternehmen

Heute konzentrieren sich die Prüfer auf mittel­ständische Unternehmen mit ausländischen Tochtergesellschaften.

Alle Unternehmen, die grenzüberschreitende Ge­schäfts­ver­bin­dungen mit nahe­stehen­den Per­so­nen (bei­spiels­weise aus­län­dische Mutter-, Tochter-, Schwester­ge­sell­schaft oder Be­triebs­stätten) durch­führen, sind bereits seit dem Jahr 2003 ver­pflich­tet, nach Auf­for­de­rung der Fi­nanz­ver­wal­tung in­ner­halb von 60 Tagen eine ge­eig­nete Ver­rech­nungs­preis­do­ku­men­ta­tion vor­zu­legen, welche die Basis ihrer Ge­schäfts­be­zie­hungen dar­stellt. Schon lange betrifft das Problem der Ver­rech­nungs­preise nicht mehr allein die Großkonzerne. Vielmehr konzentrieren sich Betriebsprüfer heute auf mittelständische Unternehmen mit ausländischen Tochtergesellschaften. In der Vergangenheit hatte die Betriebsprüfung den Bereich der Verrechnungspreise zumeist nur bei großen Konzernen auf der Prüfliste. Von einer Überprüfung der Verrechnungspreise bei kleinen und mittleren Unternehmen wurde zumeist abgesehen. Zunehmend ist aber jetzt der Trend erkennbar, dass die Betriebsprüfer nun auch regelmäßig bei kleinen und mittleren Unternehmen im Bereich der Verrechnungspreise Prüfungsschwerpunkte setzen und zielgerichtet nach Verrechnungspreisdokumentationen fragen.

Geltungsbereich

Die Dokumentationspflichten gelten allerdings nur, wenn die Summe der Entgelte aus der Lieferung von Gütern und Waren fünf Millionen Euro übersteigt oder bei anderen Ge­schäfts­be­zie­hun­gen die gezahlten Entgelte 500.0000 Euro übersteigen. Beispiel: Die aus­län­dische Mut­ter­ge­sell­schaft gewährt der inländischen Tochtergesellschaft ein Darlehen von mehr als 500.000 Euro. Bei Unterschreiten der vorgenannten Größenmerkmale werden die Aufzeichnungspflichten insofern gemildert, als dass diese Unternehmen keine gesonderte Ver­rech­nungs­preis­do­ku­men­ta­tion erstellen, sondern ihren Mitwirkungspflichten durch die Erteilung von Auskünften und die Vorlage von Unterlagen nachkommen müssen. Auf dieser Basis wird geprüft, ob die Ver­rech­nungs­preise marktüblich sind. Sollte dies nicht der Fall sein, so kommt es auch hier zu einer Nach­ver­steue­rung des un­an­ge­mes­senen Teils.

Wesentliche Bestandteile

Die Inhalte der Verrechnungspreisdokumentation bestimmen sich nach der Ge­winn­ab­gren­zungs­auf­zeich­nungs­ver­ord­nung (GAufzV vom 13.11.2003, BGBl 2003 I, S. 2296). Diese konkretisiert die Dokumentationsvorschriften hinsichtlich Art, Inhalt und Umfang. Die formellen Anforderungen sind kleinteilig und komplex. Zunächst fordert die GAufzV eine Sachverhalts- und eine An­ge­mes­sen­heits­do­ku­men­ta­tion. Es muss dokumentiert sein, welche Sachverhalte tatsächlich realisiert wurden (Sachverhaltsdokumentation) und dass dabei der Fremdvergleichsgrundsatz beachtet wurde (Angemessenheitsdokumentation). Die Sachverhaltsdokumentation dient in erster Linie dazu, dem Betriebsprüfer zu Beginn der Prüfung einen Überblick über die Unternehmensgruppe zu verschaffen und ihm die Möglichkeit zu geben, frühzeitig Prüfungsschwerpunkte zu setzen. In der Sachverhaltsdokumentation sind neben allgemeinen Informationen zum Unternehmen Angaben zur Industrie, zur Beteiligungsstruktur, den Tätigkeiten, zu Geschäftsbeziehungen zu nahestehenden Personen und zu immateriellen Wirtschaftsgütern zu machen. Dies beinhaltet Angaben zu Art, Umfang und der vertraglichen Basis. Die nachfolgende Funktions- und Ri­si­ko­ana­lyse beinhaltet Informationen über Vertragsbedingungen, die gewählte Ge­schäfts­stra­te­gie, die we­sent­lichen eingesetzten Wirtschaftsgüter sowie über Markt- und Wettbewerbsverhältnisse, die für die Preisvereinbarung bedeutsam sind. Diese sind darzulegen und zu erläutern. Zuletzt muss der Steuerpflichtige seine Wertschöpfungskette, also den gesamten Leis­tungs­er­stel­lungs­prozess, beginnend mit Forschung und Entwicklung und abschließend mit der Übergabe der Leistung an den Kunden darstellen. Der Funktions- und Risikoanalyse kommt innerhalb der Sach­ver­halts­do­ku­men­ta­tion die größte Bedeutung zu, weil sie die Grundlage der sich anschließenden An­ge­mes­sen­heits­ana­lyse ist. Die An­ge­mes­sen­heits­do­ku­men­tation soll zeigen, ob und inwieweit die gewählten Verrechnungspreise fremdvergleichskonform sind. Der Steuerpflichtige muss dabei sein ernst­haftes Bemühen, fremdvergleichskonforme Verrechnungspreise zu wählen, beweisen. Insoweit muss der Steuerpflichtige dokumentieren, welche Verrechnungspreismethode er an­ge­wandt hat, weshalb gerade diese Methode die am besten geeignete ist und wie die fremd­ver­gleichs­kon­formen Verrechnungspreise konkret berechnet wurden. Die Wahl der Ver­rech­nungs­preis­methode ist dabei der zentrale Aspekt der Angemessenheitsdokumentation, da sie im Wesentlichen darüber entscheidet, ob die Dokumentation den gesetzlichen Vorschriften genügt.

Dokumente

Der Verrechnungspreisdokumentation sind ferner die zugrunde liegenden Dokumente bei­zu­fügen, die das Vorgetragene stützen und das Gesamtbild der Vergütung zwischen den Ge­sell­schaften unter­mauern. Das sind in der Regel Verträge, Preislisten, Berechnungen, Korres­pon­denz­schreiben und der ein­schlä­gige Rechnungsverkehr, gegebenenfalls auch Buchungsunterlagen.

Sanktionen

Die Nichtbeachtung der gesetzlichen Verpflichtung kann richtig teuer werden. Der Gesetzgeber hat umfangreiche Sanktionen für den Fall vorgesehen, dass die Dokumentationspflichten nicht erfüllt werden. Im Falle einer schlecht vorbereiteten Verrechnungspreisdokumentation darf der Betriebsprüfer die Dokumentation als unverwertbar verwerfen und den fremdüblichen Ver­rech­nungs­preis schätzen. Hierbei wird von Gesetzes wegen vermutet, dass die im Inland steuer­pflich­ti­gen Einkünfte der deutschen Gesellschaft höher sind als die erklärten. Bei der Schätzung des fremdüblichen Preises ist der Betriebsprüfer ermächtigt, die fremdübliche Preisspanne zulasten der steuerpflichtigen Gesellschaft auszuschöpfen und einen Zuschlag von bis zu zehn Prozent des Mehrbetrags der Einkünfte festzusetzen (mindestens 5.000 Euro). Kann die Frist zur Vorlage der Verrechnungspreisdokumentation nicht eingehalten werden und erfolgt eine verspätete Vorlage der Aufzeichnungen, führt dies zu einem Strafzuschlag von mindestens 100 Euro pro Tag der Fristüberschreitung, jedoch maximal eine Million Euro.

Gegenberichtigung

Zusätzlich besteht dann noch das Problem der Gegenberichtigung im Ausland. Wenn der ausländische Fiskus die in Deutschland neu festgesetzten Verrechnungspreise für unangemessen hält, wird das Ausland einer korrespondierenden Änderung der Bemessungsgrundlage nicht zustimmen. Es droht dann eine Doppelbesteuerung. Einziger Ausweg zur Vermeidung der Doppelbesteuerung ist dann oft nur noch ein Verständigungsverfahren zwischen beiden Staaten, was aber sehr langwierig und kostenintensiv ist. Die Erfahrung zeigt, dass die gesetzlich gegebene Frist von in der Regel 60 Tagen für die Erstellung einer Dokumentation in den meisten Fällen nur unter erschwerten Bedingungen eingehalten werden kann. Die kurzfristige Erstellung ist dann sehr zeit- und kostenintensiv und in der Regel ohne externe Unterstützung gar nicht mehr möglich. Dies liegt daran, dass die formellen Anforderungen an eine Ver­rech­nungs­preis­do­ku­men­tation sehr komplex sind, ein hoher Detaillierungsgrad gefordert ist und kurzfristig auf Mitarbeiter in den verschiedensten Unternehmensbereichen zurückgegriffen werden muss, um be­triebs­in­terne Auswertungen und notwendige Informationen zu erhalten. Oft ist auch der ausländische Gesellschafter einzubinden, da auch dessen Mitwirkungspflichten gefragt sind (beispielsweise Vorlage der Geschäftsberichte der ausländischen Konzernspitze). Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass das notwendige Know-how über die Geschäftsvorfälle in der Zwischen­zeit bereits verloren gegangen ist, da Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben.

Verkürzte Frist

Für außergewöhnliche Geschäftsvorfälle greift sogar eine verkürzte Frist von 30 Tagen. Ein außergewöhnlicher Geschäftsvorfall liegt vor, wenn er nicht zum gewöhnlichen Geschäftsbetrieb des Steuerpflichtigen gehört und einen beträchtlichen Einfluss auf dessen Einkünfte hat (zum Beispiel die Übertragung und Überlassung wesentlicher Wirtschaftsgüter im Rahmen von Funktionsverlagerungen). Aufzeichnungen über außergewöhnliche Geschäftsvorfälle sind zeitnah, das heißt in einem engen zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall, zu erstellen. Diese Voraussetzung gilt als erfüllt, wenn die Aufzeichnungen sechs Monate nach Ende des Wirtschaftsjahrs, in dem sich der Geschäftsvorfall ereignet hat, erstellt werden. Insoweit ist dann die fristgerechte Vorlage einer Dokumentation kaum mehr machbar. Erfahrungsgemäß wird das Thema Verrechnungspreise gerade von kleinen und mittelständischen Gruppengesellschaften unterschätzt. Viele Unternehmen sind sich entweder nicht bewusst, dass sie eine Ver­rech­nungs­preis­do­ku­men­tation erstellen müssen, oder sie vernachlässigen das Thema, weil sie sich der Konsequenzen einer nicht vorhandenen oder einer unzureichenden Ver­rech­nungs­preis­do­ku­men­ta­tion nicht bewusst sind. Insoweit ist es kaum verwunderlich, dass mittlerweile Anpassungen nicht angemessener Verrechnungspreise mit zu den höchsten Mehrbelastungen in Be­triebs­prü­fungen führen. Folglich ist die Festlegung angemessener Verrechnungspreise und deren zeitgerechte Dokumentation daher immer die bessere und vor allen Dingen auch kos­ten­scho­nen­dere Alternative.

Handlungsempfehlungen

Experten auf diesem Gebiet sollten bestehende Liefer- und Leistungsbeziehungen überprüfen.

Sollte die von Ihnen beratene Gesellschaft die vor­ge­nann­ten Größen­merk­male über­schreiten, ist drin­gend zu em­pfeh­len, eine ord­nungs­gemäße Ver­rech­nungs­preis­do­ku­men­ta­tion mög­lichst zeit­nah zu er­stel­len. Sind Sie sich nicht sicher, ob die Größen­merk­male über­schrit­ten werden, sollten be­stehen­de Liefer- und Leis­tungs­be­zie­hungen von Experten auf diesem Gebiet über­prüft und ge­ge­be­nen­falls in konkrete Hand­lungs­em­pfeh­lun­gen um­ge­setzt werden. Um die Dokumentationsanforderungen erfolgreich zu bewältigen, ist die Schaffung einer gewissen Wachsamkeit für ver­rech­nungs­preis­re­le­vante Themen innerhalb des Unternehmens von erheblicher Bedeutung. Hierfür em­pfeh­len wir in jedem Fall die Einholung des Rats durch aus­ge­wie­sene Spezialisten, die Sie bei der Planung und Im­ple­men­tie­rung neuer mittel­stands­orien­tier­ter Ver­rech­nungs­preis­systeme unterstützen.

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