Das digitale Talent der Kanzlei fördern

Im Privaten nutzen wir das Internet und die damit verbundenen Möglichkeiten ganz selbst­ver­ständ­lich. Wir verwalten Fotoalben überwiegend digital, Urlaubsgrüße werden per WhatsApp verschickt, und unterwegs helfen uns das Navi oder eine App, um die kürzeste Strecke oder die nächste Tankstelle zu finden. Im Berufsleben werden die Potenziale der Digitalisierung zwar auch gesehen, jedoch noch nicht so selbstverständlich eingesetzt. Bei Unternehmen und Steuer­be­ra­tungs­kanz­leien steht das Thema trotzdem hoch im Kurs. Einer DATEV-Umfrage zufolge stehen Vorhaben zur Prozesserleichterung und Digitalisierung bei den befragten Steuerberatern ganz oben auf der Agenda (Quelle: Befragung durch DATEV-Marktforschung). Doch Kanzleien haben bereits alle Hände voll zu tun: E-Bilanz, ersetzendes Scannen und GoBD sind nur einige Beispiele, die den Berufsstand zwingen, sich mit der Digitalisierung in der Leistungserstellung zu befassen. Vorhaben wie interne Ablaufoptimierung mittels digitaler Lösungen geraten deshalb leicht aus dem Fokus, und eigennützige Digitalisierungsprojekte, die Abläufe und Routinen modernisieren sollen, werden aufgeschoben, obwohl sie die ersehnten Freiräume schaffen könnten. Gerade im Hinblick auf den zunehmenden Fachkräftemangel sollte Arbeitszeit maximiert in die Vor­be­halts­auf­gaben und Leistungserstellung fließen können. Um das zu erreichen, ist ein vorausschauendes und konsequentes Handeln Richtung Effizienzsteigerung nötig. Es sprechen also viele Gründe dafür, personalbindende und manuelle Aufgaben im organisatorischen Bereich an die IT zu delegieren, das heißt zu digitalisieren.

Aufwendiges Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement ist ein zentrales Element der Kanzleiprozesse. Viele Kanzleien bearbeiten und verwalten ihre Dokumente und Korrespondenz nach wie vor in Papierform. Dafür zahlen sie einen hohen Preis: Mit diesem traditionellen Dokumentenmanagement, das heißt dem papierhaften Drucken, Kopieren und Verteilen von Dokumenten, werden Originale sowie Kopien dezentral verwaltet. Mit zunehmender Anzahl an Bescheiden, Belegen und Briefen potenziert sich der Aufwand für das manuelle Handling. Materialkosten und Platzbedarf für das Archiv steigen, Ordnung und Transparenz aufrechtzuerhalten, wird immer aufwendiger. Die Fehleranfälligkeit steigt, und es kann nicht mehr ausgeschlossen werden, dass Unterlagen versehentlich falsch abgelegt werden. Alles in allem verbringen Mitarbeiter so einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Unterlagen. Die Folge sind unwirtschaftliche Abläufe, Überlastung und Zeit­pro­bleme.

Ist eine Hybridlösung noch sinnvoll?

Hybridlösungen, also das papierhafte und digitale Verwalten von Dokumenten, sind aus der Not geboren. Der Ansatz, beide Lösungen zu kombinieren, führt immer zu Doppelarbeit und Fehler­an­fäl­lig­keit und gefährdet damit das Qualitätsbild der Kanzlei gegenüber Mandanten und Partnern. Wenn stattdessen zielgerichtet agiert und ein durchgängig digitales Do­ku­men­ten­ma­na­ge­ment umgesetzt wird, kann das vermieden werden.

Die Effizienz digitaler Prozesse

Ein digitales Dokumentenmanagement basiert auf einem Software-gestützten System (DMS), das alle Dokumente, Briefe, Faxe und E-Mails in einer zentralen Datenbank bereitstellt. Alle Unter­lagen werden mit sogenannten Metadaten versehen. Diese sind beispielsweise Be­schrei­bung, Man­dant und Be­ar­bei­tungsstatus. Um die Verwaltung einheitlich und gleichzeitig einfach zu gestalten, unterstützt diese DMS-Software die Strukturierung und Verschlagwortung der Daten ebenso wie die Nachvollziehbarkeit aller vorgenommenen Änderungen. Alle in der Datenbank enthaltenen Informationen können so sekundenschnell recherchiert werden. Dokumente sind an allen Arbeitsplätzen verfügbar und Bearbeiter sowie Bearbeitungsstand sind direkt ersichtlich. Wenn das digitale System zusätzlich dokumentenbasierte Workflows innerhalb der Kanzlei begleitet, lassen sich weitere positive Effekte erzielen. Der Prozess der Steuerbescheidprüfung, Fristberechnung und Dokumentation sowie der abschließenden Anschreibenerstellung und Archivierung lässt sich beispielsweise komplett elektronisch abwickeln.

Aspekte einer erfolgreichen Implementierung

Mit der Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement sind nachhaltige Veränderungen in den Kanzleiabläufen verbunden. Damit die Implementierung und der spätere Betrieb er­folg­reich ablaufen, sollten Sie unter anderem auf folgende Aspekte achten:

• Gehen Sie bei der Planungs- und Einführungsphase projektmäßig vor.
• Lassen Sie sich individuell beraten. Ziehen Sie einen externen Berater hinzu, auf dessen Know-how und Erfahrung Sie zugreifen können.
• Die Umstellung auf ein digitales System sollte einem klaren Konzept folgen.
• Überdenken Sie tradierte Abläufe und strukturieren und vereinheitlichen Sie Ihre Prozesse. Damit können Sie die Potenziale der Digitalisierung vollumfänglich nutzen.
• Binden Sie alle Mitarbeiter und Führungskräfte frühzeitig ein. Es ist wichtig, dass jeder Beteiligte das neue System inklusive Konzept versteht und nachvollziehen kann und die Vorteile erkennt.
• Auch Schulungen sind ein wichtiger Bestandteil der Implementierung.

Es lohnt sich, der Konzept- und Einführungsphase ausreichend Zeit einzuräumen und einen professionellen Berater einzubinden. Das spiegelt sich in der Qualität wider und zahlt sich später im laufenden Betrieb aus.

Fazit

Für den Umstieg auf ein digitales Dokumentenmanagement gibt es gute Gründe. Das papier­ba­sierte Arbeiten ist auf die Dauer umständlich und teuer, eine Hybridlösung mit tradi­tio­nel­lem und di­gi­ta­lem Dokumentenmanagement erfordert immer Doppelarbeit und erhöht daher auch die Fehleranfälligkeit. Stattdessen spart ein gut geplantes und organisiertes digitales Doku­men­ten­ma­na­ge­ment enorm Zeit. Sogar der zunehmende Fachkräftemangel kann teilweise kompensiert werden, wenn Mitarbeiter weniger Zeit für Organisation, Ablage und Recherche aufbringen müssen. Unterstützt durch die Technik können sie sich mehr dem Kerngeschäft widmen. Zieht man diese Argumente in Betracht, stellt sich nicht mehr die Frage, ob eine Kanzlei umsteigt, sondern vielmehr, wann sie die Chancen des digitalen Wandels für das eigene Doku­men­ten­mana­gement nutzt.