Titelthema | Bargeschäfte

Einnahmen speichern und auswerten

Aufzeichnungs­pflichten

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Ab dem 1. Januar 2017 sind bar­geld­in­ten­sive Unter­neh­men ver­pflich­tet, eine Kasse vor­zu­halten, die Ein­zel­auf­zeich­nun­gen auf Bon­ebene ge­währ­leistet. Hat das Kas­sen­sys­tem keinen Speicher, der maschi­nell aus­wert­bar ist, liegen for­melle und ma­te­rielle Mängel vor, die das Fi­nanz­amt zur Hin­zu­schät­zung berechtigt.

Was manche Berater nicht wissen, auch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) muss der Steuerpflichtige unter Umständen ein Kassenbuch führen. Die Finanzverwaltung leitet diese Pflicht aus dem Zusammenwirken einer Vielzahl von Einzelnormen ab (insbesondere § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG), §§ 140 bis 148 Abgabenordnung (AO), § 63 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)) und verlangt, jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen. Nur diese Einzelaufzeichnungspflicht gewährleistet eine lückenlose Prüfung der Barvorfälle. Führen Ihre Mandanten ohnehin freiwillig ein Kassenbuch, sagt die AO aus, dass die Ordnungsvorschriften einzuhalten sind. Das bedeutet, es gelten die gleichen Vorschriften, wie für Bilanzierer. Auch Freiberufler (beispielsweise Physiotherapiepraxen) können von der Finanzverwaltung als bargeldintensives Unternehmen eingestuft werden, sofern der Barumsatz mehr als zehn Prozent des Gesamtumsatzes ausmacht.

Offene Ladenkasse

Die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung mittels Kassenbuch entfällt auch nicht, wenn ihre Mandanten eine sogenannte offene Ladenkasse führen. Bei einer offenen Ladenkasse ist ein täglicher Kassenbericht zu erstellen. Dieser muss retrograd aufgebaut sein. Der geschäftliche Bargeldbestand ist auf den Cent genau auszuzählen (summarische Bareinnahmenermittlung). Zur Ermittlung der Tageseinnahmen werden vom Kassenendbestand die durch Eigenbeleg nach­ge­wiesenen Einlagen abgezogen. Die im Laufe des Tages getätigten Barausgaben sowie Bar­ent­nahmen (ebenfalls über Eigenbelege nachzuweisen) werden wieder hinzugerechnet. Hieraus ergibt sich die Summe der Tageseinnahmen. Die tägliche Feststellung des tatsächlichen Kassenbestands (Kassensturz) ist eine unabdingbare Voraussetzung und unentbehrliche Grund­lage für die Ermittlung der Tageseinnahmen (auch Tageslosung). Für Barentnahmen und Bareinlagen müssen Belege vorhanden sein, da ansonsten die Kassenführung sowohl formell als auch materiell nicht ordnungsgemäß ist (Finanzgericht Münster vom 28. März 2000, Az. 5 V 7028/99). Eine formelle Anforderung an diese Eigenbelege gibt es nicht. Es gilt der Grundsatz, dass jede Buchung in Zusammenhang mit einem Beleg stehen muss. Fehlen bei offenen Laden­kas­sen die täglichen Protokolle über das Auszählen des Kassenbestands bei Ge­schäfts­schluss, stellt das einen formellen Mangel dar, der schon für sich genommen zu einer Hin­zu­schät­zung berechtigt. Das hat der BFH in seinem Urteil vom 25. März 2015 ausdrücklich festgestellt. Sie sollten Ihre Mandanten darauf hinweisen, dass ein Zählprotokoll künftig un­ab­ding­bar ist. Nur so sind sie auf der sicheren Seite. Auch das Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse stellt einen formellen Mangel dar, der zu einer Hin­zu­schät­zung berechtigt. Weisen Sie Ihre Mandanten gegebenenfalls darauf hin beziehungsweise geben Sie eventuell die Empfehlung, auf ein elektronisches Kassensystem umzusteigen.

Keine Einzelaufzeichnungen

Ausnahmsweise gilt die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nicht, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft wird. Beispiele dafür sind:

  • Einzelhandel mit Lebensmitteln, Tabak-, Schreib-, Kurzwaren, Kleinpreisgeschäfte, Kleinstbetriebe
  • Selbstbedienungsläden, Supermärkte, Automatengeschäfte
  • Betriebe mit Passagengeschäft und Ramschtischen
  • Verkaufswagen, Handwerker mit Verkaufsgeschäften, Marktstände
  • Stehbierhallen, Gaststätten und Imbissbetriebe

Bitte beachten Sie dabei, dass der BFH die Unzumutbarkeit früher lediglich bei Barerlösen im Centbereich bejaht hat (BFH vom 12.05.1966 – IV 472/60; LEXinform 0000519). Die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung entfällt auch bei diesen Unternehmen nur dann, wenn Ihr Mandant eine offene Ladenkasse führt.

Elektronische Registrierkassen

Nutzen Ihre Mandanten mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine Registrierkasse oder eine PC-Kasse, sind zwingend die Voraussetzungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 (Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften) und die neuen GoBD vom 14. November 2014 (Rn. 39) zu beachten. Alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit der Kasse erzeugter Rechnungen sind unveränderbar, vollständig und digital aufzubewahren. Ist die Kasse nicht in der Lage, Einzeldaten zu speichern, und können auch keine Daten für die Be­triebs­prü­fung exportiert werden, reicht es aus, wenn ein vollständiger Tagesendsummenbon auf­be­wahrt wird (BMF vom 9. Januar 1996). Die Kassenstreifen beziehungsweise die Journalrolle mit den Einzelumsätzen müssen in diesem Fall nicht aufbewahrt werden. Beachten Sie hierbei allerdings bitte, dass diese Erleichterungsvorschriften nur gelten, wenn Ihre Mandanten jetzt eine Kasse einsetzen, die nicht umrüstbar ist. Ihre Mandanten haben Kasseneinnahmen und Kas­sen­aus­gaben täglich zu erfassen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Führen Ihre Mandanten das Kassenbuch über DATEV Unternehmen online, müssen dort täglich die Eintragungen vor­ge­nom­men werden. Bitte weisen Sie Ihre Mandanten darauf hin, dass die Festschreibung in Unternehmen online täglich erfolgen muss. Für Sie als Berater/-in gibt es keine Pflicht zur Buchung von Sachverhalten innerhalb von zehn Tagen. Es geht um die Erfassung in Grund­(buch)­auf­zeich­nun­gen. Achten Sie auch darauf, dass eine getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen ersichtlich ist. Die Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen (EC-Zahlungen) stellt ebenfalls einen formellen Mangel dar.

Umrüstung

Ab dem 1. Januar 2017 ist der Mandant verpflichtet, sofern er eine elektronische Registrierkasse im Einsatz hat, eine Kasse vorzuhalten, die Einzelaufzeichnungen auf Bonebene gewährleistet. Das heißt, alle Geschäftsvorfälle müssen sich im Einzelnen über das System nachvollziehen lassen. Hat das Kassensystem Ihrer Mandanten also keinen Speicher, der maschinell auswertbar ist und der auf einem externen Datenträger gespeichert und ausgewertet werden kann, liegt sowohl ein formeller als auch ein materieller Mangel vor, der zur Hinzuschätzung seitens des Finanzamts berechtigt. Ihre Mandanten müssen diese Kassen bis spätestens 31. Dezember 2016 umrüsten.

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Evelyn Oettinger schrieb am 2018-09-19 08:26:36

Liebe Frau Fontaine, hier gibt es ein neues BMF Schreiben aus Juni 2018. In diesem sagt das BMF, es stelle zwar einen formellen Mangel dar, dem allerdings keinerlei Gewicht bei gemessen wird, sofern Kassensturzfähigkeit gewährleistet ist. Damit wurde das Schreiben des BMF aus 2017 revidiert. viele Grüße

Saskia Sparing schrieb am 2018-09-12 10:09:05

Hallo, eine kleine Frage. Ich habe eine Mandantin sie betreibt eine kleine Schneiderei. Sie hat eine offene Ladenkasse. Sie führt einen Kassenbericht und ein Zählprotokoll. Muss Sie ihre Einnahmen einzeln durch eine Quittung an den Kunden nachweisen? Oder reicht es wenn Sie ihre Tageseinnahmen selber auf einem Schmierblatt zusammenrechnet und auf dem Bericht einträgt. Vielen Dank für die Hilfe.

Evelyn Oettinger schrieb am 2016-07-19 11:03:05

Ich bin nicht sicher, ob ich Ihre Frage richtig verstanden habe. Fakt ist, dass es die "sicherste" Variante ist, ab 01.01.2017 retrograd aufgebaute Tageskassenberichte mit Zählprotokoll zu erstellen, wenn es sich um eine offenen Ladenkasse handelt. Wiegekassen, die nur Wiegen können weiterhin genutzt werden. Beantwortet das Ihre Frage? herzliche Grüße, Evelyn Oettinger

Wolfgang schrieb am 2016-07-18 10:40:57

Guten Tag,Bei der offenen Ladenkasse sind keinerlei technische Ausstattung oder Unterstützung zugelassen. Waagen und Registrierkassen mit Addition und Bondruck dürfen bei der offenen Ladenkasse ab 01.01.2017 dann nicht mehr eingesetzt/benutzt werden. Ich gehe davon aus, dass dann auch nur noch einfache Waagen ohne weitere Funktion bei der offenen Ladenkasse zugelassen sind. Vielen Dank für Ihre Rückantwort. LG

Evelyn Oettinger schrieb am 2016-04-06 13:49:03

Guten Tag Herr Rominger, wenn Sie die Kasse täglich über Unternehmen online erstellen und festschreiben, ist Kassensturzfähigkeit gegeben. Haben Sie eine Kasse mit elektronisch auslesbarem Datenjournal ist dies ausreichend. Weitere Aufzeichnungen sind nicht erforderlich. Es ist weiter nicht erforderlich in der Kasse selbst auch die Ausgaben zu erfassen. Eine Erfassung in Unternehmen online genügt.

Rominger schrieb am 2016-04-05 08:03:23

Guten Tag. Sie führen die mittels Unternehmen online geführte Kasse im Artikel mit an. Welche zusätzlichen Aufzeichnungen außer den einzelnen täglichen Eintragungen müssen denn bei dieser Art der Kassenführung vorhanden sein(Zählprotokoll, Kassenbericht)? Oder reicht das Kassenbuch in der Form der Aufzeichnungen aus die dann täglich festgeschrieben werden?

Evelyn Oettinger schrieb am 2016-03-30 11:02:45

Sehr geehrte Frau Fontaine, diese Aussage bezieht sich darauf, das in der elektronischen Kasse ersichtlich sein muss, dass es bare und unbare Vorgänge gibt. Natürlich sind bei einer elektronischen Registrierkasse sämtliche Einnahmen aufgezeichnet. Ich hoffe, diese Aussage hilft Ihnen weiter?

Fontaine Gabriele schrieb am 2016-03-25 16:14:28

"....Achten Sie auch darauf, dass eine getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen ersichtlich ist. Die Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen (EC-Zahlungen) stellt ebenfalls einen formellen Mangel dar." --> wie ist das gemeint? In einer elektronischen Kasse mit einem Warenwirtschaftsystem werden alle Einnahmen erfasst, egal ob bar oder unbar und die unbaren Zahlungen werden wie eine Ausgabe gebucht, das war schon immer so und geht auch nicht anders. Welchen Sachverhalt betrifft der oben zitierte Satz?

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