Kanzleimanagement |

Zukunft jetzt managen

IT-Organisation

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Nicht nur der Gesetzgeber und die Kon­kur­renz im Be­rufs­stand be­ein­flus­sen die zu­künf­tige stra­te­gische Aus­rich­tung der Kanz­leien, sondern auch die Man­dan­ten der Zukunft. Kanzleien müssen sich schon jetzt auf diese Ver­än­de­run­gen ein­stellen und ihre Ge­schäfts­modelle über­prüfen. Die Basis dafür bilden mo­der­ne IT- und Or­ga­ni­sa­tions­lö­sun­gen, die Pro­zesse opti­mie­ren und Frei­räume für neue Be­ra­tungs­formen schaffen

Die Steuerberater stehen heute vor großen Herausforderungen. Dazu tragen die Bestrebungen der EU-Kommission zur Deregulierung des Berufsstands, zahlreiche gesetzliche Regelungen (wie zum Beispiel das Mindestlohngesetz) oder auch die Umsetzung des verpflichtenden E-Govern­ments mit der elektronischen Steuererklärung (ELSTER), der elektronischen Lohn­steuer­ab­zugs­merkmale (ELStAM) und E-Bilanz bei. Und in den nächsten Jahren wird keine Ruhe einkehren, wie eine Broschüre der Bundessteuerberaterkammer (BStK) verdeutlicht, die neue Ge­stal­tung­felder vorstellt und Musterentwicklungswege für verschiedene Kanzleitypen skizziert (siehe dazu den Artikel „Zukunftsinitiative der Bundessteuerberaterkammer“ im DATEV magazin 11/2015 von BStK-Geschäftsführerin Nora Schmidt-Kesseler, S. 6). In der Broschüre „Steuer­be­ra­tung 2020 – Veränderungsnotwendigkeit, Veränderungsmöglichkeiten und Hand­lungs­felder“ werden drei wesentliche Entwicklungen beschrieben, die der Berufsstand zukünftig bewältigen muss: Digitalisierungsprozesse im Steuerrecht, die wachsende Konkurrenz, die die klassischen Geschäftsfelder beeinflussen werden, und der demografische Wandel, der neue Strategien im Wettbewerb um die besten Köpfe erfordert. Auch die geplante Mo­der­ni­sie­rung des Be­steue­rungs­ver­fahrens forciert den Anschluss der Kanzleien an digitale Prozesse. So sieht diese unter anderem einen weiteren Ausbau der elektronischen Kommunikation über ELSTER vor.

Anspruchsvolle Erwartungen der Generation Y

Aber nicht nur der Gesetzgeber und die Konkurrenz im Berufsstand werden die strategische Ausrichtung der Kanzleien beeinflussen. Auch die Mandanten der Zukunft werden eine technologische Veränderung erwarten. Als Generation Y wird die gesellschaftliche Generation bezeichnet, die zwischen 1980 bis 1999 geboren wurde und in der digitalen Welt aufgewachsen ist. Als Mitarbeiter, aber auch als Mandanten werden diese Digital Natives natürlicherweise andere Erwartungen und Anforderungen an das Berufsleben und an Beratungsleistungen haben, als dies heute der Fall ist.
„Der Anspruch der Kanzlei sollte mindestens sein, dass sie sich auf Augenhöhe mit der digitalen Organisationsstruktur dieser Mandanten bewegt. Noch besser wäre es, sich hier als Trendsetter zu positionieren.“ Dieser Ansicht ist der Steuerberater Gerhard Busch, der eine Kanzlei im rheinland-pfälzischen Kruft mit sieben Mitarbeitern betreibt.

Frühzeitig sich den Veränderungen stellen

Kanzleien sollten sich daher schon jetzt den Marktveränderungen stellen und ihr heutiges Geschäftsmodell auf Zukunftsfähigkeit prüfen und entsprechend anpassen. „Wenn wir jetzt nicht reagieren, dann läuft uns der Markt davon“, beschreibt Busch einen möglichen Trend. Denn eine neue strategische Ausrichtung und damit die Anpassung der Kanzleiprozesse benötigt auch immer ausreichende Vorlaufzeiten. Nicht nur die Technik muss auf dem aktuellsten Stand sein, sondern auch die Mitarbeiter müssen frühzeitig eingebunden werden und deren Qualifizierung erfolgen. Die Aufgabe des Kanzleimanagements liegt also darin, auf Veränderungen angemessen zu reagieren und diese projektmäßig und stufenweise umzusetzen. „Im Fokus steht ein prozessoptimiertes Arbeiten, welches nicht nur in der Zusammenarbeit mit dem Mandanten, sondern zu allererst für die Organisation der Kanzlei selbst erforderlich ist“, so Steuerberater Busch.

IT und Organisation: Basis für den Kanzleierfolg

Der Kanzleierfolg ist deshalb auch eine Frage guter Organisation und moderner IT. In einer zunehmend digitalisierten Welt benötigen Kanzleien für die nachhaltige Gestaltung der internen Abläufe sichere IT-basierte Konzepte und Software-Lösungen.
Der technologische Wandel, der aufgrund der verpflichtenden gesetzlichen Vorgaben oft als notwendiges Übel wahrgenommen wird, bietet also große Chancen, die skizzierten He­raus­for­de­run­gen erfolgreich zu meistern. Mit neuen Software-Lösungen können organisa­to­rische Ab­läufe und Arbeitsmodelle effizienter und kostensparender organisiert und gleichermaßen moderne und sichere Arbeitsbedingungen, wie zum Beispiel Homeoffice-Modelle, realisiert werden – ein wichtiger Aspekt im Wettbewerb um die besten Mitarbeiter.

Fazit: Den digitalen Wandel vollziehen

Ein zukunftsfähiges und damit digitales Kanzleimanagement ist eine wesentliche Voraussetzung, um die Herausforderungen des Berufsstands in den kommenden Jahren erfolgreich zu meistern. Im Zuge der strategischen Ausrichtung der eigenen Kanzlei gilt es, die Organisation der Kanzlei zukunftsfähig aufzustellen. Der digitale Wandel bietet dabei attraktive Möglichkeiten, wie sich Kanzleien besser organisieren können, und schafft somit die Grundlage für einen reibungslosen und ertragreichen Kanzleialltag. Moderne IT- und Organisationslösungen helfen, Prozesse zu optimieren, schaffen Freiräume für neue Beratungsformen und bilden die Plattform für flexible Arbeits- und Geschäftsmodelle.

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