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Papier ist (bald) out

Digitale Beleg­buch­führung

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Papierarchive im digitalen Zeitalter müssen nicht mehr sein. Davon ist Steuerberater Klaus Dähnert überzeugt.

DATEV magazin: Welche Bedeutung hat die Finanzbuchführung in Ihrer Kanzlei?

Klaus Dähnert: Die Finanzbuchführung hat eine immense Bedeutung für den Man­dan­ten­kontakt und die Nutzung aktueller Informationen für Jahresabschluss und Steuer­er­klä­run­gen. Daneben bietet sie Chancen zur Generierung von Beratungsaufträgen. Mit einem Umsatzanteil von etwa 25 Prozent bei einem Kanzleigesamtumsatz von fünf Millionen Euro hat sie natürlich auch eine erhebliche wirtschaftliche Bedeutung für uns.

DATEV magazin: Vor einigen Jahren haben Sie mit der digitalen Belegbuchung begonnen. Wo stehen Sie heute?

Klaus Dähnert: Ausnahmslos alle Buchungsbelege (Eingangsrechnungen, Aus­gangs­rech­nun­gen, Kontoauszüge und Barbelege) werden mittlerweile digital verarbeitet.

DATEV magazin: Das war aber nicht immer so?

Klaus Dähnert: Bis zum Jahr 2008 hatten wir ausschließlich die klassische Papierverarbeitung mit all ihren Nachteilen, wie hohem Aufbereitungsaufwand für das Anlegen des Pendelordners, Mehrfachsortierung, Aufzeichnungen während der Belegabwesenheit, keiner zeitaktuellen OP-Buchführung et cetera. Die nicht an die Gebührenordnung gebundene Konkurrenz durch Buchführungshelfer und Unternehmensberater führte dazu, dass oft das Honorar als zu hoch empfunden wurde. Ein Mehrwert für eine durch den Steuerberater erstellte Finanzbuchführung ist nur bei einer Erweiterung des Leistungsangebots bei gleichbleibendem Honorar zu erreichen. Hierfür mussten die Kosten für die Erstellung der Finanzbuchhaltung gesenkt werden. Die Idee war, Facharbeiterstunden durch digitale Belegverarbeitung einzusparen.

DATEV magazin: Können Sie den Prozess beschreiben?

Klaus Dähnert: In den Jahren bis 2012 haben wir die Kanzleimitarbeiter für die zu lösenden Probleme sensibilisiert und die technischen Voraussetzungen zur digitalen Belegverarbeitung geschaffen. Dann haben wir unsere Mandanten im Rahmen von mehreren Veranstaltungen angesprochen. Das Interesse war groß. Es stellte sich allerdings schnell heraus, dass die meisten unserer Mandanten nicht bereit waren, die Belege einzuscannen. Andere Mandanten haben zwar die Belege eingescannt. Nur konnten die Digitalisate in vielen Fällen von uns nur mit hohem Aufwand verarbeitet werden, da die Qualität nicht gestimmt hat.

DATEV magazin: Wie erklären Sie sich das?

Klaus Dähnert: Meiner Meinung nach sind für die meisten Mandanten die Vorteile der digitalen Belegverarbeitung für das eigene Unternehmen zu theoretisch. Sie tun sich schwer damit, den hohen oder nicht kalkulierbaren Installationsaufwand und die Kosten der laufenden Bearbeitung zu rechtfertigen. Es fehlt sozusagen die innere Bereitschaft, für den Steuerberater zu arbeiten. Letztendlich war die erforderliche Scanqualität mit den Mandanten nicht verbindlich zu vereinbaren. Schlechte Qualität der Digitalisate führte zu Aufwand und Problemen bei der Einhaltung des Steuertermins.

DATEV magazin: Sie haben sich damit nicht abgefunden?

Es hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass eine gute Scanqualität zu hoher Zeitersparnis führt.

Klaus Dähnert: Wir haben daraufhin bei manchen Mandanten die Scanvorgänge in die Kanzlei ver­la­gert. Die Kanzleimitarbeiter wurden in­ten­siv geschult und ver­bind­liche Pro­zesse ver­ein­bart. Bei allen Be­tei­lig­ten hat sich rasch die Er­kennt­nis durch­ge­setzt, dass eine gute Scan­quali­tät zu er­heb­lichen Zeit­er­spar­nissen führt. Diese Zeit­er­spar­nis wurde aber durch die Zeit für das Scannen aufgezehrt. Zudem mussten wir in dieser Zeit zweigleisig mit Papier und Digitalisat fahren. Der Durchbruch kam dann vor zwei Jahren, als wir mit ENTEOS einen Dienst­leister gefunden haben, der für uns die vom Mandanten gelieferten Papierbelege einscannt und verschlagwortet, ein Scanprofi sozusagen.

DATEV magazin: Können Sie die Vorteile beziffern?

Klaus Dähnert: Meine Mitarbeiter können sich nun wieder auf ihre Kerntätigkeit konzentrieren. Die erheblichen Zeitersparnisse beim Buchungsvorgang haben wir investiert und man­dan­ten­spe­zi­fisch zusätzliche Leistungen in die Buchführung inkludiert. Damit der Mandant einen greifbaren Nutzen aus unserer Arbeit erhält, bieten wir unter anderem Mahnwesen, Prognoserechnungen, Steuervorausberechnungen et cetera an. Wichtig sind aber auch die anderen Vorteile: Bei den Besprechungen mit den Mandanten und dem Jahresabschluss stehen erforderliche Belege sofort zur Verfügung, bei Betriebsprüfungen sieht der Prüfer nur die Belege in der Form und mit dem Inhalt, wie sie zur Erstellung der Buchhaltung vorgelegt wurden – Zufallsfunde sind weitgehend ausgeschlossen.

DATEV magazin: Wie geht es nun weiter?

Klaus Dähnert: Die Mandanten merkten schnell, dass wir ihre Papierbelege digitalisierten. Es kommt in diesen Fällen dann sofort die Frage: „Brauche ich die Papierbelege überhaupt noch?“ Die DATEV hat sich den Scanprozess für ihr Produkt bereits technisch zertifizieren lassen. Für den Scanvorgang in der Kanzlei bietet ENTEOS ein Zertifikat an. Für die Vervollständigung der Verfahrensdokumentation fehlen dann nur die Beschreibungen der Prozessschritte „Anlieferung der Belege“ und „Ablage der Belege nach abgeschlossenem Scanvorgang“ beim Mandanten. Aus meiner Sicht ist es nur noch ein kleiner Schritt zur Abschaffung des Papiers in der Kanzlei und beim Mandanten.

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