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Mitmachen lohnt sich

Pilot- und Sta­bili­sie­rungs­phase

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Bevor eine Software eingeführt wird, muss sie in der Praxis auf Herz und Nieren getestet werden. Das geschieht durch Anwender im Rahmen von Pilot- und Sta­­bi­­li­­sie­­rungs­­pha­sen.

In der Entwicklungsphase durchlaufen Programme mehrere Stufen der internen Qua­li­täts­si­che­rung, bei der von Beginn an Anwender mit einbezogen sind. Beispielsweise werden in Benutzerlabors Aspekte erprobt, die den Umgang des Anwenders mit der Software hinsichtlich Ergonomie, visueller Gestaltung und Informationsarchitektur widerspiegeln. Diese Laborsituation kann aber nicht das wahre Leben abbilden. Bevor die Software ausgeliefert wird, muss sie nochmal auf ihre Alltagstauglichkeit getestet werden. Dazu werden Pilot- und Sta­bi­li­sie­rungs­pha­sen durchgeführt. Ziel dieser externen Qualitätssicherung ist es, die Wartung und Wei­ter­ent­wick­lung der DATEV-Software in der Praxis auf Fehlerfreiheit zu überprüfen sowie die Stabilität und Performance unter realen Bedingungen zu bewerten. Dafür ist die Unterstützung der Anwender nötig. Der Rechtsanwalt Michael Renz von der interdisziplinären Kanzlei Renz Schuhknecht Baumann in Stuttgart ist neuen Produkten gegenüber sehr aufgeschlossen.
„Wir haben mit unserer Kanzlei schon oft an Pilotphasen teilgenommen, weil wir möglichst frühzeitig über die neuesten Programmversionen verfügen wollen und zudem damit die Chance haben, auf die praxisorientierte Programmierung der von uns genutzten Anwendungssoftware Einfluss zu nehmen. So sind wir auch frühzeitig in der Lage, uns auf Änderungen vorzubereiten oder den Programmierern Hinweise zum praxisgerechten Workflow zu geben.“
Gerade bei grundlegenden Änderungen in Programmen zeigt die Rückkopplung, wie die Veränderungen angenommen werden. Neben der Software wird in der Stabilisierungsphase auch überprüft, ob die begleitenden Selbsthilfemedien auf den Informationsstand und den Wissensbedarf des Anwenders aufsetzen. Werden hier Abweichungen festgestellt, kann nachjustiert werden. Darüber hinaus wird überprüft, ob die Kommunikationsmaßnahmen ausreichend und verständlich sind.

Neueste Version der DATEV-Software nutzen

Die Teilnehmer an Pilot- und Stabilisierungsphasen müssen eine gewisse Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem mitbringen und häufige Installationen und Updates in ihren Arbeitsalltag flexibel integrieren können. Sie möchten jeweils den aktuellsten Stand der DATEV-Software noch vor der offiziellen Freigabe einsetzen. Dafür erfahren sie eine intensive Betreuung. Von dieser Mitwirkung bei der Qualitätssicherung profitieren anschließend alle Kunden, da sie eine Software erhalten, die von Kinderkrankheiten befreit ist. Das bedeutet aber auch, dass die Teilnehmer mit Fehlern rechnen müssen. Das weiß auch Michael Renz: „Der Sinn der Pilotphase ist es auch, Programmfehler aufzuspüren. Allerdings zeigt meine Erfahrung, dass schlimme Fehler äußerst selten sind. Zudem ist der Support bei Fehlern enorm gut. Die Fachentwickler und Programmierer kümmern sich bei Fehlern unverzüglich und die Pilot-Hotline ist jederzeit erreichbar. Die Unterstützung erfolgt durch Fernbetreuung und geschieht oft ohne Behinderung im Arbeitsablauf.“
An der Pilotphase nehmen etwa 100 Kanzleien und 50 Unternehmen sowie bei Bedarf weitere Anwendergruppen, wie Kommunen, teil. Die Auswahl erfolgt nach persönlicher Akquise für jede Pilotphase von Neuem. Gewünscht sind Piloten mit unterschiedlichen Systemen und Pro­dukt­nut­zungs­kon­stel­la­ti­o­nen. Außerdem sollte ein möglichst breit gefächerter Erfahrungshintergrund vorhanden sein: Kunden mit langjähriger Erfahrung, mit ersten Pilotierungserfahrungen, aber auch unerfahrene Piloten. Sie erhalten den jeweils neuesten Software-Stand. Die Betreuung übernimmt die DATEV-Entwicklung. Dafür steht eine kostenlose Hotline zur Verfügung. Meldungen von Fehlern gelangen so schnell an die zuständigen Entwickler und können zeitnah analysiert und bearbeitet werden. Darüber hinaus erfolgen Erhebungen zum Eindruck von Produktqualität, insbesondere Stabilität und Performance, über Online- und persönliche Befragungen. Abgerundet werden diese Erhebungen durch eine individuelle Betreuung vor allem von weniger erfahrenen Piloten durch DATEV-Mitarbeiter, den sogenannten Paten.

Seltene technische und fachliche Konstellationen

In der nächsten Stufe, der Stabilisierungsphase, nehmen etwa 500 weitere Kanzleien und 100 Unternehmen teil. So sollen seltenere technische und fachliche Konstellationen erfasst und eine gute Marktrepräsentanz abgebildet werden. Die Stabilisierer erhalten einen Software-Stand, der quasi der Marktreife entspricht. Die Betreuung wird über einen zentralen Support im DATEV-Anwenderservice durchgeführt. Er fungiert als die Anlaufstelle für alle Fragen und Probleme. Die Erhebungen zum Eindruck der Produktqualität werden in der Stabilisierungsphase online durchgeführt, zu speziellen Themen auch persönlich. Auch während der Stabilisierungsphase werden gerade neue Teilnehmer von einem Paten begleitet. So wird sichergestellt, dass organisatorisch alles rund läuft und das Ohr am Kunden ist.
Auch Michael Renz zieht aus der Teilnahme durchwegs positive Schlüsse. „Abhängig vom Umfang der Produktneuerungen können einzelne Pilotphasen auch häufigeren Kontakt zur Hotline erfordern. Natürlich muss die Kanzlei flexibel auf eventuell auftretende Programmfehler reagieren – aber die in die Pilotphase eingeführten Produkte haben nach meinem Eindruck schon ein sehr hohes Qualitäts- und Stabilitätsniveau. Im Fehlerfall stand uns immer unverzüglich kompetente Hilfe zur Verfügung, die mit größter Sorgfalt und Freundlichkeit unsere Wehwehchen beseitigt hat – und bei zeitsensiblen Problemen auch weit über die übliche Geschäftszeit hinaus. Der durch die Pilotteilnahme erlangte Erfahrungsschatz ist nach meiner Beurteilung weit höher zu bewerten als mögliche Risiken oder Einschränkungen.“

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