Werte & Visionen |

Traumstart dank Technik

Gründungsberatung

0Kommentare

„Neue Vorhaben benötigen das richtige Konzept und Frei­­räume“, ist Kanz­lei­gründer Olaf Bietz über­zeugt. Denn wer ein­mal gewillt ist, etwas Neues um­zu­setzen, der braucht vor allem Zeit. Doch diese ist im steuer­lichen All­tag meist knapp. Dennoch gibt es viele Wege, um Frei­räume zu gewinnen.

Als Olaf Bietz vor knapp drei Jahren den Entschluss fasste, eine eigene Kanzlei aufzubauen, war ihm sofort klar, dass er von Beginn an richtig durchstarten wollte. Vor seinem inneren Auge formte sich das klare Bild einer effizienten, durchorganisierten Kanzlei, die Zeit für Mandanten und Service­orientierung hat. Aber wie sollte er das Wirklichkeit werden lassen? Gemeinsam mit seinem DATEV-Gründungsberater wurden die Planung und die Entwicklungsmaßnahmen mit Zeitspar- und Akquisepotenzial besprochen. Das optimale Software- und Fortbildungsumfeld wurde in diesem Zuge ausgewählt. Die Kanzleientwicklung sollte auf zwei Säulen stehen. Zum einen sollte Effizienz und Freiraum geschaffen und zum anderen eine starke Service- und Man­dan­ten­orien­tie­rung entwickelt werden.
Die ersten Aufgaben bestanden darin, das Handwerkszeug richtig zu organisieren. Daher wurde gleich zu Beginn auf moderne Arbeitsweisen gesetzt. „Im Alltag haben wir keine Zeit, um uns mit Updates und Technik zu beschäftigen“, sagt Bietz. „Deshalb haben wir uns für die DATEV-Cloud entschieden. Dadurch sparen wir nicht nur wertvolle Zeit, die wir sonst mit Technikfragen verbringen würden, sondern können auch Heimarbeitsplätze anbieten und bei Mandanten vor Ort auf unsere Dokumente zugreifen.“ Im gleichen Atemzug wurde Steuerkonto online zur Anwendung gebracht, um unabhängig von Servicezeiten und Ansprechpartnern im Finanzamt zu sein. Um weitere Zeit einzusparen, vereinbarte man mit Mandanten, dass über RZ-Bankinfo oder über HBCI PIN/TAN Kontoumsätze gleich bei der Bank der Mandanten abgeholt und mit Buchungsvorschlägen des DATEV Arbeitsplatzes eingespielt werden. „Ist der Abruf erst einmal eingerichtet, kann man dadurch wirklich effizienter arbeiten“, resümiert Olaf Bietz.
Um die Digitalisierung und effizientes Arbeiten auch zum Mandanten zu bringen, wurde Unternehmen online eingerichtet. „Denn werden die Belege mit Mandanten digital ausgetauscht und Buchungsvorschläge vom System erzeugt sowie die Prozesse beim Mandanten an die Zusammenarbeit angepasst, macht es die Arbeit erheblich leichter“, so Bietz. „Auch den Zeitfresser Rechnungsschreibung und das Haftungsrisiko bei Fristen wollten wir von Beginn an eliminieren“, erzählt er. Schnell wurde daher mit der Rechnungsschreibung sowie mit der Komponente Post, Fristen und Bescheide in Eigenorganisation classic gearbeitet. Mit der Einführung der Voll­machts­daten­bank Anfang 2014 wurde dieses Verfahren in der ganzen Kanzlei eingeführt. „Durch den Datenabruf wird die Effizienz und Qualität enorm gesteigert, da wir bereits im Vorfeld sehen können, welche Daten dem Finanzamt elektronisch vorliegen und vor allem welche nicht. Korrekte Daten können einfach übernommen werden.
Optimierte Prozesse kommen natürlich nicht nur durch den Einsatz der Software, man muss die Technik auch souverän anwenden können“, so Bietz. Deshalb wurde gleich zu Beginn der Kanzleiorganisationsbeauftragte bei DATEV bestellt, der intensives Wissen zu Programmen und zur Eigenorganisation aufbaut und damit ständig Neuerungen in die Kanzlei hineinträgt. Denn gerade das Fach- und das Programmwissen sind oft entscheidende Faktoren, wenn es um die Arbeitsgeschwindigkeit geht.
Die zweite Säule im Entwicklungsplan war die Mandantenakquise. „Effiziente Prozesse und gute Leistungen reichen allein nicht aus“, sagt Bietz heute, „der Mandant muss die Leistung wahr­nehmen, ja förmlich spüren können. Deshalb nutzen wir die Freiräume unserer straffen Organisation für die Vorbereitung und Durchführung von Serviceleistungen.“ Von Beginn an setzte die junge Kanzlei daher auf eine attraktive und nutzenorientierte Außendarstellung. Eine komplette Corporate Identity mit Logo, Briefpapier, Visitenkarten, eigenen Farben und einer eigenen Schriftart wurde durch DATEV E-Print erstellt. Die Kontaktaufnahme mit der Kanzlei wird zudem beispielsweise durch Zeitungsanzeigen mit QR-Code zur Homepage erleichtert.
Der Internetauftritt ist ein wesentlicher Baustein in der Kommunikation mit Mandanten. „Wir haben uns bei der Texterstellung die gleichen Fragen gestellt, die wir dem Mandanten im Gespräch beantworten: Warum sollte der Mandant die Leistung beziehen? Wie profitiert er von der Leistung? Und was sind die Informationen, die der Mandant wirklich benötigt?“ Die einfache Sprache und klare Nutzenargumente vermitteln dem Mandanten, dass er ganz im Zentrum der Aufmerksamkeit der Kanzlei steht. „Diese Philosophie führen wir dann im persönlichen Gespräch fort. Wir verstehen uns weniger als Berechner, vielmehr als Übersetzer, Vermittler und Gestalter. Der Mandant muss für sich einen Nutzen aus dem Gespräch mitnehmen, muss das Gefühl haben, dass er verstanden hat, was die Auswertungen zeigen und was sein persönlicher Vorteil daraus ist“, sagt Bietz überzeugt. Deshalb nutzt die Kanzlei einen großen Touch-Screen für die Prä­sen­ta­tion von Ergebnissen und im Jahresgespräch. „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Nicht selten stehe ich während des Mandantengesprächs am Smartboard und skizziere den be­spro­chenen Sach­ver­halt gleich mit. Meine Mandanten sind von dieser Art der In­for­ma­tions­ver­mitt­lung begeistert“, so Bietz. Und was guten Service betrifft: „Er ist zunächst einmal Fleißarbeit. Dazu zählt die Freundlichkeit des gesamten Teams gegenüber den Mandanten sowie die Bereitschaft, durch proaktiven Mandantenkontakt die Extrameile zu gehen.“ Für den Kanzleigründer lohnen sich bereits die Anstrengungen. „Unser Engagement spricht sich positiv herum. Wir gewinnen stetig Neumandate hinzu.“, sagt Bietz.
Auf die Frage, was er anderen für neue Vorhaben rät, antwortet er kurz: „Eine klare Vision haben. Mit ihrem Coach sprechen. Von Beginn an richtig organisieren und die freie Zeit für die Man­dan­ten nutzen. Diese genutzten Freiräume zahlen sich aus – bestimmt.“

0Kommentare Neuen Kommentar verfassen

Einen neuen Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.