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Lösung in der Praxis

Best Practices

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Das Thema Cloud polarisiert: Kanz­leien, die ihre IT dort­hin ver­la­gert haben, schwär­men von der Zeit­er­sparnis und dem ge­rin­gen Auf­wand. Andere Steuer­be­rater sind skep­tisch: zu teuer, zu un­sicher, nichts für eine kleine Kanzlei. Ob Eins-zu-eins-Lösung, Ent­lastung für IT-Ein­steiger oder die Daten in der Wolke bei einem System­partner: Cloud Com­pu­ting kann jeder Kanzlei Vor­teile bringen. Drei Er­fah­rungs­berichte.

Cloud Computing: Speicherplatz, Rechenkapazitäten und Software im mobilen Netzwerk. Mehr als zwei Drittel der Großunternehmen setzen laut einer aktuellen Studie des Branchenverbands Bitkom bereits auf Cloud-Lösungen. Bei Firmen mit weniger als 100 Mitarbeitern ist es nur ein gutes Drittel. Auch so manche Steuerberatungskanzlei kann sich nicht mit dem Gedanken anfreunden, sensi­ble Daten der Mandanten gewissermaßen außerhalb der Kanzlei zu speichern. Zudem glauben viele Berater, dass die Kosten höher sind als der Nutzen. Auch Petra Mayr betrachtete eine große Lösung für Software und IT aus der Cloud für ihre Kanzlei lange Zeit als zu teuer. Die Steuerberaterin aus Euskirchen beschäftigt vier Mitarbeiter, eine davon komplett und einer zur Hälfte im Home Office. Aus diesem Grund war Mayr schon immer an einer Cloud-Variante interessiert, die auch für kleinere Kanzleien erschwinglich sein könnte. Als die DATEV­cloud Software in die Pilotphase ging, ergriff die Steuerberaterin die Gelegenheit. „Nun kann ich immer und überall auf den aktuellen Datenbestand zugreifen – und ich musste keinen eigenen Server anschaffen.“ Mayr hat DATEVcloud Software seit der Pilotphase im Einsatz und damit stets einen Ansprechpartner bei der DATEV an ihrer Seite. „Das gestaltete die Umstellung für mich viel einfacher und zeitsparender. Ich würde jedem raten, das Startpaket in Anspruch zu nehmen.“

Internetfähige PCs reichen aus

Für den Einsatz von DATEVcloud Software benötigen Kanzleien lediglich internetfähige PCs. Sowohl lokale als auch mobile Arbeitsplätze können dann ganz einfach und sicher eingebunden werden. Mit DATEVcloud Software greifen die Kanzleimitarbeiter online auf eine standardisierte Cloud-Plattform und ausgewählte DATEV-Software sowie Microsoft Office zu. Alle gebuchten Anwendungen stehen auf diese Weise über das Internet zur Verfügung. Für Petra Mayr und ihre Mandanten ein enormer Vorteil: Sie betreut vor allem kleinere Handwerksbetriebe und Heil­be­rufler – Unternehmen, die stark inhabergeprägt sind und häufig nur wenig Zeit haben. „Früher habe ich dann für möglichst alle eventuell auftretenden Fragen Ausdrucke aus der Kanzlei zum Termin mitgebracht“, erzählt Mayr. Alles, was beim Termin nicht geklärt werden konnte, musste warten, bis der Mandant wieder Zeit hatte. „Heute bin ich in der Lage, sofort auf alles zuzugreifen. Fragen können sofort geklärt und müssen nicht auf die lange Bank geschoben werden. Und bei so bunten Sachen wie dem Controllingreport sind die Mandanten eher bereit, ihre wertvolle Zeit zu opfern, als bei trockenen Zahlenreihen.“

„Durch DATEV­cloud Software brauche ich zu Hause nur den Computer einzuschalten, und schon kann es losgehen.“

Diese mobilen Szenarien kommen gerade den Ziel­gruppen klei­nerer Kanzleien wie der von Petra Mayr entgegen: „Einer meiner Man­dan­ten kann sich nicht von seinen Unter­lagen trennen. Ich buche vor Ort und kann dem Man­danten direkt die Aus­wer­tung zur Ver­fügung stel­len; das Ko­pie­ren der Daten in der Kanzlei ent­fällt also.“
Zeitersparnis und Zeitgewinn sind Begriffe, die Petra Mayr im Zusammenhang mit der DATEV­cloud Software häufig gebraucht. Denn nicht nur ihre Mitarbeiter nutzen das Home Office: Auch die Steuerberaterin selbst arbeitet abends und am Wochenende lieber zu Hause als in der Kanzlei. „Durch DATEVcloud Software brauche ich zu Hause nur den Computer einzuschalten, und schon kann es losgehen. Lizenzen ausleihen, Datenbestand kopieren und anschließend wieder zurück­schreiben: All das entfällt völlig.“ 20 bis 25 Stunden mehr Zeit hat sie jetzt für die Man­dan­ten pro Monat, schätzt Mayr. Aber auch mehr Lebensqualität für sich selbst: „Denn zu Hause zu arbeiten ist in jedem Fall für das Familienleben von Vorteil – besser, als ständig nicht an­we­send zu sein.“
Das, kombiniert mit dem sicheren Gefühl, dass die Daten gut aufgehoben sind, verbindet Petra Mayr mit anderen Kanzleien, die sich für eine Outsourcing-Lösung entschieden haben. Zum Beispiel die W+ST Wirtschaftsprüfung in Dillingen: eine Gesellschaft mit mehreren Kanz­lei­stand­or­ten, die lange Zeit auf Insellösungen gesetzt hat. Das machte eine Zusammenarbeit zwischen den Kanzleien und der Muttergesellschaft in Dillingen äußerst schwierig. Aus diesem Grund entschied man sich für DATEVasp, eine individuelle Serverlösung mit Software, Sys­tem­ma­na­ge­ment und Sicherheit aus einer Hand. Den letzten Anstoß für die Entscheidung gab ein Unglück, wie der Geschäftsführer der W+ST Consult, Jörg Wein, berichtet: „Kurz nach dem Kauf einer Steuer­be­ra­tungs­kanzlei in Rheinland-Pfalz fielen die dortigen Serversysteme komplett aus – mit Fest­platten­defekt. Das hatte dramatische Auswirkungen, da die vorhandene Da­ten­siche­rung wegen eines defekten Laufwerks nicht funktionierte.“ Die Folge: über Wochen hinweg keine verlässliche Datensicherung. „In einer Nacht-und-Nebel-Aktion haben wir ge­mein­sam mit der DATEV eine ASP-Lösung aus dem Boden gestampft und so binnen zwei Tagen ein Weiterarbeiten ermöglicht.“

Aktive Unterstützung möglich

„Bisher waren wir von den Buchhaltungen unserer Selbstbucher abgeschottet. Jetzt haben wir jederzeit Zugriff.“

Die neue IT-Lösung bietet der Gesellschaft viele Mög­lich­keiten, auch mit Blick auf die Man­danten: „Bisher waren wir von den Buch­hal­tungen unserer selbst­buchen­den Man­danten ab­ge­schottet. Jetzt haben wir jeder­zeit Zugriff – und können aktiv unter­stüt­zen, zum Bei­spiel im For­de­rungs­ma­na­ge­ment. Durch den Zu­griff auf die ak­tuel­len BWAs und Offene-Posten-Listen können wir außer­dem früh­zeitig Probleme er­kennen und Hand­lungs­be­darf mit den Man­danten besprechen.“
Heute arbeiten 450 Mitarbeiter für 200 Mandanten auf dem System, ein hoher Stressfaktor. „Wir können uns aber immer darauf verlassen, dass die Mitarbeiter der DATEV sehr schnell reagieren und für Abhilfe sorgen.“ Ein Grund, weswegen der IT-Spezialist Jörg Wein die ASP-Lösung jedem Steuerberater empfiehlt, unabhängig von der Kanzleigröße. Zum Beispiel, wenn wieder mal etwas komplett schiefläuft: „Durch Bauarbeiten wurde in einer unserer Kanzleien die DSL-Leitung zerstört, sodass der ganze Straßenzug für ungefähr eine Woche ohne DSL und Telefon war“, berichtet Wein. Hier habe man erstmals das Notfallrouter-Konzept in Anspruch genommen: Aus einer DATEV-Niederlassung wurde ein Mobilfunk-LTE-Router in der Kanzlei installiert. So konnte die betroffene Kanzlei nach wenigen Stunden störungsfrei weiterarbeiten. „Unabhängig von solch hoffentlich seltenen Fällen ist mit DATEVasp eine Konzentration auf das Kerngeschäft möglich – statt sich mit technischen Problemen und Programm-Updates zu beschäftigen“, meint Wein.
Dieser Gedanke trieb auch die Inhaber der Kanzlei bahner + blank gmbH in Köngen an. Beim Umzug der Kanzlei in eigene Büroräume stand unter anderem die Frage des Serverersatzes an – also entschied man sich dafür, gemeinsam mit einem regional ansässigen Partner die IT neu aufzustellen. „Die Veränderungsgeschwindigkeit innerhalb der EDV macht die richtige Planung für eine optimierte Inhouse-Anlage für kleinere Kanzleien nahezu unmöglich. Daher war die kompetente Beratung durch unseren IT-Partner Teledata Schwaben ausschlaggebend. Unsere Kernkompetenzen liegen einfach nicht in der EDV-Beurteilung“, sagt Steuerberater und Geschäfts­führer Udo Blank.
Über PARTNERasp nutzen regional ansässige Systempartner den sicheren Standort des DATEV-Rechenzentrums als Plattform für eigene Dienstleistungsangebote. PARTNERasp enthält verschiedene individuelle Bausteine. Und der Kanzleibetrieb bleibt von Wartungs- und Pflege­ar­bei­ten verschont: „Vor allem die Programm-Updates werden automatisiert außerhalb der üblichen Bürozeiten aufgespielt. Somit entstehen dadurch keine Ausfallzeiten“, sagt Blank. Angriffe durch Hacker oder virenverseuchte Mails gehörten der Vergangenheit an, da sie recht­zeitig und mit einer perfekten Absicherung unschädlich gemacht würden: „Diesen Sicherheitsaufwand kann eine kleine Kanzlei nicht erbringen.“

Support auch außerhalb der Bürozeiten

Dazu kommt, dass leistungsfähige Server in den meisten Kanzleien einen besonderen Lärmschutz erforderlich machen – und die Installation einer Klimaanlage. „Dieser Aufwand entfällt durch PARTNERasp. Die nächste Freude kommt bei der Stromrechnung auf: Die Energieeinsparungen durch den Wegfall der Serveranlage sind beträchtlich.“ Zusätzlich kümmert sich der Outsourcing-Partner um die Wartung und Pflege der lokalen Infrastruktur. Und für Notfälle steht auch außerhalb der regulären Bürozeiten und am Wochenende der Systempartner zur Verfügung. Udo Blank bereut die Entscheidung nicht – bis heute: „Bei der Investition in einen eigenen Server sollten die Entwicklung der Datenmengen und der erforderliche Speicherplatz für die Software seriös prognostizierbar sein. Diese Datenmenge und Komplexität können wir von heute aus gar nicht absehen.“ So hat die Kanzlei viel gewonnen – und die Gewissheit hat, bei der Entwicklung der Technik nichts mehr zu verpassen.

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Hast, Franz schrieb am 2015-10-30 10:49:01

Grüß Gott. ich nutze jetzt seit rd. 1 1/2 Jahren DATEV-Cloud. Kann sagen, dass bisher alle Erwartungen übertroffen wurden. Sowohl von der Kostenseite (weniger Investition in Hardware, praktisch außer der jeweiligen ersten Gerätekonfiguration keine Systemadminitrationskosten, keine Betriebsunterbrechungen bei Updates) als auch von der Möglichkeit des jederzeitigen Zugriffs auf den gesamten Mandantenbestand sehe ich für eine kleine Kanzlei nur Vorteile. Ich bin überzeugt, ich habe mich für die richtige Lösung entschieden.

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