Bargeld sicher erfassen

Werden vom Mandanten bar gezahlte Betriebseinnahmen nicht in der Kassenführung erfasst, kann dies für den Berater eine Haftung nach § 71 Abgabenordnung (AO) auslösen, wenn ihm eine Mittäterschaft anzulasten ist. Um dieses ­Risiko auszuschalten, sollte der Berater insbesondere neu übernommene Mandanten dazu anhalten, dass sie ihre Barerlöse vollständig und unveränderbar erfassen und steuerlich zutreffend erklären.

Entdeckungsrisiko für fehlerhafte Kassenführung

Die Inanspruchnahme des Steuerberaters als Haftungsschuldner ist keine völlig fernliegende Gefahr. Wenn dem Steuerberater Anhaltspunkte bekannt werden, die Zweifel an der Ord­nungs­mäßig­keit aufwerfen, hat er weiter gehende Aufklärungs- und Hinweispflichten. Wenn er diesen nicht nachkommt, entsteht für ihn ein erhebliches Haftungsrisiko. Er ist dann aktiv und/oder wissentlich an einer Steuerhinterziehung beteiligt. Der Berater sollte dabei nicht übersehen, dass sein Mandant von heute der Gegner von morgen sein könnte. Wird dem Mandanten eine Steuerhinterziehung vorgehalten, versucht er, sich zu entlasten, indem er seinen Berater belastet. Das kann auch unabsichtlich erfolgen, indem er den Geschehensablauf und die Rolle des Beraters schildert.

Formell fehlerhafte Kassenführung

In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November 2014 finden sich Vorgaben für die formell fehlerfreie Kassenführung. Der Berater sollte versuchen, fehlerhafte Kassenführungen seiner Mandanten zu verhindern. Jede formell grob fehlerhafte Kassenführung führt bei bargeldintensiven Betrieben (dazu gehören alle Betriebe, bei denen viele Erlöse bar gezahlt werden) zur Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (§ 158 AO). Selbst steuerehrliche Mandanten können keine Hinzuschätzungen verhindern, wenn ihre Kassenführung formell nicht ordnungsgemäß ist. Denn sie können die Vollständigkeit ihrer Aufzeichnungen und damit ihre Steuerehrlichkeit nicht beweisen. Der betragsmäßig mögliche Umfang der Haftungsschuld ist aus rechtstatsächlichen Erkenntnissen bekannt. So erklären Taxiunternehmer trotz unveränderter Umstände durchschnittlich um 50 bis 70 Prozent höhere Umsätze, nachdem ihre Aufzeichnungen unveränderbar geführt werden. Angesichts solcher Größenordnungen kann jede Haftungsschuld existenzvernichtend sein. Sie muss vom Berater aus eigenem Einkommen oder Vermögen gezahlt werden oder wird vollstreckt. Die Berufshaftpflicht zahlt in Haftungsfällen nach § 71 AO nicht. Das Haftungsrisiko steigt, je später der Berater die beanstandungssichere Kassenführung bei seinen Mandanten umsetzt.

Koinzidenz führt zur Haftung

Als Koinzidenz soll das Fehlverhalten bezeichnet werden, wenn ein Berater sich mit steu­er­hin­ter­zieh­en­den Mandanten auf eine Stufe stellt. Der Berater begeht die Steuerhinterziehung durch aktives Tun, wenn er die richtige Höhe kennt, aber unzutreffende Steuererklärungen beim Finanzamt einreicht. Er erweckt den Anschein, als seien die von ihm erklärten Be­steu­er­ungs­grund­la­gen zutreffend. Seine Inanspruchnahme als Haftungsschuldner nach § 71 AO ist gerechtfertigt, weil er vom Fehlverhalten seines Mandanten Kenntnis hat (also bösgläubig ist) und eine strafbare Beihilfe begeht. Dafür ist die psychische Beihilfe ausreichend. Ist er bösgläubig, kann er seine Haftung nur vermeiden, wenn er das Mandat sofort niederlegt, ohne eine fehlerhafte Erklärung einzureichen. Das ist auch geboten, wenn er weiß, dass sein Mandant die Kassenaufzeichnungen digital manipuliert. Kein Berater darf manipulierte Daten in die Steuererklärung übernehmen, weil er vorsätzlich unzutreffende Besteuerungsgrundlagen erklären würde. Tatbestandlich erfüllt das die Haftungsnorm des § 71 AO. Die Haftung gemäß § 71 AO betrifft die hinterzogenen Beträge, sodass der Berater in voller Höhe für die Mehrsteuern haftet, wenn sie vom Mandanten nicht getilgt worden sind.

Erlöserfassung und Absicherung

Jede digitale Kassenführung muss die Erlöse auf­zei­ch­nen. Das wird widerlegt, wenn sie im Trai­nings­spei­ch­er der Registrierkasse erfasst werden. In Re­gis­trier­kas­sen erfasste Erlöse werden verkürzt, indem die er­fass­ten Aufzeichnungen nachträglich bei­spiels­wei­se durch die Löschtaste oder Zapper (Soft­wa­re, die in Kassen gespeicherte Transaktions- und Umsatzdaten nachträglich verändert; Anm. d. Redaktion) manipuliert werden. Das widerlegt, dass digital erfasste Daten unveränderbar im Sinne des § 146 AO sind. Deshalb bieten formell korrekte Kas­sen­auf­zeich­nun­gen keine Garantie für ihre materielle Richtigkeit. Das wirkt sich auf die Vermutung gemäß § 158 AO (Beweiskraft der Buchführung) aus. Bei digital manipulierten digitalen Aufzeichnungen wird der Berater zum Haftungsschuldner, wenn er davon gewusst hat oder mit Rat und Tat an der Verkürzungshandlung beteiligt war. Psychische Beihilfe reicht aus.

Unveränderbarkeit

Früher mussten Dokumente papiermäßig verändert werden, um die Kassenführung zu manipulieren. Demgegenüber ist das heute bei digitalen Aufzeichnungen unglaublich einfach geworden. Digitale Daten von Taxis, Registrierkassen und anderen digitalen Kassen lassen sich schnell verändern, ohne dass dies durch äußere Spuren nachweisbar ist. Die bisher erfassten Daten sind dadurch nicht mehr, wie von § 146 AO gefordert, unveränderbar. Selbst wenn die Vorgaben der GoBD befolgt werden, ist die Unveränderbarkeit nicht beweisbar. Kritisch formuliert enthalten die GoBD abstrakte Darstellungen, aber keine Lösung der praktischen Probleme der digitalen Kassenführung. Aus ihnen ist nicht erkennbar, wie eine beanstandungssichere Kassenführung bei inhabergeführten Einzelhandels- und Dienstleistungsbetrieben funktionieren soll und welche Anforderungen dafür erfüllt sein müssen.

GoBD als akademische Abhandlung

Für den Gastronomiebetrieb, die Bäckerei mit dem Café und andere kleine Gewerbetreibende sowie für ihre Berater ist die Lektüre der GoBD eine Zumutung, da sie keinen praktikablen Lösungsansatz für ihre Kassenführung enthalten. Nach ihrer Lektüre kennt sich beispielsweise auch der Apotheker bei seiner Kassenführung und dem Warenwirtschaftssystem nur ansatzweise theoretisch damit aus, was er bei der Kassenführung beachten muss, um formelle und materielle Fehler zu vermeiden. Denn die GoBD lesen sich wie eine akademische Abhandlung. Kein Unternehmer oder der für ihn tätige Berater vor Ort versteht das oder kann das umsetzen. Die Detailfreude – unabhängig von der Größenordnung der Kassenführung – verhindert die nötige Lösung. Für den Unternehmer mit nur einem Taxi, einer Registrierkasse oder dem Marktstand mit einer elektronischen Waage ist das nicht transparent. Auch die Berater, Betriebsprüfer, Steuerfahnder, gerichtseigenen Prüfer und die Richter der Finanzgerichte und des Bun­des­fi­nanz­hofs dürften mit den GoBD ihre Probleme haben, wenn sie die Ordnungsmäßigkeit konkret vorliegender digitaler Aufzeichnungen beurteilen müssen. Die in den GoBD formulierten Anforderungen an digitale Aufzeichnungen wirken abgehoben, überzogen und weltfremd. Es wird nicht einmal das Problem erkannt, dass nicht selten der Mandant selbst den Eingriff in die Kassenführung vornimmt, um mit der Löschtaste die Daten zu manipulieren. Dann hilft die beste Dokumentation im Sinne des GoBD nicht weiter. Damit bieten die GoBD auch insoweit keine Hilfestellung. Sie mögen richtig sein, helfen aber den Mandanten nicht weiter, die nicht über eine IT-Abteilung verfügen. Das aber ist die Masse der Betriebe.

Nur für Unternehmen mit einer eigenen Innenrevision wie IT-Abteilung und ihre Wirtschaftsprüfer sowie für IT-Prüfer bei den Steuerfahndungsstellen enthalten sie wertvolle Anregungen und richtige Vorgaben. Zusammenfassend ist festzustellen, dass Mandanten mit digitalen Auf­zeich­nun­gen eine technische Lösung benötigen, um eine revisionssichere Kassenführung zu erhalten. Das muss durch rechtliche Rahmenbedingungen abgesichert werden. All das muss – anders als in den jetzigen GoBD – eindeutig und verständlich sein, damit der Mandant es mit seinem Berater umsetzen kann. Denn bei diesen Unternehmern und ihren Beratern handelt es sich nicht um Lehrstuhlinhaber für Informatik oder IT-Spezialisten. Die GoBD lösen nicht die typischen Probleme der digitalen Aufzeichnungen und Kassenführung. Der von ihnen aufgestellte, teilweise sehr vage formulierte Pflichtenkatalog wirkt wie am grünen Tisch erstellt. Dass die viel­fältigen straf­recht­lichen Problemstellungen überhaupt nicht behandelt werden, erstaunt dann auch nicht mehr.

Fazit

Wer sich als Berater gegen Haftungsrisiken weitgehend absichern will, sollte seine Mandanten umfassend informieren und ihnen ein sicheres Kassensystem empfehlen. Bei böswilligen Mandanten mit Vorsatz bietet aber kein technisches Verfahren eine 100-prozentige Sicherheit gegen Manipulationsmöglichkeiten. In diesem Fall sollte der Berater besser das Mandat beenden, um sein eigenes Haftungsrisiko zu vermeiden.