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Weniger Aufwand – gleiche Qualität

Internes Kontrollsystem

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Die Untersuchung des Internen Kontrollsystems ist wesentlicher Bestandteil der Abschlussprüfung. Dr. Klaus-Peter Feld vom IDW erläutert Rolle und Nutzen dieser Maßnahme bei der Abschlussprüfung.

DATEV magazin: Bei der Abschlussprüfung wird nach gängiger Prüferpraxis immer auch das Interne Kontrollsystem (IKS) des Unternehmens geprüft. Können Sie kurz umreißen, warum das so ist?

DR. KLAUS-PETER FELD: Ziel der Abschlussprüfung ist es, die Verlässlichkeit der in Jahresabschluss und Lagebericht enthaltenen Informationen zu bestätigen. Die Prüfung ist so anzulegen, dass Fehler in der Rechnungslegung, die sich auf die Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage wesentlich auswirken, mit hinreichender Sicherheit erkannt werden. Sie erfolgt nach dem sogenannten risikoorientierten Prüfungsansatz. Vereinfacht dargestellt besagt dieser Ansatz, dass die Prüfungshandlung vom festgestellten Risiko abhängt. Dem Auftreten von Fehlern in der Rechnungslegung des Unternehmens wirkt das Management des Unternehmens durch Einrichtung eines IKS entgegen. Der Abschlussprüfer befasst sich mit dem IKS, insbesondere um Prüfungssicherheit über die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung zu erlangen. Dazu gehört zum einen die Einschätzung, ob zu erwartende ­relevante Kontrollen nicht vorhanden oder nicht angemessen ausgestaltet sind, was das Risiko wesentlicher falscher Angaben erhöht. Zum anderen kann der Abschlussprüfer die vorhandenen Kon­trollen des Unternehmens nutzen, um möglichst effizient auf festgestellte Fehlerrisiken zu reagieren: Sind die relevanten Kontrollen wirksam, kann er aufwendige Nachweisprüfungshandlungen reduzieren.

DATEV magazin: Können Sie anhand eines Beispiels kurz beschreiben, wie die IKS-Prüfung im Prozess Buchführung/Abschlussaufstellung ablaufen soll?

Der erste Schritt ist die Durchsicht der Prozessdokumentation und die Prüfung der enthaltenen Kontrollen.

DR. KLAUS-PETER FELD: Ein mögliches Fehlerrisiko im Buchführungs-/Ab­schluss­auf­stel­lungs­prozess liegt in der fehlerhaften Übertragung von Daten aus einem Neben­buch (Debi­toren-, Kredi­toren-, An­lagen­buch­hal­tung und so weiter) in das Haupt­buch. Fehler­haft in diesem Sinne heißt nicht voll­ständig, nicht zeit­ge­recht oder nicht richtig. Der erste Schritt ist die so­ge­nannte Auf­bau­prüfung, das heißt die Durch­sicht der Pro­zess­doku­men­ta­tio­nen und die Prü­fung der ent­hal­tenen Kon­trollen. In diesem Beispiel sieht sich der Abschlussprüfer somit zunächst an, ob die Daten aus Haupt- und Nebenbuchhaltung regelmäßig abgestimmt werden. Welche Maßnahmen das Management hier konkret ergriffen hat, hängt von der unternehmensindividuellen Situation ab, ob beispielsweise die Abstimmung manuell oder systemseitig über Schnittstellen erfolgt. Daher wird der Abschlussprüfer das Management befragen, wie die Abstimmung erfolgen soll beziehungsweise sich Verfahrensbeschreibungen/Arbeitsanweisungen vorlegen lassen, aus denen dies hervorgeht. Der Abschlussprüfer beurteilt, ob die vom Management ergriffenen Maßnahmen für die Unternehmenssituation angemessen, das heißt grundsätzlich geeignet sind, dem Fehlerrisiko entgegenzuwirken. Zudem überzeugt er sich davon, dass die Maßnahmen auch entsprechend eingerichtet sind und genutzt werden. Hierzu ­beobachtet er einmalig die Durchführung der Kontrolle, in diesem Beispiel die Abstimmung von Haupt- und Nebenbuch. Um das Zusammenspiel verschiedener Kontrollmaßnahmen beurteilen zu können, bietet es sich an, einen Geschäftsvorfall und seine Erfassung im rechnungslegungsbezogenen Informationssystem nachzuverfolgen (Walkthrough).
Im Rahmen der anschließenden Funktionsprüfung überzeugt sich der Abschlussprüfer davon, dass die eingerichteten Kontrollen im gesamten Prüfungszeitraum – und nicht nur zu einem Zeitpunkt – wirksam waren. Bei manuellen Kontrollen werden hierzu Stichproben gezogen, deren Umfang von der Häufigkeit der Kontrolldurchführung im Prüfungszeitraum abhängt. Bei im IT-System eingerichteten Kontrollen reicht hingegen die Prüfung zu einem Zeitpunkt, da sie immer auf die gleiche Weise wirken, sofern es keine Änderungen an den Systemeinstellungen gab. Daher können in diesem Fall bereits die Nachweise aus der Aufbauprüfung herangezogen werden. In unserem Beispiel, dem Übertrag vom Neben- ins Hauptbuch, erfolgt die Abstimmung heute meist automatisch. Zur Prüfung dieser Kontrolle nimmt der Prüfer Einblick in die relevanten Sys­tem­ein­stel­lungen zur Kontenfortschreibung und -findung und stellt dabei auch fest, ob die Ein­stel­lungen im Prüfungszeitraum geändert wurden. Wurden im Prüfungszeitraum Ver­än­de­rungen an den Sachkontoeinstellungen, zum Beispiel an der automatischen Be­buch­bar­keit von Konten, vor­ge­nommen, beurteilt der Abschlussprüfer diese auf Plausibilität.
Sollte ein Mangel im IKS festgestellt werden, sollten beispielsweise die betreffenden Haupt­buch­konten nicht gegen manuelle Buchungen gesperrt sein, wird der Abschlussprüfer beurteilen, ob und wie sich dieser Mangel auswirkt. Hierzu kann er gegebenenfalls unter Zuhilfenahme von Datenanalysen als aussagebezogene Prüfungshandlung feststellen, ob manuelle Buchungen tatsächlich vorgenommen wurden, und anschließend beurteilen, welche Auswirkungen sich daraus ergeben.

DATEV magazin: Welche Vorteile ergeben sich aus der Beurteilung der IKS-Prozesse für den Abschlussprüfer beziehungsweise das geprüfte Unternehmen?

DR. KLAUS-PETER FELD: Zunächst liegt es im Interesse des geprüften Unternehmens, Mängel im rechnungslegungsbezogenen IKS zu beseitigen. Die Verantwortung für die Buchführung und den Jahresabschluss haben die gesetzlichen Vertreter des Unternehmens. Ein gut funktionierender Rechnungslegungsprozess gibt Sicherheit und erlaubt eine reibungslosere und damit kos­ten­güns­ti­gere Aufstellung der Rechnungslegung. Der Abschlussprüfer kann sich auf wirksame Kontrollen stützen und die notwendige Urteilssicherheit auf wirtschaftlichere Art und Weise erlangen.
Die mit der risikoorientierten Prüfung verbundene Analyse des Unternehmens und seiner Geschäftsprozesse ermöglicht es dem Prüfer in der Regel auch, dem Mandanten Hinweise zur Verbesserung seiner Prozesse, Systeme und Kontrollen zu geben, sodass der Mandant nicht nur ein sicheres Prüfungsurteil erhält, sondern auch Empfehlungen und Hinweise zur Optimierung seiner Prozess- und Unternehmensorganisation, gegebenenfalls auch in Bereichen, die nur mittelbar die Rechnungslegung betreffen. Auch bei einem funktionsfähigen IKS lassen sich häufig Verbesserungspotenziale aufzeigen, da der Abschlussprüfer aufgrund seiner wechselnden Mandatseinsätze über ein umfassendes Bild zu verschiedenen Lösungsmöglichkeiten im Sinne von Best Practices verfügt. Durch dieses Wissen kann sich der Abschlussprüfer als kompetenter Ansprechpartner in Sachen IKS gegenüber seinem Mandanten positionieren und für diesen Mehrwerte schaffen, was wiederum geeignet ist, den Wert der Abschlussprüfung zu unterstreichen.
Ein weiterer Vorteil, der sich aus der Prüfung des IKS für den Abschlussprüfer ergibt, ist die Entzerrung der Prüfungszeiten, da sich IKS-Prüfungen sehr gut schon vor dem eigentlichen Prüfungsbeginn durchführen lassen. Selbstverständlich muss der verbleibende Zeitraum bis zum Stichtag später nachgehalten werden.

DATEV magazin: Wie sollte eine Software aussehen, die diesen Prozess effizient unterstützt?

DR. KLAUS-PETER FELD: Eine Prüfungs-Software unterstützt den Abschlussprüfer grundsätzlich dann effizient, wenn sie die Risikoorientierung des Prüfungsansatzes abbildet. Dazu sind die identifizierten und beurteilten Risiken mit den entsprechenden Reaktionen – also den fest­ge­legten Prüfungshandlungen – des Abschlussprüfers zu verknüpfen. Um die Effizienz zu fördern, sollte aufgezeigt werden, dass die verschiedenen denkbaren Prüfungshandlungen (beispielsweise Prozessprüfungen oder Einzelfallprüfungen) mögliche Reaktionen darstellen, deren Umfänge voneinander abhängen.
Software kann den Abschlussprüfer konkret bei der Prüfung des IKS durch unterschiedliche Maßnahmen unterstützen. Musterkataloge von Risiken und Kontrollen und auch ganze Musterprozesse, grafisch und/oder verbal aufbereitet, können dem Abschlussprüfer nützliche Hinweise zur Identifikation im konkreten Fall geben. Zudem sollte die Erfassung der Risiken und Kontrollen einfach und übersichtlich sein und die Verbindung von den Prozessen zu den Posten des Jahresabschlusses darstellen.

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